دبی هر روز اسناد زیادی را ویرایش می کند. هنگامی که او یک پاراگراف را از یک سند به سند دیگر کپی می‌کند، انتظار دارد Word از قالب‌بندی تعریف شده در سبک‌های سند هدف استفاده کند. اما ناگهان Word این کار را انجام نمی‌دهد. در عوض، قالب بندی را همانطور که در سند منبع تعریف شده است حفظ می کند. دبی تعجب می کند که چرا این اتفاق می افتد.
وقتی صحبت از چسباندن اطلاعات کپی شده از یک سند در سند دیگر می شود، دو چیز اصلی در بازی وجود دارد: متن و قالب بندی. متن بسیار ساده است، اما قالب بندی ممکن است گاهی اوقات کمی مشکل باشد. راه‌های زیادی وجود دارد که Word می‌تواند قالب‌بندی را مدیریت کند، و شما بر این روش‌ها کنترل دارید.
به عنوان مثال، اگر برخی از اطلاعات را از یک سند منبع کپی کنید، زمانی که برای جای‌گذاری آن در سند هدف آماده می‌شوید، می‌توانید از پیکان کشویی کنار ابزار چسباندن (در برگه صفحه اصلی نوار) برای تمرین استفاده کنید. کمی کنترل بر نحوه قالب بندی انجام می شود. چهار گزینه ای که به احتمال زیاد در لیست کشویی مشاهده می کنید عبارتند از:
- قالب بندی منبع را حفظ کنید
- ادغام قالب بندی
- تصویر
- فقط متن را نگه دارید
گزینه هایی که در لیست کشویی می بینید می توانند متفاوت باشند، بسته به اینکه دقیقاً چه چیزی از سند منبع کپی کرده اید. این گزینه ها معمولاً به عنوان نمادها در لیست کشویی نمایش داده می شوند و تا حد زیادی خود توضیحی در مورد آنها هستند. در واقع، اگر نشانگر ماوس هر یک از این گزینه ها را نگه دارید، Word در سند شما نشان می دهد که در صورت انتخاب آن گزینه، خمیر چگونه به نظر می رسد.
چیزی که گزینه‌ها به شما نشان نمی‌دهند این است که Word چگونه با سبک‌های شما برخورد می‌کند. دبی به هر حال اشاره کرد که انتظار داشت آنچه که چسبانده شده است از قالب‌بندی استفاده کند که در سبک‌های سند هدف تعریف شده است. برای اینکه حقیقت را به شما بگویم، هیچ یک از چهار گزینه چسباندن، سبک های موجود در سند هدف شما را مهم نمی دانند.
به طور پیش‌فرض، اگر یک پاراگراف را (با استفاده از Ctrl+V ، بدون استفاده از گزینه‌های ابزار چسباندن) از یک سند مبدأ در سند هدف جای‌گذاری کنید، پاراگراف‌های چسبانده شده از سبک سند هدف استفاده می‌کنند، مشروط بر اینکه پاراگراف از سبکی استفاده کند که قبلاً در آن تعریف شده است. سند هدف بنابراین، برای مثال، اگر یک پاراگراف را از سند منبع خود کپی کنید و آن پاراگراف با استفاده از سبک متن متن قالب‌بندی شده باشد، وقتی آن را در سند هدف جای‌گذاری می‌کنید، همچنان از سبک متن متنی که در سند هدف تعریف شده است استفاده می‌کند.
توجه به این نکته مهم است که این رفتار پیش‌فرض نسبت به سبک‌ها یکی از گزینه‌های موجود در گزینه‌های کشویی ابزار Paste نیست. توضیح این موضوع ممکن است کمی طول بکشد، پس با من همراه باشید.
برای نشان دادن اینکه چگونه این کار می کند، من با دو سند شروع کردم، یکی به نام Source.docx و دیگری Target.docx. (من شرط می بندم که وقتی نوبت به کپی و چسباندن می رسد، می توانید بفهمید کدام سند برای چه چیزی استفاده می شود.) در فایل Source.docx، سبک متن متن را طوری تغییر دادم که در سمت چپ و راست با یک تورفتگی داشته باشد. نیم اینچ و از یک فونت نسبتاً باطنی (11 pt Berlin Sans FB) استفاده کرد. در فایل Target.docx، سبک Body Text را طوری تغییر دادم که تورفتگی نداشته باشد و از یک فونت ساده (12 pt Times New Roman) استفاده کردم. .
با باز بودن هر دو سند، یک پاراگراف از Source.docx را با استفاده از Ctrl+C کپی کردم ، پاراگرافی که با سبک متن متن قالب‌بندی شده بود. سپس، سند Target.docx را فعال کردم، نقطه درج را در ابتدای یک پاراگراف موجود قرار دادم و Ctrl+V را فشار دادم . پاراگراف چسبانده شد، اما از استایل متن متن تعریف شده در سند Target.docx استفاده کرد - بدون تورفتگی و 12 نقطه Times New Roman. در حالی که نقطه درج در پاراگراف به تازگی چسبانده شده است، می‌توانم در پنجره کار Styles نگاه کنم و ببینم که از سبک Body Text استفاده می‌کند. این رفتاری است که من می خواستم و رفتاری که دبی انتظارش را داشت.
سپس Ctrl+Z را برای لغو چسباندن فشار دادم . پاراگراف Source.docx هنوز در کلیپ بورد بود، بنابراین تب Home نوار را نمایش دادم، روی فلش کشویی کنار ابزار Paste کلیک کردم و گزینه Keep Source Formatting را انتخاب کردم. مطمئناً، پاراگراف چسبانده شده دقیقاً مانند سند Source.docx به نظر می رسد - با استفاده از فونت 11 pt Berlin Sans FB. Word هیچ تغییری در تعریف سبک Body Text در Target.docx برای دستیابی به این هدف ایجاد نکرد. کاری که انجام داد این بود که پاراگراف چسبانده شده را با استفاده از سبک Normal قالب‌بندی کرد و سپس مشخصاً ویژگی‌های قالب‌بندی را از سبک Body Text در Source.docx اعمال کرد. نتیجه این است که پاراگراف چسبانده شده به صراحت قالب بندی می شود، نه با استفاده از سبک ها.
من برای بار دوم Ctrl+Z را فشار دادم تا این آخرین چسب را لغو کنم و این بار از گزینه Merge Formatting زیر ابزار Paste استفاده کردم. این بار Word به طور موثر سبک متن متن را از آنچه من چسبانده بودم حذف کرد و به جای آن، از سبک پاراگراف که در حال حاضر برای پاراگرافی که نقطه درج من در آن قرار داشت اعمال می شد استفاده کرد. بنابراین، اگر پاراگراف در Target.docx با استفاده از سبک Normal قالب‌بندی شده بود، سبک Normal برای چیزی که من چسبانده بودم اعمال می‌شد. به طور مشابه، اگر پاراگراف جایی که نقطه درج من در آن قرار داشت از سبک عنوان 2 استفاده می کرد، پس این سبکی است که برای پاراگرافی که من چسبانده ام اعمال می شود.
من دو گزینه رایج دیگر از گزینه‌های ابزار چسباندن (فقط تصویر و چسباندن متن) را بررسی نمی‌کنم، اما شما این ایده را دریافت می‌کنید - گزینه‌ها توجه زیادی به سبک‌ها ندارند و در واقع می‌توانند به هم بریزند. قالب بندی مبتنی بر سبک را که می خواهید حفظ کنید، ارتقا دهید.
اکنون با تمام این موارد، تنظیماتی در ورد وجود دارد که مستقیماً بر نحوه چسباندن اطلاعات تأثیر می گذارد و این تنظیمات هستند که به احتمال زیاد در سیستم Debi تغییر کرده اند. برای مشاهده این گزینه ها، نشانگر را نمایش دهید. کادر گفتگوی Word Options. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس روی Word Options کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.) سپس در سمت چپ کادر محاوره ای ، روی Advanced کلیک کنید و به قسمت Cut, Copy, and Paste بروید. (شکل 1 را ببینید.)
شکل 1. گزینه های Cut، Copy و Paste.
در اینجا دو تنظیمات وجود دارد که می‌خواهید به آنها توجه کنید، تنظیماتی که کنترل می‌کنند هنگام کپی کردن از یک سند Word به سند دیگر چه اتفاقی می‌افتد. اولین مورد تنظیمات Pasting Between Documents است. به‌طور پیش‌فرض، روی Keep Source Formatting تنظیم شده است. وقتی صحبت از سبک‌ها می‌شود، به این معنی است که اگر چیزی که می‌زنید از سبکی استفاده می‌کند که در سند هدف تعریف نشده است، آن‌وقت استایل در سند هدف ایجاد می‌شود تا قالب‌بندی منبع حفظ شود.
این دومین تنظیم است - چسباندن بین اسناد در هنگام تضاد تعاریف سبک - که احتمالاً بر تغییر رفتاری که دبی اشاره می کند تأثیر می گذارد. این به طور پیش‌فرض روی Use Destination Styles تنظیم شده است، به این معنی که Word رفتار استاندارد Ctrl+V را که قبلاً در این نکته مورد بحث قرار گرفته است، پیاده‌سازی می‌کند. اگر چیزی که می‌چسبانید از سبکی استفاده می‌کند که قبلاً در سند هدف تعریف شده است، اطلاعات در حال چسباندن از آن تعریف سبک استفاده می‌کند. در مورد دبی، او باید مطمئن شود که این تنظیمات روی پیش‌فرض تنظیم شده است و همه چیز باید به حالت عادی بازگردد.
لازم به ذکر است که این دو تنظیمات (Pasting Between Documents و Pasting Between Documents when Style Definitions Conflict) کنترل می کنند که با فشار دادن Ctrl+V چه اتفاقی می افتد . همچنان می‌توانید رفتار Ctrl+V را با استفاده از گزینه‌های زیر ابزار Paste در برگه Home روبان لغو کنید. اگر متوجه می‌شوید که اغلب رفتار پیش‌فرض را نادیده می‌گیرید، می‌توانید این دو تنظیم را تغییر دهید تا نشان دهد که می‌خواهید Word چگونه با اطلاعاتی که در سایر اسناد قرار می‌دهید (دوباره با استفاده از Ctrl+V ) رفتار کند.
