Word شامل یک ویژگی قدرتمند ادغام ایمیل است که به شما امکان می دهد بین یک سند و یک منبع داده روابط ایجاد کنید و سپس به طور خودکار اطلاعات را از آن منبع داده برای استفاده در سند بکشید. هنگامی که سند را باز می کنید، Word به طور خودکار منبع داده را باز می کند تا بتواند به داده های لازم برای رابطه دسترسی پیدا کند. بدیهی است که باز کردن منبع داده به زمان نیاز دارد، حتی اگر به صورت خودکار انجام شود. اگر منبع داده یک پایگاه داده Access یا یک کتاب کار اکسل باشد، به خصوص اگر در درایو شبکه باشد، باز کردن منبع داده می تواند بسیار کند باشد.
یک راه آسان برای حل این مشکل این است که Word راهی برای باز کردن تنها سند و باز نکردن منبع داده ارائه دهد. متأسفانه، راهی برای انجام این کار وجود ندارد - Word به طور خودکار منبع داده را بدون توجه به خواسته های شما باز می کند. (البته شما می توانید رابطه بین سند و منبع داده را قطع کنید، اما این بدان معناست که اگر می خواهید یک ادغام ایمیل واقعی انجام دهید، بعداً باید رابطه را دوباره برقرار کنید.)
Word به شما این امکان را می دهد که هنگام باز شدن یک سند، به روز رسانی خودکار پیوندها را غیرفعال کنید، اما آزمایش نشان می دهد که این تنظیم بر روابط ادغام ایمیل تأثیر نمی گذارد. ظاهراً "پیوند" بین یک سند و منبع داده آن، به معنای سنتی این اصطلاح، پیوند در نظر گرفته نمی شود.
یکی از راه حل های ممکن برای جلوگیری از باز شدن منبع داده، تهیه یک کپی از سند قبل از تنظیم آن به عنوان سند ادغام پستی است. بنابراین، شما دو کپی از سند خواهید داشت - یکی که برای استفاده در ادغام نامه تعریف شده است و دیگری که نیست. می‌توانید زمانی که می‌خواهید یک ادغام ایمیل را انجام دهید، یکی را باز کنید و زمانی که می‌خواهید کار ویرایش دیگری انجام دهید، دیگری را باز کنید. البته نکته منفی این است که شما اکنون دو نسخه از سند را برای نگهداری دارید.
پاسخ بالقوه دیگر تغییر نام منبع داده است. سپس، هنگامی که سند ادغام نامه را باز می کنید و Word نمی تواند منبع داده را پیدا کند، از شما پرسیده می شود که آیا می خواهید منبع داده جدیدی تعریف کنید یا سند را به یک سند معمولی برگردانید. این، اساساً به این معنی است که شما در حال قطع رابطه بین سند و منبع داده هستید، که (همانطور که قبلاً در مورد آن توضیح داده شد) ممکن است یک قدم بسیار شدید باشد که نمی توان همیشه آن را انجام داد.
در نهایت، شما همچنین می توانید از ویژگی Insert File Word برای "باز کردن" یک سند ادغام استفاده کنید. این مراحل را دنبال کنید:
- یک سند جدید و خالی ایجاد کنید.
- زبانه Insert روبان را نمایش دهید.
- روی فلش رو به پایین در سمت راست ابزار Object (در گروه Text) کلیک کنید و سپس Text from File را انتخاب کنید. Word کادر محاوره ای Insert File را نمایش می دهد.
- از کنترل های موجود در کادر محاوره ای برای مکان یابی و انتخاب سند منبع ادغام نامه استفاده کنید.
- بر روی Insert کلیک کنید.
Word فایل را در سند خالی وارد می کند، اما منبع داده ای را که با سند منبع اصلی مرتبط است، باز نمی کند. در حالی که این رویکرد به شما امکان می دهد تا به سرعت محتویات سند منبع را بررسی کنید، ممکن است چند تفاوت کوچک وجود داشته باشد. به عنوان مثال، اگر سند خالی ایجاد شده در مرحله 1 دارای تنظیمات حاشیه متفاوتی نسبت به سند مبدا باشد، در این صورت قالب بندی فایل درج شده (سند منبع) ممکن است کمی مبهم به نظر برسد.
