Don چندین سند ادغام ایمیل در Word ایجاد می کند. منبع داده همیشه یک سند Word با داده های ادغام در یک جدول است. دان می تواند سند ادغام نامه و سند منبع داده را به خوبی تنظیم کند، و همه چیز خوب کار می کند تا زمانی که هر دو سند را برای مشتریانش ایمیل کند. اگر سرویس گیرنده سند ادغام نامه را باز کند، سند منبع داده دیگر "ضمیمه" نیست و کلاینت باید این فرآیند را طی کند که به Word اجازه دهد از چه چیزی به عنوان منبع داده استفاده کند. مهم نیست که مشتری چند بار سند اصلی را باز می کند، او باید هر بار فایل منبع داده را جستجو کرده و "دوباره" پیوست کند. وقتی Don همان سند ادغام ایمیل را در سیستم من باز می کند، منبع داده همچنان مرتبط است، همانطور که باید باشد.
این مشکل احتمالاً مربوط به مکان سند منبع داده نسبت به سند ادغام نامه است. Word ظاهراً در سند ادغام، نام مسیر کامل را در سند منبع داده ذخیره می کند. این بدان معناست که وقتی دو سند را برای یک کلاینت ارسال می‌کنید، سند ادغام ایمیل نمی‌تواند سند منبع داده را پیدا کند، مگر اینکه در همان ساختار مسیری باشد که در سیستم اصلی شما بود.
یک جایی که آشکار می شود این است که، برای مثال، سند منبع داده و سند ادغام نامه را در پوشه My Documents در سیستم خود ذخیره کنید. وقتی فایل‌ها به کلاینت فرستاده می‌شوند، اگر در پوشه My Documents مشتری ذخیره شوند، مشکلی پیش می‌آید. چرا؟ زیرا مسیر دسترسی به پوشه My Documents مشتری با مسیر دسترسی به My Documents متفاوت است. پوشه My Documents در دستگاه اصلی.
برای حل مشکل، سند ادغام نامه و سند منبع داده را در فهرست اصلی درایو C: یا در پوشه ای در درایو C: ذخیره کنید. سپس کلاینت می تواند دو فایل را دقیقاً در یک مکان ذخیره کند و ارتباط بین این دو باید دست نخورده باقی بماند که سند ادغام نامه باز شود.
