به منظور تهیه یک سند برای به اشتراک گذاری با دیگران، Dola اغلب از بازرس اسناد برای حذف اطلاعات شخصی از یک فایل استفاده می کند. این باعث می شود Word نام مرتبط با نظرات را به نام عمومی "Author" تغییر دهد. او از خود می‌پرسد که آیا راهی وجود دارد که بازرس اسناد آن را به چیز دیگری مانند "ویرایشگر" تغییر دهد.
هیچ راه آسانی برای انجام این کار وجود ندارد. ما نتوانستیم هیچ تنظیماتی را در Word پیدا کنیم که این اتفاق بیفتد. همانطور که گفته شد، راه بسیار دشوارتری برای انجام این کار وجود دارد (به شرطی که با یک فایل DOCX کار می کنید) که ممکن است ارزش انجام آن را داشته باشد، اگر مجبور نیستید آن را اغلب انجام دهید و اگر انجام آن ضروری است. که در ذهن، بیایید یک جاده طولانی و پر پیچ و خم را طی کنیم...
من قصد دارم با ایجاد یک سند آزمایشی شروع کنم. من مقداری متن را در سند قرار دادم و چند نظر به آن اضافه کردم. توجه داشته باشید که نظرات شامل اطلاعاتی است که من را به عنوان نویسنده آنها نشان می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
شکل 1. سند آزمایشی من با برخی از نظرات قابل مشاهده است.
بسته به اینکه از کدام نسخه Word استفاده می کنید، ممکن است تفاوتی در نحوه نمایش نظرات در سند شما وجود داشته باشد. تصویر بالا سندی را نشان می دهد که با نسخه Word 2016 من ایجاد شده است و تصویر زیر سندی را نشان می دهد که با Word من در نسخه آفیس 365 ایجاد شده است. (شکل 2 را ببینید.)
شکل 2. سند آزمایشی من با برخی از نظرات قابل مشاهده در Word در Office 365.
پس از ذخیره سند، من آماده هستم تا با استفاده از Document Inspector شروع به کار کنم. اگر از Word 2007 استفاده می کنید، با کلیک بر روی دکمه Office، Prepare و سپس Inspect Document، Document Inspector را نمایش دهید. اگر از Word 2010 یا نسخه جدیدتر استفاده می کنید، تب File را در نوار نمایش دهید، بر روی Check for Issues کلیک کنید و سپس Inspect Document را از منوی کشویی انتخاب کنید. Word کادر محاوره ای Document Inspector را نشان می دهد. (شکل 3 را ببینید. .)
شکل 3. بازرس اسناد.
من معمولاً تمام چک باکس ها را انتخاب می کنم، سپس روی دکمه Inspect کلیک می کنم. در مورد سند آزمایشی من، بازرس اسناد اشاره کرد که مواردی وجود دارد که می‌توان آنها را حذف کرد تا سند ناشناس‌تر شود. (شکل 4 را ببینید.)
شکل 4. گزارش بازرس اسناد.
به طور معمول، کاری که من انجام می دهم این است که برای گزینه دوم، Document Properties و Personal Information، روی دکمه Remove All کلیک می کنم. (ظاهراً این همان کاری است که Dola نیز انجام می دهد.) پس از انجام این کار، روی Close کلیک می کنم تا Document Inspector رد شود، به سند برمی گردم، آن را ذخیره می کنم و سپس سند را دوباره باز می کنم. پس از انجام این کار، نویسندگی نظرات "عمومی" می شود، به این معنی که نام من حذف می شود و "نویسنده" عمومی جایگزین نام من می شود. (شکل 5 را ببینید.)
شکل 5. سند آزمایشی من پس از عبور از بازرس اسناد.
این نام عمومی است که دولا می خواهد تغییر دهد. Word هیچ مکانیزمی برای ایجاد چنین تغییری ارائه نمی دهد. با این حال، راهی برای دور زدن این موضوع وجود دارد.
اولین قدم من این است که به طور کامل از Word خارج شوم. در مورد سند آزمایشی من، آن را روی دسکتاپ خود دارم و می خواهم نام آن را تغییر دهم. در حال حاضر Testing2.docx است و من قصد دارم آن را به Testing2.zip تغییر دهم. تنها کاری که انجام می دهم تغییر پسوند نام فایل است. (اگر نمی توانید پسوندهای نام فایل را در سیستم خود ببینید، ممکن است بخواهید آنها را نمایش دهید.)
پس از تغییر، تنها کاری که باید انجام دهم این است که روی سند تغییر نام داده شده دوبار کلیک کنم و ویندوز سند را باز می کند تا بتوانم آنچه در آن است را ببینم. (شکل 6 را ببینید.)
شکل 6. باز کردن فایل Zip که قبلا یک سند Word بود.
نکته مهم: فایل‌های آفیس این روزها (از جمله اسناد Word) چیزی جز فایل‌های Zip با نام دیگری نیستند. فایل های Zip حاوی تعداد زیادی فایل XML و سایر اطلاعات اختصاصی هستند که نحوه چیدمان سند را مشخص می کند.
شما می خواهید پوشه کلمه را باز کنید و باید در داخل آن فایلی به نام comments.xml ببینید. این فایل حاوی کد XML لازم برای نمایش تمام نظرات در سند است. (شکل 7 را ببینید.)
شکل 7. محتویات پوشه Word.
کاری که می خواهم انجام دهم ویرایش فایل comments.xml است. من نمی توانم آن را در فایل Zip انجام دهم، بنابراین باید آن را از پوشه به دسکتاپ خود بکشم. پس از کپی شدن در دسکتاپ، فقط باید روی فایل کلیک راست کرده و Open With | را انتخاب کنم دفترچه یادداشت. با این کار فایل comments.xml در Notepad باز می شود. (شکل 8 را ببینید.)
شکل 8. فایل comments.xml در Notepad باز می شود.
فایل comments.xml شما البته متفاوت از فایل من خواهد بود. با این حال، ایده این است که شما می خواهید دو ورودی XML تکرار شونده را در فایل جستجو کنید:
w:author="Author"
w:initials="A"
اولی نام نویسنده نمایش داده شده برای نظر و دومی حروف اول نویسنده است. می‌خواهید از قابلیت‌های جستجوی Notepad برای تغییر همه این موارد به هر چیزی که می‌خواهید استفاده کنید. به عنوان مثال، ممکن است w:author="Author" را جستجو کنید و آن را با w:author="Editor" جایگزین کنید، سپس w:initials="A" را جستجو کنید و آن را با w:initials="Ed جایگزین کنید. " _ مطمئن شوید که متن را فقط بین علامت‌های نقل قول تغییر می‌دهید. مهم است که همه چیز را همانطور که هست رها کنیم.
وقتی کارتان تمام شد، فایل comments.xml را ذخیره کرده و Notepad را ببندید. همچنان باید فایل Zip را در پوشه Comments باز کنید، بنابراین می‌خواهید comments.xml را به آن پوشه برگردانید. از شما پرسیده می شود که آیا می خواهید فایل اصلی comments.xml را جایگزین کنید. (شکل 9 را ببینید.)
شکل 9. از شما پرسیده می شود که آیا می خواهید فایل را جایگزین کنید.
پاسخ صحیح این است که می خواهید comments.xml اصلی را کپی و جایگزین کنید. پس از انجام این کار، می توانید پنجره File Explorer را که فایل Zip شما را نمایش می دهد، ببندید. اکنون، فقط باید نام فایل Zip را به یک فایل DOCX تغییر دهید. در مورد من، این به معنای تغییر نام Testing2.zip به Testing2.docx است.
با انجام این کار، سپس می‌توانم سند را در Word باز کنم، و شما متوجه خواهید شد که نام نویسنده نظر قبلی (نویسنده) به نام مورد نظر (ویرایشگر) تغییر یافته است (شکل 10 را ببینید.)
شکل 10. تغییر نام نویسنده نظر.
کار زیاد؟ شرط می بندی. اما، دوباره، ممکن است چیزی باشد که شما برای نحوه اشتراک گذاری سند با دیگران ضروری می دانید.
