جین از اینکه نمی تواند از شر بخشش بین اسناد ادغام نامه خلاص شود شکایت کرد. ظاهراً جین از Word برای ایجاد اسناد ادغام ایمیل استفاده می کند و سپس باید از شر بخشش خلاص شود. دو راه وجود دارد که می توان با آن برخورد کرد. اولی تغییر نحوه ایجاد سند ادغام ایمیل و دومی پس از ادغام در یک سند جدید است.
هنگامی که یک سند ادغام ایمیل ایجاد می کنید، Word 2007 و Word 2010 به شما اجازه می دهند هر یک از موارد زیر را که برای خروجی چاپی طراحی شده اند ایجاد کنید:
- فرم نامه ها با استفاده از این قالب، فرض بر این است که هر تکرار از فرآیند ادغام نامه، یک حرف جداگانه ایجاد می کند. بین هر حرف ایجاد شده یک بخش استراحت قرار می گیرد و هر رکورد داده برای ایجاد یک حرف کامل استفاده می شود.
- برچسب های پستی با استفاده از این قالب، فرض بر این است که هر تکرار از فرآیند ادغام نامه، یک برچسب پستی ایجاد می کند. برچسب ها در یک جدول قرار می گیرند و هر رکورد داده یکی از برچسب ها را ایجاد می کند.
- پاکت نامه ها با استفاده از این قالب، فرض بر این است که هر تکرار از فرآیند ادغام نامه، یک پاکت جداگانه ایجاد می کند. بین هر پاکت یک بخش استراحت قرار می گیرد و هر رکورد داده برای ایجاد یک پاکت استفاده می شود.
- کاتالوگ. با استفاده از این فرمت، فرض بر این است که هر تکرار از فرآیند ادغام نامه، یک رکورد خروجی جداگانه ایجاد می کند. طرح‌بندی سند منبع بسیار متکی است و هیچ قالب‌بندی اضافی در فرآیند خروجی اضافه نمی‌شود.
همین نوع خروجی ها در Word 2013 و Word 2016 موجود است، اما (البته) مایکروسافت نام هایی را که با آنها شناخته می شوند تغییر داد. در آن نسخه‌ها، «Form Letters» به «Letters»، «Mailing Labels» به «Labels» و «Catalog» به «Directory» تغییر یافت. (گزینه "پاکت" تنها گزینه ای بود که نام خود را سالم نگه داشت.)
اگر نمی‌خواهید قالب‌بندی اضافی به خروجی فرآیند ادغام نامه اضافه شود، بسته به نسخه Word خود، نوع سند کاتالوگ یا فهرست را انتخاب کنید. این بی‌سابقه‌ترین نوع ادغام است، و همچنان می‌توانید از آن برای ایجاد هر نوع سند نهایی که می‌خواهید استفاده کنید.
راه دیگر برای خلاص شدن از شر شکست های بخش این است که Form Letters (با انتخاب آن گزینه) ایجاد کنید و سپس از Find and Replace برای حذف شکستگی های بخش در سند نهایی استفاده کنید. شما یک ^b (که کد شکست بخش است) را جستجو می کنید و آن را با یک ^m (که کد شکست صفحه دستی است) یا کاراکتر دیگری جایگزین می کنید. اگر شکست بخش را با "هیچ چیز" جایگزین کنید (با خالی گذاشتن فیلد جایگزینی با)، سند به دست آمده همان است که در وهله اول ایجاد یک سند نوع کاتالوگ را انتخاب کرده اید.
