اگر در کسب‌وکاری کار می‌کنید که باید اقلام را به ترتیب شماره‌گذاری کنید، ممکن است از خود بپرسید که آیا راهی وجود دارد که بتوانید از Word برای ایجاد برچسب‌ها برای خود استفاده کنید. Word راه های زیادی برای پیاده سازی انواع شماره گذاری در اسناد خود دارد. به عنوان مثال، می‌توانید از فیلدهای مختلف برای شماره‌گذاری استفاده کنید، یا از فهرست‌های شماره‌دار، ویژگی زیرنویس استفاده کنید، یا می‌توانید از ادغام ایمیل استفاده کنید. در حالی که همه این ویژگی ها (و بیشتر) از نوعی شماره گذاری در آنها استفاده می کنند، همه آنها برای ایجاد برچسب مناسب نیستند.
شاید ساده ترین راه برای تنظیم برچسب هایی که دارای اعداد متوالی هستند، استفاده از قابلیت Envelopes and Labels Word در هماهنگی با فیلد SEQ باشد. به سادگی این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. تب Labels در کادر محاوره ای پاکت ها و برچسب ها.
شکل 2. فیلد توالی، آماده جمع شدن است.
شکل 3. یک ردیف از برچسب های تکمیل شده.
- تب Mailings روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار Labels در گروه Create کلیک کنید. Word تب Labels در کادر محاوره ای پاکت ها و برچسب ها را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- هر چیزی را که در کادر آدرس است پاک کنید. باید خالی باشد
- مطمئن شوید که صفحه کامل همان برچسب (در ناحیه چاپ) انتخاب شده است.
- در صورت نیاز به تغییر استوک برچسبی که استفاده می کنید، در قسمت Label کلیک کنید.
- روی دکمه New Document کلیک کنید. Word یک برگه از برچسب های خالی ایجاد می کند. این برچسب ها چیزی جز یک جدول Word نیستند و هر سلول در جدول یکی از برچسب هایی است که چاپ خواهید کرد.
- در برچسب سمت چپ، کلمه Exhibit و سپس یک فاصله را تایپ کنید.
- Ctrl+F9 را فشار دهید . Word یک جفت مهاربند فیلد را در برچسب وارد می کند.
- SEQ و یک فاصله را تایپ کنید .
- یک نام برای این دنباله اعداد، مانند "نمایش" (بدون علامت نقل قول) تایپ کنید. (شکل 2 را ببینید.)
- F9 را فشار دهید . فیلد جمع شده است و یک عدد در برچسب شما ظاهر می شود.
- محتویات این برچسب اول را هر طور که می خواهید قالب بندی کنید - پررنگ، مورب، رنگ های مختلف و غیره.
- اولین برچسب را با انتخاب تمام متن در سلول جدول و فشار دادن Ctrl+C کپی کنید . (متن سلول جدول شامل همه چیزهایی است که در مرحله 7 تایپ کرده اید و فیلدی که در مراحل 8 تا 11 ایجاد کرده اید.)
- به نوبه خود نقطه درج را در هر یک از برچسب های دیگر در ردیف اول قرار دهید و Ctrl+V را فشار دهید . اکنون باید یک ردیف کامل از برچسب ها داشته باشید. (شکل 3 را ببینید.)
- ردیف های خالی دیگر از برچسب ها را انتخاب کرده و آنها را حذف کنید. (به یاد داشته باشید که شما در حال کار در یک جدول هستید، بنابراین فقط ردیف های خالی را انتخاب کنید و از ابزار Delete در تب Table Layout نوار استفاده کنید.)
- تمام ردیف اول برچسب ها را انتخاب کنید و Ctrl+C را فشار دهید .
- فلش سمت راست را فشار دهید، که باید نقطه درج شما را بلافاصله بعد از (زیر) ردیف اول برچسب ها قرار دهد.
- برای چسباندن ردیف جدیدی از برچسب‌ها، Ctrl+V را فشار دهید . اکنون باید دو ردیف برچسب داشته باشید که به درستی قالب بندی شده اند. (هنوز نگران نباشید که آنها اعداد یکسانی دارند.)
- Ctrl+V را برای هر ردیف برچسب اضافی که می خواهید فشار دهید . شما به اندازه کافی ردیف برچسب می خواهید تا نیازهای شما را برآورده کند. بنابراین، اگر در مجموع به 125 برچسب نیاز دارید و می توانید در هر خط 3 برچسب دریافت کنید، باید 42 ردیف برچسب داشته باشید.
- Ctrl+A را فشار دهید تا همه چیز در سند انتخاب شود.
- F9 را فشار دهید . این همه فیلدهایی را که انتخاب کرده اید به روز می کند. اکنون تمام شماره گذاری شما باید صحیح باشد.
اگر نیاز دارید که برچسب‌های شما دارای صفرهای ابتدایی در شماره‌گذاری خود باشند، می‌توانید مراحل 9 و 10 را با هر آنچه برای تایپ موارد زیر لازم است جایگزین کنید. (من در اینجا از نام دنباله "نمایش" استفاده می کنم، همانطور که در مراحل اصلی انجام می شود؛ در صورت تمایل می توانید از نام دنباله دیگری استفاده کنید.)
SEQ exhibit # "00000"
همه اینها در فیلدی که در مرحله 8 ایجاد کردید تایپ می شود و سپس به عدد نهایی در مرحله 11 جمع می شود. به عددی با طول پنج رقم منجر می شود که در صورت لزوم با صفرهای ابتدایی در جلو قرار داده می شود.
توجه داشته باشید که مرحله 19 به شما می گوید که هر تعداد ردیف را که می خواهید بچسبانید. این فقط برای یک صفحه نیست - اگر Ctrl+V را فشار دهید، جدول شما (این همان برچسب‌ها است - یک جدول) به چندین صفحه به خوبی گسترش می‌یابد. ایده این است که فقط به چسباندن ادامه دهید تا زمانی که تعداد ردیف‌های لازم برای تعداد برچسب‌هایی که می‌خواهید داشته باشید.
توجه داشته باشید که اگر بخواهید دنباله برچسب شما با عدد 1 شروع شود، مراحل فوق عالی عمل می کنند. اگر لازم است آنها را با عدد دیگری شروع کنید (مثلاً 57)، مراحل کمی متفاوت است:
- تب Mailings روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار Labels در گروه Create کلیک کنید. Word تب Labels در کادر محاوره ای پاکت ها و برچسب ها را نمایش می دهد.
- هر چیزی را که در کادر آدرس است پاک کنید. باید خالی باشد
- مطمئن شوید که صفحه کامل همان برچسب (در ناحیه چاپ) انتخاب شده است.
- در صورت نیاز به تغییر استوک برچسبی که استفاده می کنید، در قسمت Label کلیک کنید.
- روی دکمه New Document کلیک کنید. Word یک برگه از برچسب های خالی ایجاد می کند. این برچسب ها چیزی جز یک جدول Word نیستند و هر سلول در جدول یکی از برچسب هایی است که چاپ خواهید کرد.
- در برچسب سمت چپ، کلمه Exhibit و سپس یک فاصله را تایپ کنید.
- Ctrl+F9 را فشار دهید . Word یک جفت مهاربند فیلد را در برچسب وارد می کند.
- SEQ و یک فاصله را تایپ کنید .
- یک نام برای این دنباله اعداد، مانند "نمایش" (بدون علامت نقل قول)، و سپس یک فاصله تایپ کنید.
- 57 تایپ کنید .
- F9 را فشار دهید . فیلد جمع شده است و عدد 57 در برچسب شما ظاهر می شود.
- محتویات این برچسب اول را هر طور که می خواهید قالب بندی کنید - پررنگ، مورب، رنگ های مختلف و غیره.
- نقطه درج را در برچسب درست در سمت راست برچسبی که به تازگی تکمیل کرده اید قرار دهید.
- کلمه Exhibit و سپس یک فاصله را تایپ کنید.
- Ctrl+F9 را فشار دهید . Word یک جفت مهاربند فیلد را در برچسب وارد می کند.
- SEQ و یک فاصله را تایپ کنید .
- یک نام برای این دنباله اعداد، مانند "نمایش" (بدون علامت نقل قول) تایپ کنید. این باید دقیقاً همان نامی باشد که در مرحله 10 وارد کردید.
- F9 را فشار دهید . فیلد جمع شده است و یک عدد در برچسب شما ظاهر می شود. (در این مرحله واقعاً مهم نیست که چه عددی باشد.)
- محتویات این برچسب دوم را هر طور که می خواهید قالب بندی کنید - پررنگ، مورب، رنگ های مختلف و غیره.
- برچسب دوم را با انتخاب تمام متن در سلول جدول و فشار دادن Ctrl+C کپی کنید . (متن سلول جدول شامل همه چیزهایی است که در مرحله 15 تایپ کرده اید و فیلدی که در مراحل 16 تا 20 ایجاد کرده اید.)
- به نوبه خود نقطه درج را در هر یک از برچسب های دیگر در ردیف اول قرار دهید و Ctrl+V را فشار دهید . اکنون باید یک ردیف کامل از برچسب ها داشته باشید.
- ردیف های خالی دیگر از برچسب ها را انتخاب کرده و آنها را حذف کنید. (به یاد داشته باشید - شما در حال کار در یک جدول هستید، بنابراین فقط تمام ردیف های جدول به جز ردیف اول را حذف کنید.)
- تمام ردیف اول برچسب ها را انتخاب کنید و Ctrl+C را فشار دهید .
- فلش سمت راست را فشار دهید، که باید نقطه درج شما را بلافاصله بعد از (زیر) ردیف اول برچسب ها قرار دهد.
- برای چسباندن ردیف جدیدی از برچسب‌ها، Ctrl+V را فشار دهید . اکنون باید دو ردیف برچسب داشته باشید که به درستی قالب بندی شده اند. (هنوز نگران نباشید که آنها اعداد یکسانی دارند.)
- Ctrl+V را برای هر ردیف برچسب اضافی که می خواهید فشار دهید . شما به اندازه کافی ردیف برچسب می خواهید تا نیازهای شما را برآورده کند. بنابراین، اگر در مجموع به 125 برچسب نیاز دارید و می توانید در هر خط 3 برچسب دریافت کنید، باید 42 ردیف برچسب داشته باشید.
- Ctrl+A را فشار دهید تا همه چیز در سند انتخاب شود.
- F9 را فشار دهید . این همه فیلدهایی را که انتخاب کرده اید به روز می کند. اکنون تمام شماره گذاری شما باید صحیح باشد.
دو تفاوت بزرگ بین این مجموعه مراحل با مرحله قبلی وجود دارد. ابتدا، شما به جای یک برچسب، دو برچسب ایجاد می کنید. دوم، فیلد در برچسب اول شامل سوئیچ
(مرحله 11) برای تنظیم شماره دنباله ابتدایی است.
اگر ترجیح می دهید از فیلد SEQ برای ایجاد برچسب ها استفاده نکنید، می توانید آنها را با انجام یک ادغام ایمیل نیز ایجاد کنید. از نظر مفهومی، فقط باید موارد زیر را انجام دهید:
- یک کاربرگ اکسل ایجاد کنید که به تعداد مورد نیاز در آن اعداد باشد. به عنوان مثال، اگر به 175 برچسب نیاز دارید، یک عنوان را در سلول A1 (مانند "Number") و 175 عدد مورد نیاز خود را در سلول های A2 تا A176 قرار می دهید. مطمئن شوید که کتاب کار را ذخیره کرده اید.
- تب Mailings روبان را نمایش دهید.
- از ابزارهای گروه Start Mail Merge برای ایجاد یک سند جدید متشکل از برچسب ها و مشخص کردن منبع داده خود (کاربرگ که در مرحله 1 ایجاد کردید) استفاده کنید.
- برچسب نمونه را طوری ایجاد کنید که کلمه Exhibit به دنبال آن یک فیلد ادغام باشد که نشان دهنده عددی است که از کاربرگ اکسل کشیده می شود. مطمئن شوید که محتویات برچسب به شکلی که شما نیاز دارید قالب بندی شده باشد.
- اطلاعات را با یک سند جدید ادغام کنید. اکنون باید سندی داشته باشید که تمام برچسب های شما در آن باشد و می توانید آنها را به دلخواه چاپ کنید.
البته راه‌حل‌های شخص ثالثی برای ایجاد برچسب‌های شماره‌دار متوالی وجود دارد. یکی از این محصولات بیتس لیبل (
https://bateslabels.com/) است.
