پگی در چاپ برچسب های ادغام شده از یک پایگاه داده فیلتر شده با مشکل مواجه شد. به نظر می‌رسد که لیبل‌هایی که او می‌خواست چاپ می‌شدند، اما چاپ همچنین برای هر رکوردی که از ادغام فیلتر می‌شد، یک برچسب خالی را حذف می‌کرد.
صادقانه بگویم، این مشکل نباید در Word رخ دهد. اگر از Mail Merge Wizard استاندارد استفاده می‌کنید، برچسب‌های شما را طوری تنظیم می‌کند که خالی نمانید، فقط برچسب‌هایی را که می‌خواهید دریافت می‌کنید. اگر آن را دریافت نکردید، محتمل‌ترین مقصر سند اصلی واقعی ایجاد شده در Word. می توانید این را امتحان کنید:
- سند اصلی را باز کنید - سندی که برای ادغام با داده های خود استفاده می کنید.
- Alt+F9 را فشار دهید. این باید تمام کدهای فیلد را در سند نمایش دهد.
ادغام با استفاده از کدهای فیلد انجام می شود. اگر کدها نادرست باشند، ادغام به درستی انجام نمی شود. هدف Mail Merge Wizard دریافت اطلاعات کافی از شما است که Word بتواند کدهای فیلد را به درستی تنظیم کند.
هنگام چاپ برچسب‌ها، کدهای فیلد مشخص می‌کنند که تک تک بیت‌های اطلاعاتی که هر برچسب را تشکیل می‌دهند کجا می‌روند. سند شما باید از یک جدول تشکیل شده باشد که هر سلول از جدول مسئول یک برچسب است. آنچه در حال حاضر به دنبال آن هستید ترکیب اولین برچسب است که در گوشه سمت چپ بالای جدول شما قرار دارد. این برچسب پایه شماست. هر سلول دیگر در جدول باید مانند این برچسب پایه باشد، به استثنای فیلد {NEXT} در ابتدای برچسب. این فیلد وقتی در حین ادغام با آن مواجه می‌شود، باعث می‌شود Word به رکورد بعدی در داده‌های مبدأ ادامه دهد.
اگر پس از بررسی کدهای فیلد برچسب‌های خود، متوجه شدید که آنها یکسان نیستند (به استثنای فیلد {NEXT})، باید دوباره شروع کنید و از Mail Merge Wizard برای ایجاد دوباره سند اصلی خود استفاده کنید.
یکی دیگر از مواردی که باید بررسی کنید فیلترینگ واقعی است که انجام می دهید. اگر سوابق داده های خود را بر اساس یک فیلد غیرچاپی فیلتر می کنید، ممکن است فیلتر مطابق با انتظارات شما عمل نکند. در واقع، ممکن است اصلاً فیلتر نباشد، و شما نمی توانید بگویید زیرا هرگز فیلدی را که روی آن فیلتر می کنید چاپ نمی کنید. بررسی کنید که فیلتر به درستی تنظیم شده باشد.
اگر همچنان با مشکل مواجه شدید، می توانید داده های منبع خود را بررسی کنید. به عنوان مثال، اگر از یک پایگاه داده Access به عنوان منبع داده خود استفاده می کنید، می توانید یک پرس و جو در Access تعریف کنید که برچسب هایی را که می خواهید چاپ کنید را تعریف کنید. از این کوئری به عنوان منبع داده در Word برای ادغام ایمیل خود استفاده کنید. بنابراین، Word فیلتر کردن را انجام نمی دهد، اما Access داده های Word را که قبلاً فیلتر شده اند، تحویل می دهد.
در نهایت، می‌توانید با استفاده از فیلد {NEXTIF} در برچسب‌های خود، از شر رکوردهایی که دارای فیلدهای خالی هستند خلاص شوید. این کد فیلد محتویات یک فیلد خاص را با معیاری که شما تعیین کرده اید بررسی می کند. اگر معیار برآورده شود، ادغام به رکورد بعدی در منبع داده ادامه می یابد. چرا از چنین زمینه ای استفاده می کنید؟ اگر منبع داده شما حاوی تعداد زیادی رکورد باشد که فقط جزئی هستند بسیار مفید است - به عنوان مثال، ممکن است رکوردهای داده ای داشته باشید که نام کوچک را ثبت می کنند اما نام خانوادگی را ثبت نمی کنند. کد فیلد زیر را در نظر بگیرید که می تواند در ابتدای یک برچسب قرار گیرد:
{ NEXTIF { MERGEFIELD LastName }= "" }
این قسمت ادغام LastName را بررسی می کند و اگر خالی باشد، رکورد رد می شود و Word به رکورد بعدی می رود.
