وقتی از ویژگی ادغام نامه در Word استفاده می کنید، می توانید نتایج خود را مستقیماً چاپ کنید یا یک سند جدید ایجاد کنید. اگر گزینه دوم را انتخاب کنید، سند حاصل حاوی تمام اطلاعاتی است که معمولاً به چاپگر می‌رفت. به عنوان مثال، اگر سند ادغام شما یک حرف دو صفحه ای است، هر حرف در سند حاصل با یک بخش جدا شده است. بنابراین، اگر نامه دو صفحه‌ای را با 150 آدرس مختلف ادغام کنید، در نهایت به یک سند 300 صفحه‌ای با 150 شکست بخش (یکی در هر دو صفحه) خواهید رسید.
برای برخی افراد، اگر بتوانید فایل‌های جداگانه را ادغام کنید، مفیدتر خواهد بود. به عنوان مثال، با توجه به مثال بالا، ممکن است 150 فایل سند جداگانه، هر دو صفحه را بخواهید. متأسفانه، این یکی از گزینه های موجود در هنگام استفاده از ویژگی ادغام ایمیل Word نیست. تنها پاسخ برای انجام این کار، ایجاد یک ماکرو است که بر اساس سند ادغام شده (300 صفحه ای که در بالا ذکر شد) هر بخش را گرفته و در فایل سند خود ذخیره می کند.
اگر به پایگاه دانش مایکروسافت نگاه کنید، متوجه خواهید شد که یک مقاله قدیمی وجود دارد که دقیقاً به این موضوع می پردازد:
ماکرو ارائه شده در مقاله، با وجود اینکه برای Word 97 نوشته شده است، در Word 2007 و نسخه های بعدی به خوبی کار می کند. این به شما امکان می دهد تا یک سند ادغام شده را به فایل های جداگانه جدا کنید، بر اساس شکست های بخش:
Sub BreakOnSection() Used to set criteria for moving through the document by section. Application.Browser.Target = wdBrowseSection A mailmerge document ends with a section break next page. Subtracting one from the section count stop error message. For i = 1 To ((ActiveDocument.Sections.Count) - 1) Select and copy the section text to the clipboard ActiveDocument.Bookmarks("Section").Range.Copy Create a new document to paste text from clipboard. Documents.Add Selection.Paste Removes the break that is copied at the end of the section, if any. Selection.MoveUp Unit:=wdLine, Count:=1, Extend:=wdExtend Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1 ChangeFileOpenDirectory "C:" DocNum = DocNum + 1 ActiveDocument.SaveAs FileName:="test_" & DocNum & ".doc" ActiveDocument.Close Move the selection to the next section in the document Application.Browser.Next Next i ActiveDocument.Close savechanges:=wdDoNotSaveChanges End Sub
با این حال، درک این نکته مهم است که این ماکرو تنها زمانی کار می‌کند که تنها جایی که بخش‌ها شکسته می‌شوند، بین اسناد ادغام شده باشد. اگر سند اصلی شما شامل بخش‌هایی باشد، ماکرو نتایج رضایت‌بخشی ارائه نخواهد کرد. برای اطلاعات بیشتر در مورد استفاده از ماکرو، به مقاله پایگاه دانش در لینک ارائه شده در بالا مراجعه کنید.
