هنگامی که از ویژگی ادغام ایمیل Word برای ایجاد برچسب ها استفاده می کنید، به سادگی یک سند منبع ایجاد می کند که حاوی کدهای فیلد مناسب برای چاپ مجموعه ای از برچسب ها است. برای چاپ چندین نسخه از برچسب ها، تنها کاری که باید انجام دهید این است که منبع را ادغام کنید. سند با منبع داده برای ایجاد یک سند جدید. این سند ادغام شده را می توان به تعداد دفعات مورد نظر چاپ کرد تا به تمام کپی های مورد نظر شما دست یابد.
البته مشکل این رویکرد این است که شما در نهایت با مجموعه‌های متعدد برچسب‌ها مواجه می‌شوید، نه چند کپی برچسب. به عنوان مثال، بگذارید بگوییم که شما پنج نسخه از هر برچسب می‌خواستید، بنابراین سند ادغام شده را پنج بار چاپ کردید. اولین برچسب در هر مجموعه همان چیزی است که انتظار دارید. اما اگر می‌خواهید پنج نسخه از آن را چاپ کنید. همان برچسب، به ترتیب، در صفحه اول، سپس پنج کپی از برچسب بعدی، به ترتیب، نمی توانید از روش چاپ چند بار سند ادغام شده استفاده کنید.
پاسخ در بازگشت به سند منبع - سندی با کدهای فیلد - ایجاد شده توسط Word نهفته است. اگر سند منبع را نمایش دهید و سپس Alt+F9 را فشار دهید تا کدهای فیلد در سند نمایش داده شود. خواهید دید که برای هر برچسب به جز اولین، Word شامل یک فیلد { NEXT } در ابتدای برچسب است. برای چاپ چندین نسخه از برچسب ها، به سادگی تعداد مورد نظر فیلد { بعدی } را حذف کنید. برای هر فیلد { بعدی که حذف می‌کنید، Word آن برچسب را با استفاده از داده‌های موجود در رکورد داده مشابه با برچسب قبلی چاپ می‌کند. (همچنین به یاد داشته باشید که Word برچسب ها را از چپ به راست و سپس از بالا به پایین کنار هم قرار می دهد.)
به عنوان مثال، اجازه دهید بگوییم که Word سند منبع شما را برای برچسب‌های Avery 5160 قالب‌بندی کرده است، که سه ردیف و ده ردیف در هر صفحه هستند. اگر می‌خواهید سه کپی از هر برچسب داشته باشید، به سادگی فیلدهای {NEXT } را از هر برچسب در ستون‌های دو حذف کنید. و سه. بنابراین، یک فیلد { NEXT } فقط در اولین برچسب هر ردیف ظاهر می شود، به استثنای ردیف اول، که در آن همیشه یک {NEXT } توسط Word در نظر گرفته می شود. برای ایجاد برچسب های واقعی خود، کافی است منبع را ادغام کنید. با منبع داده سند کنید تا یک سند جدید ایجاد کنید که دارای برچسب های شما باشد، خواهید دید که هر برچسب سه بار تکرار می شود.
برای ایجاد تعداد متفاوتی از برچسب‌ها، فقط مطمئن شوید که فیلد { NEXT } فقط بعد از تعداد برچسب‌های مورد نظر ظاهر می‌شود. این بدان معناست که اگر پنج نسخه از هر برچسب می‌خواهید، { NEXT } باید فقط در ابتدای برچسب‌های ششم، یازدهم، شانزدهم، بیست و یکم و بیست و ششم ظاهر شود.
نقطه ضعف این روش این است که تعداد برچسب هایی که چاپ می کنید باید فاکتوری از تعداد برچسب های روی برگه باشد. در مورد برچسب های Avery 5160، عدد 30 (تعداد برچسب در هر برگ) باید به طور مساوی بر تعداد کپی های مورد نظر شما تقسیم شود. به عنوان مثال، می توانید 2، 3، 5، 6، 10 یا 15 برچسب چاپ کنید و هر برگه را پر کنید. اگر از عدد دیگری مانند 7 استفاده می کنید که به طور مساوی تقسیم نمی شود (7 ضربدر 4 برابر با 28 است که نزدیک ترین عددی است که می توانید بدست آورید)، پس باید تمام فیلدها را از دو برچسب آخر برگه بردارید. خالی چاپ کنید
