Word یک رابطه بسیار نزدیک بین اسناد و الگوها برقرار می کند. هنگامی که یک سند ایجاد می شود، همیشه بر اساس یک الگو است. علاوه بر این، میتوانید الگوهایی را به اسناد خاصی پیوست کنید تا سبکها و سایر ویژگیهای موجود در آن سند را تغییر دهید.
وقتی سندی را در Word باز دارید، الگوی پیوست شده به آن سند نیز توسط برنامه باز می شود. این بدان معناست که Word دسترسی فوری به اطلاعات قالب دارد، اما می تواند مشکلاتی را در یک محیط شبکه ایجاد کند. غیر معمول نیست که الگوهای مورد نیاز بسیاری از کارگران در یک درایو شبکه ذخیره شوند. به این ترتیب، کاربران می توانند از طریق شبکه به الگو دسترسی داشته باشند.
البته، از آنجایی که ورد زمانی که سندی که از آن الگو استفاده میکند باز میشود، الگو را باز میکند، به این معنی است که همان الگو میتواند توسط بسیاری از کاربران مختلف به طور همزمان باز شود. این مشکل واقعی برای Word ایجاد نمیکند، اما اگر مسئولیت مدیریت بهروزرسانیهای قالبهای شرکت را بر عهده داشته باشید، میتواند مشکل ایجاد کند. اگر یک الگو توسط شخص دیگری استفاده می شود که سند باز دارد که از آن الگو استفاده می کند، نمی توانید آن را باز کنید و تغییر دهید. چه باید کرد؟
این یک مشکل رایج است و بیشتر به یک موضوع مدیریتی خلاصه می شود تا یک مسئله تکنولوژیکی. هیچ راهی برای یک مدیر (فرد مسئول الگوها) وجود ندارد که بتواند "قطع ارتباط" بین یک سند و یک الگو را مجبور کند. این بدان معنی است که تنها دو راه وجود دارد که می توانید احتمالاً روی قالب هایی که باید تغییر دهید کار کنید.
ابتدا، میتوانید به همه بگویید که اسناد خود را ببندند و در حین انجام بهروزرسانی از Word خارج شوند. بسته به اندازه بخش شما، این ممکن است امکان پذیر باشد. با این حال، اگر صدها کاربر دارید، این رویکرد کمتر امکانپذیر میشود - بهویژه اگر کسی ممکن است دور از میز کار خود باشد و سندی هنوز روی سیستمش باز باشد. (شما باید به سمت میز آنها بروید و خودتان سند را به صورت دستی ببندید.)
دومین راه حل ممکن، نگه داشتن نسخه های تکراری از قالب ها است. این موارد تکراری میتواند در یک درایو محلی یا در یک درایو شبکه باشد که فقط شما به آن دسترسی دارید. نام های تکراری باید متفاوت از قالب های مشترک باشد. به عنوان مثال، اگر یک الگوی مشترک به نام BusLtr.dotm دارید، ممکن است نسخه تکراری آن MasterBusLtr.dotm باشد.
الگوهای تکراری به این معنی است که میتوانید موارد تکراری را بارگیری و اصلاح کنید، و سپس الگوی اصلاحشده را در زمانی که استفاده نمیشود در بالای قالب مشترک کپی کنید. برای مثال، ممکن است صبح زود، قبل از استفاده از رایانهها، بیایید و الگوی تکراری را در پوشه اشتراکگذاری شده کپی کنید (با استفاده از نام الگوهای به اشتراک گذاشته شده) تا زمانی که الگو به دست دیگران میرسد، برای استفاده در دسترس باشد. دفتر
دستورالعمل مدیریت دیگری نیز وجود دارد که باید با رویههای توصیفشده در بالا همراه باشد: باید مطمئن شوید که الگوهای به اشتراک گذاشته شده شما – آنهایی که در درایو شبکه هستند – در یک پوشه فقط خواندنی قرار دارند. به این ترتیب کاربران شبکه شما نمی توانند تغییرات سهوی یا هدفمند در قالب ها ایجاد کنند. به عنوان مدیر قالب ها، شما باید توانایی نوشتن در پوشه را داشته باشید، اما دیگران نباید. به این ترتیب، همانطور که نسخههای قالبها را بهروزرسانی میکنید، میتوانید آنها را همانطور که قبلاً توضیح دادهایم به پوشه مشترک و فقط خواندنی منتقل کنید.
