نادیده گرفتن املای اسامی خاص

Question

دیوید می‌خواهد که Word هنگام بررسی املا، املای اسم‌های خاص را نادیده بگیرد. به نظر می رسد که اسناد او حاوی اسامی بسیار بسیار زیادی است (حرف اول اسم با حروف بزرگ است) و او از "نادیده گرفتن" آنها در حین بررسی املا خسته شده است.

دو راه اصلی برای حل این مشکل وجود دارد. اولین مورد این است که مطمئن شوید همه اسم‌های مناسبی که احتمالاً با آنها برخورد می‌کنید در فرهنگ لغت سفارشی شما هستند. اگر دوست دارید، می‌توانید واژه‌نامه‌های سفارشی را که از قبل در وب موجود است جستجو کنید.

با این حال، اگر کمی وقت آزاد دارید، یک رویکرد بهتر ممکن است ایجاد فرهنگ لغت سفارشی خودتان باشد. به عنوان مثال، پنج یا ده سند نمایندگی را باز کنید و فهرستی از تمام اسامی خاص در آن اسناد را تهیه کنید. ممکن است این فهرست بزرگی باشد، اما ایجاد آن نباید خیلی سخت باشد. من از مراحل کلی زیر برای ایجاد فهرست استفاده می‌کنم، به یاد داشته باشید که همیشه روی کپی اسناد کار کنید، نه روی اسناد اصلی:

1. از ویژگی Find and Replace برای جایگزینی هر فاصله در سند با علامت پاراگراف استفاده کنید. این هر کلمه را در خط خودش قرار می دهد.
2. از ویژگی Find and Replace برای حذف علائم نگارشی در سند استفاده کنید. حالا شما باید فقط کلمات داشته باشید.
3. کل سند را انتخاب کرده و مرتب کنید، مطمئن شوید که گزینه های مرتب سازی را برای حساس به حروف بزرگ تنظیم کرده اید.

در این مرحله تمام کلماتی که با حروف بزرگ شروع می شوند در یک مکان در سند قرار دارند، همانطور که همه کلماتی که با حروف کوچک شروع می شوند. کلماتی را که با حروف کوچک شروع می شوند حذف کنید و کلمات تکراری را از کلماتی که با حروف بزرگ شروع می شوند حذف کنید. همانطور که در شماره های دیگر WordTips توضیح داده شده است، می توان لیست به دست آمده را به فرهنگ لغت سفارشی شما اضافه کرد .

دومین رویکرد اولیه برای مشکل این است که اسامی مناسب خود را برای "بدون اثبات" قالب بندی کنید. کلماتی که به این روش قالب بندی شده اند در بررسی املا یا بررسی دستور زبان گنجانده نمی شوند. قالب بندی کلمات به این روش می تواند به سرعت خسته کننده شود، اما کمک هایی وجود دارد. اول از همه، شما می توانید یک سبک شخصیت ایجاد کنید که هیچ اثباتی ندارد. این سبک را می‌توان به صورت دلخواه برای اسم‌های مناسب شما اعمال کرد. این رویکرد بهتر است در زمانی که در ابتدا در حال ویرایش سند هستید استفاده شود. دوم، می توانید یک میانبر ماکرو برای انتخاب کلمه فعلی ایجاد کنید و قالب بندی "بدون اثبات" را اعمال کنید. باز هم، اگر در ابتدا سند را می نویسید، این رویکرد عالی است.

اگر اسناد شما قبلاً نوشته شده‌اند، ممکن است بهترین کار این باشد که از روش یافتن و جایگزینی برای قالب‌بندی اسم‌های مناسب بدون اثبات استفاده کنید. با این حال، قبل از شروع، درک این نکته مهم است که Word نمی تواند یک اسم خاص در ابتدای جمله را از یک اسم غیر خاص متمایز کند. هر دو از حروف بزرگ اولیه استفاده می کنند. این بدان معنی است که شما نمی توانید در Find and Replace الگویی ایجاد کنید که بین اسم های خاص در ابتدای جمله و هر کلمه بزرگ دیگری در ابتدای جمله تفاوت قائل شود.

با در نظر گرفتن این موضوع، باید بفهمید که آیا می خواهید اولین کلمه هر جمله را بررسی کنید یا خیر. منطق حکم می‌کند که اولین کلمات را در جملات بررسی کنید، زیرا احتمالاً تعداد جملاتی که با اسم‌های خاص شروع می‌شوند کمتر از جملاتی هستند که «t» ندارند.

با در نظر گرفتن این اخطارها، می‌توانید این مراحل را دنبال کنید تا از Find and Replace برای قالب‌بندی همه اسم‌های مناسب (به جز آن‌هایی که در ابتدای جمله‌ها هستند) به‌عنوان «بدون اثبات» استفاده کنید.

شکل 1. تب Replace از کادر محاوره ای Find and Replace.

     [!.?;:"!] <[A-Z][A-z]@>

شکل 2. کادر محاوره ای Replace Language.

1. Ctrl+H را فشار دهید . Word تب Replace را در کادر گفتگوی Find and Replace نمایش می دهد.
2. در صورت وجود، روی دکمه More کلیک کنید. (شکل 1 را ببینید.)
3. مطمئن شوید که تیک Use Wildcards انتخاب شده باشد.
4. در کادر Find What را وارد کنید:
5. در کادر Replace With ^& را وارد کنید .
6. در حالی که نقطه درج هنوز در کادر Replace With است، روی Format کلیک کنید، سپس زبان را انتخاب کنید. Word کادر گفتگوی Replace Language را نمایش می دهد. (شکل 2 را ببینید.)
7. در کادر محاوره ای، چک باکس Do Not Check Spelling or Grammar را انتخاب کنید.
8. روی OK کلیک کنید تا کادر گفتگوی Replace Language بسته شود.
9. روی Replace All کلیک کنید.

برای برخی از خوانندگانی که با تطبیق الگو در Word آشنا نیستند، الگوی Find What (مرحله 4) ممکن است کمی ترسناک باشد. اولین مجموعه براکت ها کاراکتری را تعریف می کند که باید مطابقت داشته باشد. از آنجایی که اولین کاراکتر داخل پرانتز یک علامت تعجب است، Word هر کاراکتری را به جز موارد ذکر شده پیدا می کند. به عبارت دیگر، هر کاراکتری به جز علامت نقطه گذاری (نقطه، علامت سوال، نقطه ویرگول، دو نقطه، علامت نقل قول یا علامت تعجب) توسط Word پیدا می شود. (توجه داشته باشید که علامت سوال و علامت تعجب قبل از کاراکتر قرار می گیرند. این به این دلیل است که علامت سوال و علامت تعجب معمولاً معانی خاصی در تطبیق الگو دارند و اسلش به Word می گوید که در این مورد از آن معنای خاص چشم پوشی کند.)

اگر از نقل‌قول هوشمند در سند خود استفاده می‌کنید، باید با فشار دادن Alt+0147 (روی صفحه‌کلید عددی) در داخل پرانتز ، یک نقل قول هوشمند ابتدایی را در اولین عبارت قرار دهید - شاید درست بعد از علامت نقل قولی که از قبل وجود دارد. علاوه بر این، اگر کلمه شما دارای اختصارات زیادی است که از نقطه استفاده می کنند، مانند Mr.، Ms. یا Dr.، ممکن است بخواهید نقطه را از داخل پرانتز حذف کنید.

کاراکتر بعدی در الگو یک فاصله است. با قرار دادن این مورد، Word کاراکتری را جستجو می‌کند که علامت نقطه‌گذاری نیست و پس از آن یک فاصله وجود دارد. در مرحله بعد، Word هر حرف بزرگی را که با محدوده [AZ] مشخص شده است، پیدا می کند که یک کلمه را شروع می کند. (علامت < نشان می دهد که حرف بزرگ باید از ابتدای کلمه شروع شود.) این حرف بزرگ اولیه را می توان با هر تعداد (@) حروف دیگر ([Az])، بزرگ یا کوچک، در انتهای کلمه دنبال کرد. یک کلمه (>).

وقتی همه اینها کنار هم قرار می گیرند، Word به دنبال کلمه ای حداقل دو حرفی است که با یک حرف بزرگ شروع می شود و قبل از علامت گذاری و فاصله وجود ندارد. این بدان معنی است که ما از تمام کلماتی که جملات را شروع می کنند صرف نظر می کنیم. ما آنها را با قالب "بدون اثبات" جایگزین می کنیم تا Word آنها را بررسی املای نکند.

خوانندگان زیرک که با تطبیق الگو آشنا هستند، متوجه خواهند شد که عبارت جستجو نه تنها کلمه بزرگ، بلکه آخرین حرف کلمه قبل را قبل از جایگزینی عبارت با "بدون اثبات" انتخاب می کند. با این حال، از آنجایی که بقیه کلمه قبل به عنوان "بدون اثبات" علامت گذاری نشده است، همچنان املا بررسی می شود.

به عنوان مثال، فرض کنید که شما یک جمله ساده زیر را دارید:

The man named Wyatt writes a newsletter.

الگوی جستجو با کاراکترهای "d Wyatt" مطابقت دارد و آنها را برای "بدون اثبات" علامت گذاری می کند. با این وجود، اگر شما واقعاً موارد زیر را نوشته باشید، Word یک اشتباه املایی پیدا خواهد کرد

The man namd Wyatt writes a newsletter.

کلمه همچنان «namd» را به‌عنوان غلط املایی دریافت می‌کند، حتی اگر «d» برای «بدون اثبات» علامت‌گذاری شده باشد.