مت یک سند طولانی دارد که در آن باید نقل قول های مستقیم را به نقل قول های هوشمند تبدیل کند. سند اصلی از نقل قول های مستقیم استفاده می کرد و مت از روش Find and Replace (که در شماره های دیگر توضیح داده شده است
) برای انجام تبدیل. مشکل این است که در حدود 20 درصد موارد، Word نقل قول های هوشمند را به اشتباه جایگزین کرده است. گاهی اوقات او نقل قول های آغازین را در جایی می گرفت که نقل قول های پایانی باید می بود و بالعکس.
سایر کاربران Word گزارش کردند که با همین مشکل مواجه شده اند و به این نتیجه رسیده اند که شاید روش Find and Replace بهترین راه برای ایجاد تغییرات نباشد. در عوض، این کاربران به ویژگی AutoFormat در Word متکی هستند. استفاده از این روش نیاز به کمی دقت دارد، زیرا ابزار AutoFormat به صورت بومی در رابط مبتنی بر ریبون موجود نیست. در عوض، باید ابزار را به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنید. برای اضافه کردن آن، مراحل زیر را دنبال کنید:
شکل 1. گزینه های سفارشی سازی کادر محاوره ای Word Options.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، روی زبانه File نوار کلیک کنید و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- در سمت چپ کادر محاوره ای Customize را انتخاب کنید. (در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، باید نوار ابزار دسترسی سریع را انتخاب کنید.) (شکل 1 را ببینید.)
- با استفاده از فهرست کشویی Choose Commands From، Commands Not In the Ribbon را انتخاب کنید.
- دستور AutoFormat را در لیست دستورات پیدا کرده و انتخاب کنید.
- روی دکمه Add کلیک کنید. دستور AutoFormat به سمت راست کادر محاوره ای حرکت می کند.
- روی OK کلیک کنید.
با در اختیار داشتن ابزار، شما آماده هستید تا به Word آموزش دهید که چگونه می خواهید AutoFormat کار خود را انجام دهد و سپس تغییرات واقعی را انجام دهد. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 2. تب AutoFormat از کادر محاوره ای AutoCorrect.
شکل 3. کادر محاوره ای AutoFormat.
- سندی را باز کنید که در آن باید نقل قول ها را تغییر دهید.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- روی Proofing در سمت چپ کادر محاوره ای کلیک کنید.
- روی دکمه AutoCorrect Options کلیک کنید. Word کادر محاوره ای AutoCorrect را نمایش می دهد.
- مطمئن شوید که تب AutoFormat نمایش داده شده است. (شکل 2 را ببینید.)
- مطمئن شوید که تنها چک باکسی که انتخاب شده است، چک باکس Straight Quotes with Smart Quotes باشد.
- روی OK کلیک کنید.
- روی ابزار AutoFormat در نوار ابزار دسترسی سریع کلیک کنید. (این همان چیزی است که قبلاً در آنجا اضافه کرده اید.) Word کادر گفتگوی AutoFormat را نمایش می دهد. (شکل 3 را ببینید.)
- روی OK کلیک کنید.
سپس Word می‌رود و طبق دستور شما تغییرات را در نقل‌قول‌ها ایجاد می‌کند. اگر هنوز برخی از نقل‌قول‌های اشتباه را دریافت می‌کنید، یا اگر سند اصلی شما ترکیبی از نقل قول‌های مستقیم و نقل قول‌های هوشمند نادرست بود، می‌توانید از ابزار Find and Replace در Word استفاده کنید. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 4. تب Replace از کادر محاوره ای Find and Replace.
- Ctrl+H را فشار دهید تا تب Replace در کادر محاوره ای Find and Replace نمایش داده شود.
- در صورت موجود بودن دکمه More را کلیک کنید. (شکل 4 را ببینید.)
- مطمئن شوید که تیک Use Wildcards انتخاب شده باشد.
- در کادر Find What، عبارت زیر را وارد کنید: ^0148<</li>
- در کادر Replace With عبارت زیر را وارد کنید: ^0147
- روی Replace All کلیک کنید.
کاری که در اینجا انجام دادید این بود که هر نقل قول پایانی (^0148) که در ابتدای کلمه (<) وجود دارد را با نقل قول آغازین (^0147) جایگزین کنید. شما باید مراحل بالا را تکرار کنید، اما بسته شدن آپاستروف ها در ابتدای کلمه (^0146) با یک نقل قول پایانی (^0148) و در نهایت باز کردن آپاستروف ها در انتهای کلمه (^0145>) با پایان نامه های بسته (^) جایگزین کنید. 0146).
اگر باز هم نتایج درستی به دست نمی‌آید، ممکن است لازم باشد شخصیت‌هایی را که نقل قول‌ها و نوشته‌های شما را احاطه کرده‌اند، تجزیه و تحلیل کنید. به عنوان مثال، اگر قبل از آنچه باید یک نقل قول پایانی باشد، فاصله دارید، در این صورت Word به احتمال زیاد فرض می کند که این نقل قول باید یک نقل قول ابتدایی باشد. در این صورت، ممکن است لازم باشد برای خلاص شدن از شر فضاهایی که باعث می‌شوند Word سند شما را اشتباه تفسیر کند، برخی ویرایش‌ها را در سند خود انجام دهید.
