برای راجر یک سند Word فرستاده شد که باید آن را ویرایش می کرد. سند دارای 90 پاورقی بود و او باید پاورقی 23 را حذف می‌کرد. پاورقی در واقع حذف شد، اما پاورقی های باقی مانده شماره گذاری مجدد نشدند. راجر متعجب است که چه چیزی می تواند باعث این مشکل در پاورقی ها شود.
پاسخ می تواند بسیار ساده و مرتبط با استفاده از ویژگی Track Changes Word باشد. وقتی بسیاری از افراد اسناد را ویرایش می‌کنند، این کار را با روشن بودن Track Changes انجام می‌دهند. در این صورت، حذف پاورقی در واقع آن را حذف نمی کند، بلکه آن را به سادگی به عنوان متن حذف شده علامت گذاری می کند. Word پانوشت ها را مجددا شماره گذاری نمی کند زیرا پانوشت هنوز وجود دارد – البته برای حذف علامت گذاری شده است. وقتی تغییرات پذیرفته یا رد شد، Word پاورقی ها را بر اساس آن شماره گذاری می کند.
اگر ویرایش‌های خود را بدون روشن بودن Track Changes انجام می‌دهید، ممکن است پاورقی‌های شما از شماره‌گذاری خودکار استفاده نکنند. به این معنی که هر کسی که پانوشت‌ها را ایجاد کرده است، در واقع اعداد را در قسمت علامت‌گذاری سفارشی کادر گفتگوی Footnote و Endnote وارد کرده است. کادر محاوره ای را دوباره نمایش دهید و می توانید متوجه شوید که آیا این مورد است.
همچنین ممکن است که سند دارای بخش های متعددی باشد و هر بخش (یا حداقل قسمت حاوی پانوشت 24) به گونه ای پیکربندی شده باشد که پاورقی های آن بخش با شماره خاصی شروع شود. با قرار دادن نقطه درج در بخش حاوی پانوشت 24، نمایش کادر محاوره‌ای Footnote و Endnote، کلیک کردن روی گزینه‌ها و بررسی نحوه پیکربندی شماره‌گذاری در آن کادر محاوره‌ای، می‌توانید به این موضوع پی ببرید.
در نهایت، اگر همه چیزهای دیگر را امتحان کرده‌اید و شماره‌گذاری هنوز بهم ریخته است، سعی کنید Word را مجبور کنید تا اعدادی را که استفاده می‌کند بررسی کند. این کار را با دنبال کردن مراحل زیر انجام دهید:
- Ctrl+H را فشار دهید تا تب Replace در کادر محاوره ای Find and Replace نمایش داده شود.
- در صورت موجود بودن دکمه More را کلیک کنید.
- روی دکمه رادیویی Use Wildcards کلیک کنید.
- با نقطه درج در کادر Find What، روی Format کلیک کنید و Style را انتخاب کنید. Word کادر محاوره ای Find Style را نمایش می دهد.
- استایل Footnote Reference را پیدا کرده و روی آن کلیک کنید.
- برای بستن کادر گفتگوی Find Style روی OK کلیک کنید.
- در کادر Replace With موارد زیر را وارد کنید: ^&
- روی Replace All کلیک کنید.
هدف از این مراحل تلاش برای حذف هرگونه سردرگمی است که ممکن است Word با آن مواجه شود و باعث شود همه پاورقی ها شماره گذاری مجدد کند. اگر این روش جواب نداد، فقط کمی روش متفاوت را امتحان کنید:
- Ctrl+H را فشار دهید تا تب Replace در کادر محاوره ای Find and Replace نمایش داده شود.
- در صورت موجود بودن دکمه More را کلیک کنید.
- مطمئن شوید که دکمه رادیویی Use Wildcards پاک شده باشد.
- با نقطه درج در کادر Find What، روی No Formatting کلیک کنید و موارد زیر را وارد کنید: ^f
- در کادر Replace With موارد زیر را وارد کنید: ^&
- روی Replace All کلیک کنید.
