Graeme اشاره می کند که در اکسل امکان اشتراک گذاری یک کتاب کار وجود دارد، به طوری که چندین نفر می توانند همزمان روی آن کار کنند. او فکر می کند که آیا راهی برای ایجاد یک سند Word وجود دارد که چندین کاربر بتوانند همزمان روی آن کار کنند.
آنچه Graeme به آن اشاره می کند اغلب به عنوان همکاری نامیده می شود - توانایی چندین نفر برای همکاری با یکدیگر برای ایجاد یک سند واحد. برای کسانی که از Word در یک محیط سازمانی استفاده می‌کنند، این احتمال وجود دارد که آنها برای مدتی توانایی همکاری در اسناد را داشته باشند. شیرپوینت که بخشی از مجموعه سرور آفیس است، حدود 15 سال است که در دسترس است. این شامل قابلیت های مدیریت اسناد، از جمله توانایی برای چندین نفر برای کار بر روی اسناد مشابه است.
اگرچه این به اکثر کاربران Word کمک نمی کند، زیرا اکثر کاربران از SharePoint استفاده نمی کنند. برای "بقیه ما"، ما در واقع از زمان Word 2013 به هر شکلی در دسترس بوده ایم. اگر از Word 2013 استفاده می کنید، می توانید از افراد دعوت کنید تا سند شما را به اشتراک بگذارند و مشخص کنید که آن افراد چه کاری می توانند انجام دهند. اطلاعات بیشتر در این مورد در این صفحه قدیمی مایکروسافت یافت می شود:
صفحه را به پایین اسکرول کنید تا قسمتی با عنوان "همکاری بدون اصطکاک" را مشاهده کنید. همانطور که ممکن است از یک قطعه تبلیغاتی در سایت مایکروسافت انتظار داشته باشید، آنها به اشتراک گذاری صدا را آسان می کنند. اما آیا واقعاً "بدون اصطکاک" است؟ به عقیده خیلی ها نه:
درک این نکته مهم است که برای همکاری با دیگران، دیگران باید بتوانند به سند شما برسند. در دنیای Word 2013 و Word 2016، این بدان معناست که سندی که می‌خواهید با دیگران به اشتراک بگذارید، باید در OneDrive که قبلا SkyDrive نام داشت، ذخیره شود. مطمئن شدن از موجود بودن سند در مکان‌های دیگر، مانند اشتراک‌گذاری شبکه یا در Google Drive، کار نمی‌کند.
بزرگترین اشکالات همکاری در Word 2013؟ فقط در سطح پاراگراف گرانول است، به این معنی که چند نفر نمی توانند همزمان روی یک پاراگراف کار کنند. علاوه بر این، همکاران نمی توانند فورا ویرایش های دیگران را ببینند. ویرایش‌ها تنها پس از ذخیره سند توسط یک همکار قابل مشاهده است.
اگر از Word 2016 استفاده می کنید، همکاری بیشتر از Word 2013 "بدون اصطکاک" است. اشکالات بزرگی که قبلاً ذکر شد از بین رفته است، و همکاران اکنون می توانند ویرایش ها را تقریباً بلافاصله مشاهده کنند. اگر به دنبال یک آموزش خوب و سریع در مورد نحوه استفاده از همکاری در Word 2016 هستید، می توانید به این صفحه مراجعه کنید:
لازم به ذکر است که اگر از آفیس 365 استفاده می کنید (که معمولاً با Word 2016 مطابقت دارد) و نسخه آفیس 365 شما از طریق یک طرح تجاری در دسترس است، به قابلیت های اشتراک گذاری دسترسی خواهید داشت که کاربران غیرتجاری ندارند. ندارم دلیل آن این است که برنامه های تجاری (مخصوصاً مشاغل کوچک و متوسط) سرورهای میزبانی شده SharePoint و Lync را ارائه می دهند. اگر فکر می‌کنید در این دسته قرار می‌گیرید - و واقعاً چه کسی می‌داند زیرا مایکروسافت این عادت بد را دارد که نام و قابلیت‌های برنامه‌ها را هر شش ماه یا بیشتر تغییر می‌دهد - پس باید با سرپرست طرح کسب‌وکار خود مشورت کنید تا ببینید چگونه به این ویژگی‌ها دسترسی پیدا کنید.
