وقتی هاوارد از Save As استفاده می کند، Word (البته) کادر محاوره ای Save As را نمایش می دهد. هاوارد در نزدیکی مرکز پایین کادر محاوره ای متوجه فیلدی با عنوان "برچسب ها" شد. او تعجب می کند که این برچسب ها چیست و چگونه می توان از آنها استفاده کرد.
اگر مدتی است که از Word استفاده می کنید، احتمالاً از قبل با مفهوم ویژگی های سند آشنا هستید. اینها قطعاتی از داده های ذخیره شده با یک سند هستند که اساساً ویژگی های سند را توصیف می کنند. به عنوان مثال، یک ویژگی سند می تواند اندازه سند، نویسنده آن، تاریخ ایجاد آن و غیره باشد.
این ویژگی های سند به طور کلی به عنوان نامیده می شوند
metadata
. برچسب ها (آنهایی که هاوارد به آنها توجه کرده است) ابرداده هایی هستند که با یک فایل توسط ویندوز ذخیره می شوند. همانطور که وی اشاره کرد، می توانید این تگ ها را در کادر محاوره ای Save As مشاهده و تغییر دهید. (شکل 1 را ببینید.)
شکل 1. برچسب ها در کادر محاوره ای Save As قابل ویرایش هستند.
وقتی روی دکمه Save کلیک می کنید، Word این برچسب ها را به ویندوز منتقل می کند تا با فایل سند ذخیره شوند. آنها مانند ویژگی های سند توسط Word با خود سند ذخیره نمی شوند. تگ‌ها توسط Word استفاده نمی‌شوند، اما در عوض توسط ویندوز استفاده می‌شوند – که با فایل سند توسط ویندوز ذخیره می‌شود – تا سایر برنامه‌ها بتوانند ایده‌ای از آنچه در فایل وجود دارد داشته باشند.
تعداد برنامه‌هایی که از این نوع برچسب‌ها پشتیبانی می‌کنند ممکن است کمی بی‌سابقه باشد، اما نکته مهم این است که Windows Explorer (ویندوز 7) و فایل اکسپلورر (نسخه‌های بعدی Word) از آنها پشتیبانی می‌کنند. آنها برای مکان یابی فایل ها هنگام جستجو بسیار مفید هستند، به خصوص اگر از برچسب ها به عنوان کلمات کلیدی استفاده کنید که به توصیف هدف یا محتوای یک فایل کمک می کند.
برای استفاده از تگ ها در اکسپلورر، پوشه ای حاوی فایل ها را نمایش دهید. (آنها می توانند فایل های سند یا هر نوع فایل دیگری باشند؛ واقعاً مهم نیست.) در لیست فایل ها، باید ستون هایی را برای نام، تاریخ اصلاح، نوع و اندازه ببینید. در قسمت هدر ستون ها کلیک راست کرده و از منوی Context حاصل، Tags را انتخاب کنید. اکنون باید ستون Tags ظاهر شود. (شکل 2 را ببینید.)
شکل 2. ستون Tags هر تگ مرتبط با یک فایل را نشان می دهد.
می توانید از ستون Tags که به تازگی نمایش داده شده است برای مرتب کردن لیست فایل های قابل مشاهده در پنجره Explorer استفاده کنید.
جالب اینجاست که می‌توانید یک ستون Tags را در هر دو کادر محاوره‌ای Open و Save As در Word به همان روشی که در پنجره Explorer نمایش می‌دهید، نمایش دهید. با روشن بودن ستون، می‌توانید از برچسب‌ها برای مدیریت فایل‌های سند خود استفاده کنید.
همچنین باید بدانید که می‌توانید تگ‌ها را خارج از Word تغییر دهید. فقط از ویندوز برای نمایش کادر محاوره ای Properties برای یک فایل استفاده کنید (روی فایل کلیک راست کرده و Properties را انتخاب کنید). در تب Details در کادر محاوره ای می توانید هم تگ ها را ببینید و هم تغییر دهید.
