بسیاری از مردم از Word برای ایجاد آنچه من به عنوان "اشکال سنتی" یاد می کنم استفاده می کنند. منظور من از این فرم هایی است که از چیزی جز متن و خطوط استفاده نمی کنند. منظورم انواع فرم هایی با استفاده از فیلدهای خاصی نیست که Word به شما اجازه ایجاد آن را می دهد. فرم های سنتی معمولاً چاپ و تکثیر می شوند تا توسط شخصی با استفاده از خودکار، مداد یا ماشین تحریر پر شود. آنها ممکن است شامل چک باکس باشند، اما اغلب به سادگی شامل خطوط پاسخ هستند.
هنگام کنار هم قرار دادن یک فرم، بسیاری از افراد متنی را تایپ می کنند و سپس آن را با یک خط دنبال می کنند تا کاربر فرم را پر کند. هنگام ایجاد خط، تکنیک های مختلفی دارید که می توانید استفاده کنید. ساده ترین کار استفاده از کاراکتر زیر خط (یک خط تیره) برای ایجاد خط است. اگر چندین خط در فرمی که ایجاد می کنید داشته باشید، با استفاده از زیرخط ظاهر حرفه ای نخواهید داشت. این به دلیل ماهیت متغیر فونت های فضای متناسب است. وقتی از زیرخط با متن های دیگر در همان خط استفاده می کنید، لبه های سمت راست خطوط شما تقریباً هیچ وقت با هم ردیف نمی شوند.
برای دور زدن این مشکل، می توانید از تب هایی با کاراکترهای رهبر استفاده کنید تا ظاهری حرفه ای داشته باشید. به سادگی متن خود را تایپ کنید و به دنبال آن یک فاصله قرار دهید و سپس کلید Tab را بزنید . خط را طوری فرمت کنید که در محلی که می خواهید خط متوقف شود، یک برگه تراز راست داشته باشد. همچنین مطمئن شوید که برگه از کاراکتر زیر خط برای یک رهبر استفاده می کند. این رویکرد بسیار حرفه ای تر از زمانی است که از زیرخط استفاده کنید.
همچنین می توانید از جداول برای چیدن فرم های خود استفاده کنید. به عنوان مثال، می توانید از یک جدول دو ستونی استفاده کنید. در ستون سمت چپ متن درخواستی خود را قرار می دهید و در سمت راست کاراکترهای زیر خط خود را قرار می دهید. این یک روش آسان است، اما اغلب قسمت پر کردن فضای خالی شما (زیرخط) را کاملاً از متن درخواست فاصله می‌دهد. اگر فرم‌های ساده ایجاد می‌کنید، این ممکن است بیش از حد قابل قبول باشد.
در نهایت، می‌توانید از ابزارهای ترسیم در Word برای ایجاد خطوط زیر استفاده کنید. (ابزارهای طراحی در زبانه Insert روبان موجود است.) اگر این کار را انجام دهید، می توانید زیر خط های خود را در هر جایی که می خواهید قرار دهید و آنها را به هر ضخامتی که می خواهید بسازید.
اگر می خواهید فرم خود را قاب کنید، به این معنی که یک حاشیه در اطراف کل چیز قرار دهید، چهار راه وجود دارد که می توانید این کار را انجام دهید. اولین مورد با استفاده از یک جعبه متن استاندارد Word است. با این حال، اگر این کار را انجام می دهید، مطمئن شوید که کادر متنی را قبل از شروع به طراحی فرم خود ایجاد کرده اید. اگر این کار را نکنید، کادر متنی متن را در فرم شما جابه‌جا می‌کند و بعداً باید همه آن را در کادر متنی منتقل کنید. البته می‌توانید متنی را که فرم شما را تشکیل می‌دهد، انتخاب کنید و سپس کادر متنی را درج کنید. در این حالت متن انتخاب شده (که فرم شماست) داخل کادر متن قرار می گیرد. سپس ممکن است برای اطمینان از اینکه فرم شما همانطور که انتظار دارید ظاهر می شود، باید قالب بندی مجدد انجام دهید.
راه دیگر برای قرار دادن حاشیه دور فرم، کشیدن یک مستطیل دور فرم است. اگر از این روش حاشیه‌بندی استفاده می‌کنید، بسته به تنظیمات طراحی شما، ممکن است برخی از عناصر فرم شما (مخصوصاً اگر در حال کشیدن خطوط هستید) ناپدید شوند. می توانید با انتخاب مستطیل و استفاده از ابزارهای موقعیت یابی موجود در گروه Arrange در زبانه Shape Format روبان، از این موضوع دور شوید. ایده این است که با انتخاب ابزار Send to Back، مستطیل را به طور کامل به پشت فرم ارسال کنید.
راه سوم برای ایجاد حاشیه این است که به سادگی تمام پاراگراف ها را در فرم خود انتخاب کنید و سپس تب Borders در کادر محاوره ای Borders and Shading را نمایش دهید. (برگه صفحه اصلی نوار را نمایش دهید، روی فلش رو به پایین در کنار ابزار Borders کلیک کنید، سپس Borders and Shading را انتخاب کنید.) می توانید نوع حاشیه را برای ایجاد انتخاب کنید و سپس یک افکت خط برای حاشیه انتخاب کنید. یک مورد وجود دارد که این نوع حاشیه آنطور که انتظار می رود کار نمی کند: اگر از قالب بندی حاشیه های مختلف در پاراگراف های فرم خود استفاده کنید. به عنوان مثال، ممکن است چند پاراگراف با تورفتگی نیم اینچی چپ و راست داشته باشید، که باعث می‌شود حاشیه‌ها با سایر پاراگراف‌های فرم متفاوت باشد. در این صورت این نوع حاشیه ظاهر خوبی نخواهد داشت.
اگر فرم شما یک برگه کامل را اشغال می کند، می توانید یک حاشیه به خود صفحه اضافه کنید. این کار را با نمایش کادر محاوره‌ای Borders and Shading، همانطور که قبلاً گفته شد، انجام می‌دهید، اما با کار کردن با زبانه Page Border. کنترل‌های این برگه بسیار شبیه به کنترل‌های موجود در برگه Borders هستند، با این تفاوت که در کل صفحه اعمال می‌شوند.
آخرین کلمه در مورد کنار هم قرار دادن فرم های خود. اگر می خواهید چک باکس ایجاد کنید، می توانید این کار را با استفاده از نمادها انجام دهید. از ابزار Symbol از تب Insert روبان برای نمایش کادر محاوره ای Symbols استفاده کنید و سپس مطمئن شوید که فونت Wingdings انتخاب شده است. هنگام حرکت در کادر محاوره ای، چند کادر وجود دارد که می توانید از بین آنها انتخاب کنید. اینها جلوه های متفاوتی را ارائه می دهند اما برای چک باکس ها عالی عمل می کنند. کمی آزمایش کنید و کادر مناسب خود را انتخاب کنید.
