فیلدهای موجود برای استفاده در فرم ها از طریق تب Developer در نوار قابل دسترسی هستند. اگر تب Developer را نمی بینید (در سیستم شما قابل مشاهده نیست)، باید به Word دستور دهید تا آن را نمایش دهد.
اگر تب Developer را نمایش دهید و نگاهی به گروه Controls بیندازید، متوجه خواهید شد که دسته ای از کنترل ها در دسترس هستند. هیچ یک از این کنترل ها فیلدهای فرم نیستند. درعوض، باید روی نماد Legacy Tools کلیک کنید، که یک گروه کامل از کنترل‌ها را نشان می‌دهد که از نسخه‌های قدیمی‌تر Word منشا می‌گیرند. گروه Forms Legacy (پس از کلیک کردن روی نماد Legacy Tools قابل مشاهده است) شامل سه نوع فیلد فرم است که می توانید در یک سند درج کنید: متن، چک باکس و کشویی. هر یک از این فیلدهای فرم به کاربر فرم اجازه می دهد تا اطلاعاتی را که شما مناسب می دانید انتخاب یا وارد کند.
به عنوان مثال، فرض کنید در حال ایجاد یک فرم سفارش هستید و به فیلدی نیاز دارید که کاربر بتواند نام شخصی که سفارش را انجام می دهد را وارد کند. علاوه بر این، شما می خواهید اجازه دهید فقط تا 25 کاراکتر در فیلد وارد شود. برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای گزینه های فیلد فرم متن.
- نقطه درج را در جایی که می خواهید فیلد ظاهر شود قرار دهید.
- تب Developer روبان را نمایش دهید.
- در گروه Controls بر روی Legacy Tools کلیک کنید و سپس بر روی ابزار Text Form Field کلیک کنید. یک نشانگر میدانی در سند ظاهر می شود.
- روی فیلد فرمی که به تازگی وارد شده‌اید کلیک راست کرده و از منوی Context، گزینه Properties را انتخاب کنید. کادر محاوره ای گزینه های فیلد فرم متن ظاهر می شود. (شکل 1 را ببینید.)
- مطمئن شوید که لیست کشویی Type روی متن معمولی تنظیم شده است. (این نوع اطلاعاتی است که می خواهید در این زمینه اجازه دهید.)
- گزینه Maximum Length را به 25 تغییر دهید.
- روی OK کلیک کنید.
می توانید این مراحل را برای تمام فیلدهای فرم خود تکرار کنید. تنها تفاوت در نوع فیلد وارد شده (که باید متناسب با نوع اطلاعاتی باشد که می خواهید وارد کنید) و گزینه هایی است که برای هر فیلد تنظیم می کنید.
پیچیده ترین گزینه ای که می توانید تنظیم کنید گزینه Maximum Length است که فقط زمانی ظاهر می شود که با فیلدهای متنی کار می کنید. به طور پیش فرض، این گزینه روی نامحدود تنظیم شده است، به این معنی که کاربر می تواند هر مقدار اطلاعات دلخواه را وارد کند. اگر اطلاعات وارد شده از حاشیه سمت راست سند شما بیشتر شود، ارتفاع فیلد افزایش می یابد و ورود متن در خط بعدی ادامه می یابد. اگر نمی‌خواهید این افکت در فرم شما باشد، تنها راه حل آن این است که مقداری حداکثر طول برای فیلد تعیین کنید. به عنوان مثال، اگر نمی‌خواهید فیلد شما به خط بعدی بپیچد، باید حداکثر طول تضمین شده را برای تناسب در یک خط تنظیم کنید. محاسبه چنین طولی می تواند دشوار باشد، به خصوص اگر از یک فونت متناسب استفاده می کنید. به همین دلیل، برخی افراد دوست دارند فونت فیلدهای خود را روی فونت monospace تنظیم کنند. مانند پیک؛ محاسبه طول میدان را آسان تر می کند.
یکی از راه‌های دور زدن مشکل بالقوه «سرریزی»، ایجاد جدولی است که حاوی فیلدهای فرم شما باشد. مزیت این کار این است که می توانید عرض و ارتفاع هر سلول را در جدول خود تعریف کنید، که حرکت عمودی فیلدهای متن را در صورت طولانی بودن محدود می کند. عیب آن این است که برخی از اطلاعات به راحتی در قالب جدول نمایش داده نمی شوند و اگر متن وارد شده بیش از حد طولانی باشد، همه آن ها روی صفحه نمایش یا چاپ نمایش داده نمی شوند. (اگر متن به اندازه سلول جدول ایستا فراتر رود، اطلاعات اضافی مخفی می شود.
همانطور که گزینه‌ها را برای فیلدهای مختلف خود تنظیم می‌کنید، توجه داشته باشید که می‌توانید ماکروهایی را نیز تعریف کنید که هنگام وارد کردن فیلد (برای اولین بار انتخاب) و هنگام خروج از آن اجرا شوند. اینها به شما امکان می دهد اطلاعات ارائه شده در این زمینه را پردازش کنید.
هنگامی که یک فرم استفاده می شود، اطلاعات وارد شده در یک فیلد به نام نشانک اختصاص داده می شود. این نام در کادر محاوره ای گزینه ها برای هر فیلد مشخص شده است. از طریق استفاده از سایر فیلدهای مرتبط با نشانک، می توانید به محتوای فیلد در جای دیگری از سند خود مراجعه کنید.
