اگر به طور معمول اسناد را از افراد مختلف دریافت می کنید، ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که آیا راهی برای قالب بندی اسناد وجود دارد تا همه آنها یکسان به نظر برسند. کار با اسنادی که در آن هرکسی تصور متفاوتی از آنچه در یک صفحه چاپ شده "خوب" به نظر می رسد، می تواند خسته کننده باشد.
روش آزمایش شده و واقعی برای استاندارد کردن قالب بندی اطلاعات در یک سند، استفاده ساده از سبک ها است. اگر مجموعه‌ای از سبک‌ها را تعریف می‌کنید که تمام نیازهای قالب‌بندی شما را پوشش می‌دهند، می‌توانید آنها را در قالبی ذخیره کنید که می‌تواند به راحتی در بسیاری از اسناد اعمال شود. سپس با دنبال کردن مراحل زیر، الگو را به یک سند پیوست کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای Templates and Add-ins.
- تب Developer روبان را نمایش دهید و سپس بر روی ابزار Document Template در گروه Templates کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Templates and Add-Ins را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- بر روی دکمه Attach کلیک کنید. Word کادر محاوره‌ای Attach Template را نمایش می‌دهد که بسیار شبیه یک کادر گفتگوی Open استاندارد است.
- از کنترل‌های موجود در کادر محاوره‌ای برای مکان یابی و انتخاب الگوی مورد نظر برای پیوست شدن به سند خود استفاده کنید.
- بر روی Open کلیک کنید. کادر محاوره ای Attach Template ناپدید می شود و نام قالبی که انتخاب کرده اید در کادر Document Template ظاهر می شود.
- تیک گزینه Automatically Update Document Styles را انتخاب کنید تا مطمئن شوید که سبک های موجود در الگو بر روی سند شما اعمال می شوند.
- روی OK کلیک کنید.
اگر برگه Developer را برای مرحله 1 لازم نمی بینید، باید برگه را قابل مشاهده کنید. (نحوه انجام این کار به نسخه وردی که استفاده می کنید بستگی دارد و در سایر موارد به آن پرداخته شده است
.)
این شش مرحله ساده، قالب بندی قالب را در سند باز اعمال می کند. این یعنی چی؟ این بدان معناست که ظاهر هر چیزی که با سبک‌ها در سند فعلی قالب‌بندی شده است، به‌روزرسانی می‌شود تا سبک‌هایی را با نام‌های مشابه در الگو منعکس کند. به عنوان مثال، اگر یک قالب متن متنی هم در سند و هم در الگو وجود داشته باشد، تعاریف سبک در الگو بر موارد موجود در سند لغو می‌شود و در نتیجه ظاهر سند را استاندارد می‌کند.
البته چند اخطار بزرگ در این مورد وجود دارد. اگر سند از سبک‌ها استفاده نمی‌کند، یا اگر قالب‌بندی کاراکتر در سند به صراحت لغو شده است (به عبارت دیگر، کاربر متن را انتخاب کرده و از کادر محاوره‌ای فونت یا ابزارهای نواری برای قالب‌بندی متن استفاده می‌کند)، سپس الگو را به سند پیوست کنید. تاثیر قابل توجهی بر متن نخواهد داشت. همچنان باید سند را مرور کنید و به صورت دستی استایل ها را از الگوی پیوست شده جدید اعمال کنید.
مورد دیگری که هنگام پیوست کردن یک الگوی جدید به روز نمی شود، اطلاعات موجود در کادر محاوره ای Page Setup است. بنابراین، مواردی مانند اندازه کاغذ، حاشیه‌ها، مکان‌های سرصفحه و پاورقی و جهت‌گیری تحت تأثیر قرار نمی‌گیرند. اینها باید یا به صورت دستی بر اساس سند به سند به روز شوند یا به طور کلی با استفاده از یک ماکرو انجام شوند. چارچوب چنین ماکرو به شرح زیر است:
Sub MassFormatFiles Dim JName As String Dialogs(wdDialogFileOpen).Show Application.ScreenUpdating = False JName = Dir("*.doc") While (JName > "") Application.Documents.Open FileName:=JName Do formatting here ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdSaveChanges JName = Dir() Wend Application.ScreenUpdating = True End Sub
به یاد داشته باشید که این فقط یک چارچوب است. برای استفاده از ماکرو، باید کامنت "Do formatting here" را با دستورات واقعی که قالب بندی مورد نظر شما را برای هر فایل انجام می دهد، جایگزین کنید. در صورت تمایل می توانید این دستورات را از یک ماکرو که مراحل قالب بندی را در آن ضبط کرده اید کپی کنید.
هنگامی که ماکرو را اجرا می کنید، یک کادر محاوره ای معمولی Open را خواهید دید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که پوشه ای را که می خواهید فایل های آن پردازش کنید را نمایش دهید و سپس بر روی Open کلیک کنید. هر فایل در پوشه به نوبه خود باز می شود، قالب بندی می شود (با دستورات قالب بندی ارائه شده شما)، و سپس دوباره ذخیره می شود.
باید درک کنید که هر زمان که سعی می‌کنید «قالب‌بندی انبوه» را در اسناد انجام دهید، در معرض خطر به هم ریختن اسناد به روش‌های پیش‌بینی‌نشده‌ای قرار می‌گیرید. چرا؟ زیرا ممکن است تفاوت‌های نسبتاً کوچک اما مهمی بین اسناد وجود داشته باشد که در هنگام اعمال فرمت‌های رایج، به طرز ناشیانه‌ای به هم می‌خورند. هیچ مقدار قالب‌بندی خودکار، نگاه دستی هر صفحه یک سند را جبران نمی‌کند تا اطمینان حاصل شود که همه چیز همانطور که باید ظاهر می‌شود.
