اگر کلمه ای دارای یک خط موج دار قرمز رنگ در زیر آن است، به این معنی که غلط گیر املای آن فکر می کند که املای آن اشتباه است، می توانید روی آن کلیک راست کرده و گزینه «نادیده گرفتن همه» را انتخاب کنید. سپس خط موجی برای آن رخداد و معمولاً برای همه موارد تکرار آن کلمه در سند از بین می رود. همچنین می توانید انتخاب کنید که کلمه را به یک فرهنگ لغت سفارشی اضافه کنید، و در هیچ سند دیگری روی سیستم شما به عنوان غلط املایی علامت گذاری نمی شود. اما اگر سند در سیستم های افراد دیگر باز شود، به عنوان غلط املایی علامت گذاری می شود. ممکن است به دنبال راهی برای علامتگذاری یک کلمه بهعنوان املای صحیح باشید، و آن کلمه همیشه "پذیرفته شده" بدون توجه به جایی که سند باز شده است، داشته باشید. این تمایل بهویژه در میان کسانی که از WordPerfect به Word مهاجرت کردهاند، قوی است، زیرا «نادیده گرفتن همه» در WordPerfect اینگونه عمل میکند.
دو تکنیک وجود دارد که می توانید با اسناد خود امتحان کنید. ابتدا، اگر می خواهید آن کلمه خاص به عنوان املای صحیح پذیرفته شود، می توانید به سادگی این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای زبان.
- کلمه یا کلماتی را که می خواهید روی آن تأثیر بگذارید انتخاب کنید.
- تب Review روبان را نمایش دهید.
- کادر محاوره ای زبان را نمایش دهید. (شکل 1 را ببینید.) (در Word 2007 بر روی ابزار Set Language در گروه Proofing کلیک کنید. در Word 2010 روی ابزار Language در گروه Language و سپس روی Set Proofing Language کلیک کنید.)
- مطمئن شوید که چک باکس Do Not Check Spelling or Grammar را انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید.
البته، اگر با استفاده از سبک ها آشنا هستید، ممکن است ایجاد یک سبک کاراکتر که طوری قالب بندی شده باشد که املا را بررسی نمی کند، آسان تر باشد. سپس میتوانید این استایل را برای هر کلمهای که نمیخواهید بررسی شود اعمال کنید. مزیت هر یک از این رویکردها (تنظیم دستی «بررسی نکن» یا انجام آن با یک سبک) این است که این قالببندی با سند همراه است. بنابراین، املا برای متن قالب بندی شده بدون توجه به جایی که باز شده است بررسی نمی شود.
تکنیک دومی که میتوانید استفاده کنید بسیار مفید است اگر نمیخواهید وقتی سند در سیستم دیگری باز میشود، هیچ کلمهای بهعنوان غلط املایی علامتگذاری شود. به عنوان یکی از آخرین مراحل در تهیه سند قبل از به اشتراک گذاشتن آن با دیگران، آن را دنبال کنید. این مراحل:
شکل 2. گزینه های Proofing از کادر گفتگوی Word Options.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 تب File روبان را نمایش دهید و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- در سمت چپ کادر محاوره ای، روی Proofing کلیک کنید. (شکل 2 را ببینید.)
- در لیست گزینه ها حرکت کنید تا دسته Exceptions را بیابید.
- مطمئن شوید که تیک Hide Spelling Errors in this Document Only انتخاب شده باشد.
- روی OK کلیک کنید.
این رویکرد کار می کند زیرا تنظیمی که شما در حال تغییر آن هستید نیز با سند همراه است. این مانع از انجام غلط املایی و تشخیص غلط املایی کلمه توسط کسی نمی شود، اما از ظاهر شدن زیرخط های موج دار جلوگیری می کند.
روش دیگر این است که به سادگی فایل دیکشنری سفارشی خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. این به ویژه اگر کسانی که با آنها اشتراک گذاری می کنید در گروه کاری یا دفتر شما باشند مفید است. در قسمت گزینهها برای Word، مکان فرهنگ لغت را روی یک درایو شبکه تنظیم کنید و سپس همه میتوانند همان فرهنگ لغت را به اشتراک بگذارند. اگر املای یک کلمه خاص را به عنوان قابل قبول علامت گذاری کنید، آنگاه برای بقیه با استفاده از همان فرهنگ لغت قابل قبول خواهد بود.
