در شرکت Marys اغلب کتاب‌های کار اکسل را برای فروشندگان و پیمانکاران ارسال می‌کنند که همگی از نسخه‌های مختلف اکسل استفاده می‌کنند. او متعجب است که آیا راهی برای اطمینان از اینکه آنها سهواً از یک تابع کاربرگ استفاده نمی کنند وجود دارد که روی نسخه های قدیمی اکسل که ممکن است دیگران از آنها استفاده می کنند کار نکند. مری خاطرنشان می‌کند که در دفترشان همه نسخه‌های قدیمی‌تر برنامه را برای آزمایش ندارند.
در روزگاران قدیم (نه واقعاً چندان دور)، مایکروسافت هر چند سال یکبار اکسل را به روز می کرد و تعداد محدودی ویژگی جدید را در هر نسخه معرفی می کرد. شاید بتوان از آنها به عنوان «روزهای خوب قدیم» یاد کرد، زیرا اکنون به نظر می رسد که مایکروسافت هر چند ماه یک بار ویژگی های جدیدی را معرفی می کند. و برخی از این ویژگی‌های جدید می‌توانند در صورت استفاده و اشتراک‌گذاری با افرادی که از نسخه‌های قدیمی‌تر نرم‌افزار استفاده می‌کنند، نمایشگر باشند.
خوشبختانه، اکسل دارای یک بررسی‌کننده سازگاری است که می‌تواند به شما کمک کند تشخیص دهید که آیا کتاب کار شما از ویژگی‌هایی استفاده می‌کند که می‌تواند باعث دل درد برای کاربران نسخه‌های قدیمی‌تر شود. برای استفاده از چکر، مراحل زیر را دنبال کنید:
شکل 1. کادر گفتگوی Compatibility Checker.
- کتاب کار خود را به طور معمول ذخیره کنید.
- تب File روبان را نمایش دهید.
- در سمت چپ صفحه، روی Info کلیک کنید. اکسل اطلاعات مربوط به کتاب کار و برخی ابزارها را نمایش می دهد.
- روی دکمه بررسی مشکلات کلیک کنید. اکسل یک لیست کشویی از مواردی را که می توانید بررسی کنید نمایش می دهد.
- روی گزینه Check Compatibility کلیک کنید. اکسل کادر گفتگوی Compatibility Checker را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
در این مرحله می توانید ببینید که چه مسائلی توسط اکسل پرچم گذاری شده اند. می توانید با استفاده از لیست کشویی Select Versions to Show فیلتر کنید که کدام مسائل نمایش داده می شوند. همچنین می‌توانید به اکسل بگویید که هر بار که کتاب کار ذخیره می‌شود، با کلیک کردن بر روی کادر مناسب در نزدیکی پایین کادر محاوره‌ای، Compatibility Checker را اجرا کند. همچنین، اگر روی دکمه کپی در برگه جدید کلیک کنید، اکسل به شما امکان می دهد اطلاعات سازگاری را در یک کاربرگ جدید کپی کنید تا بتوانید از آن به عنوان چک لیست برای ردیابی مشکلات سازگاری استفاده کنید.
اگر افرادی دارید که حتی از نسخه های قدیمی تر (قبل از 2007) استفاده می کنند، بهترین روش این است که به سادگی Save As را انجام دهید ( F12 را فشار دهید ) و در قالب .XLS ذخیره کنید. در طول فرآیند ذخیره، اکسل به شما اطلاع می دهد که چه ویژگی هایی در قالب فایل قدیمی ذخیره نمی شوند.
با مراجعه به یکی از این صفحات در سایت پشتیبانی مایکروسافت می توانید اطلاعات بیشتری پیدا کنید:
https://go.PCcloob.Ir/compat
https://go.PCcloob.Ir/compat2
البته، ممکن است بخواهید در نظر بگیرید که آیا فروشندگان و پیمانکاران واقعاً نیاز به دسترسی به کتاب کار در قالب اکسل دارند یا خیر. اگر تنها کاری که آنها باید انجام دهند این است که مثلاً سطح موجودی، وضعیت پروژه یا لیست قیمت را ببینند، سپس به فکر تولید یک فایل PDF از کتاب کار خود باشید. تقریباً هر کسی می‌تواند آن پی‌دی‌اف را بدون نیاز به نگرانی در مورد سازگاری نسخه اکسل مشاهده کند.
در نهایت، اگر به سادگی نیاز دارید که داده های خام (ارزش ها) را با پیمانکاران یا فروشندگان خود به اشتراک بگذارید، ممکن است کاربرگ خود را در قالب CSV ذخیره کنید. سپس داده ها را می توان در هر برنامه صفحه گسترده ای که استفاده می کنند بارگذاری کرد. هیچ قالب بندی ندارد، اما به شما امکان می دهد تا به راحتی داده ها را به اشتراک بگذارید.
