شارون یک کاربرگ دارد که از آن برای ثبت مسافت ها استفاده می کند. چندین نفر داده ها را در کاربرگ وارد می کنند و برخی مسافت را بر حسب مایل (مانند 15 متر) و برخی دیگر مسافت را بر حسب کیلومتر (مثل 28 کیلومتر) وارد می کنند. شارون به این فکر می کند که آیا فرمولی وجود دارد که بتواند از آن برای تبدیل هر چیزی که در سلول قرار می گیرد به کیلومتر استفاده کند تا همه پاسخ ها یکسان باشند؟
فرمول هایی وجود دارد که می توانید از آنها برای انجام تبدیل استفاده کنید، اما قبل از رسیدن به آنها، ایده خوبی است که نحوه قرار دادن کاربرگ خود را در نظر بگیرید. از نقطه نظر مدیریت داده، این ایده خوبی نیست که به افراد اجازه دهیم واحدهایی را در همان سلولی که مقدار ورودی است مشخص کنند. مشکل این است که شما هرگز نمی توانید تمام اشتباهات و اشتباهات احتمالی کاربر را به دام بیاندازید. برای مثال، شخصی می‌تواند 15 مایل را به عنوان یکی از موارد زیر وارد کند: 15 مایل، 15 مایل، 15 مایل، 15 مایل، 15 مایل، 15 مایل، 15 میلی‌ثانیه، 15 میلی‌ثانیه، و غیره. همین مشکل با ورود کیلومتر رخ می‌دهد.
یک ایده خوب این است که مقدار را از تعیین واحدها جدا کنید. به عنوان مثال، می‌توانید به کسی اجازه دهید که مقداری را در سلول B4 قرار دهد و سپس در سلول C4 می‌تواند تعیین‌کننده‌ای وارد کند که آیا این مقدار نشان‌دهنده مایل یا کیلومتر است. می‌توانید از اعتبارسنجی داده‌ها در سلول برای محدود کردن انتخاب‌های قابل قبول برای ورود آنها استفاده کنید. نتیجه یک روش "ضد گلوله" بیشتر برای ورود اطلاعات است.
همانطور که گفته شد، اجازه می دهد تا چند ایده را برای انجام تبدیل داده های شما بررسی کنیم. اکسل یک تابع تبدیل جالب ارائه می دهد که به شما امکان می دهد، به اندازه کافی عجیب، تبدیل داده ها را از یک سیستم اندازه گیری به سیستم دیگر انجام دهید. فرمول تبدیل مایل به کیلومتر به صورت زیر خواهد بود:
=CONVERT(B4,"mi","km")
اگر می‌خواهید تمام واحدهای اندازه‌گیری را که می‌توانید با تابع CONVERT مشخص کنید، بدانید، سیستم راهنمای آنلاین Excels باید از عهده این کار برآید.
اگر از سلول C4 برای تعیین یک واحد اندازه گیری (یا "mi" یا "km") استفاده می کنید، می توانید از فرمول زیر استفاده کنید تا همیشه مطمئن شوید که آنچه در سلول B4 وارد شده است در کیلومتر بیان شده است:
IF(C4="mi",CONVERT(B4,"mi","km"),B4)
اگر نمی‌توانید واحدهای اندازه‌گیری را به یک سلول دیگر تقسیم کنید، باید سعی کنید مقداری تبدیل داده‌ها را روی آنچه وارد شده است انجام دهید. نکته مهمی که باید به خاطر داشته باشید این است که هر چیزی که وارد می شود توسط اکسل به عنوان یک مقدار متن در نظر گرفته می شود زیرا حاوی کاراکترهای غیر عددی است.
اجازه دهید برای یک ثانیه فرض کنیم که شخصی مقدار "5 مایل" را بدون علامت نقل قول وارد سلول B4 می کند. برای حذف کاراکترهای غیر عددی باید از یک فرمول استفاده کنید
=IF(RIGHT(SUBSTITUTE(B4," ",""),2)="mi",CONVERT(VALUE(
LEFT(B4,LEN(B4)-2)),"mi","km"),VALUE(LEFT(B4,LEN(B4)-2)))
این فرمول به مقدار سلول B4 نگاه می کند و به طور خاص دو نویسه سمت راست را پس از حذف هر گونه فاصله در سلول بررسی می کند. اگر آن دو کاراکتر "mi" باشند (البته بدون نقل قول) از تابع CONVERT برای انجام تبدیل در بخش عددی سلول استفاده می شود. اگر دو کاراکتر سمت راست چیزی غیر از "mi" باشند، فرمول به سادگی بخش عددی سلول را بدون هیچ تغییری برمی‌گرداند.
