اجازه دهید فرض کنیم که شما با داده‌ها در یک کاربرگ کار می‌کنید و داده‌ها به عنوان یک جدول ساخت‌یافته تعیین نشده‌اند. (طبق تجربه من، بیشتر داده‌ها در کاربرگ‌ها به‌عنوان یک جدول ساخت‌یافته تعیین نمی‌شوند، بلکه فقط داده‌های آن در کاربرگ است.) به دو روش می‌توانید اطلاعات کاربرگ خود را مرتب کنید: با استفاده از ابزار مرتب‌سازی صعودی و مرتب‌سازی نزولی در زبانه Data روبان. یا با استفاده از کادر محاوره‌ای Sort. (کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی با کلیک کردن بر روی ابزار مرتب‌سازی در تب Data روبان نمایش داده می‌شود.)
استفاده از ابزار مرتب‌سازی صعودی و مرتب‌سازی نزولی به شما امکان می‌دهد مرتب‌سازی را سریع‌تر انجام دهید، اما اکسل در این فرآیند چند فرض را مطرح می‌کند. اگر این مفروضات را درک نکنید، ممکن است به نتایجی که انتظار دارید نرسید.
اول، اکسل فرض می کند که می خواهید فقط بر اساس ستون هر سلولی که انتخاب کرده اید مرتب کنید. اگر می‌خواهید مرتب‌سازی ثانویه و ثالثی را در بیش از یک ستون (یا ردیف) انجام دهید، باید از کادر محاوره‌ای Sort استفاده کنید.
فرض دوم دقیقاً بر آنچه اکسل مرتب می کند تأثیر می گذارد. اگر یک سلول واحد را در محدوده بزرگتری از داده‌ها انتخاب کرده‌اید، اکسل انتخاب را گسترش می‌دهد تا آن محدوده بزرگ‌تر را انتخاب کنید، مانند فشار دادن Ctrl+Shift+8 . در گسترش انتخاب، محدوده حاصل با یک یا چند ستون و ردیف خالی محدود می شود. سپس اکسل اولین ردیف را در محدوده انتخاب شده بررسی می کند تا مشخص کند که آیا حاوی اطلاعات هدر است یا خیر.
اینجاست که مرتب‌سازی با ابزار مرتب‌سازی صعودی و مرتب‌سازی نزولی می‌تواند مشکل باشد - سرصفحه شما (با فرض اینکه یکی دارید) باید دستورالعمل‌های نسبتاً دقیقی را رعایت کند تا اکسل آن را به عنوان یک هدر تشخیص دهد. به عنوان مثال، اگر سلول‌های خالی در ردیف سرصفحه وجود داشته باشد، اکسل ممکن است فکر کند که یک هدر نیست. به همین ترتیب، اگر ردیف سرصفحه مانند ردیف های دیگر در محدوده داده قالب بندی شده باشد، اکسل ممکن است آن را تشخیص ندهد. همچنین، اگر جدول داده‌های شما به طور کامل از متن تشکیل شده باشد و ردیف سرصفحه شما حاوی چیزی جز متن نباشد، اکسل - تقریباً همیشه - ردیف سرصفحه را تشخیص نخواهد داد. (این ردیف دقیقاً مانند یک ردیف داده دیگر در اکسل به نظر می رسد.)
تنها پس از انتخاب محدوده و تعیین اینکه آیا ردیف سرصفحه وجود دارد یا خیر، اکسل مرتب سازی واقعی را انجام می دهد. میزان رضایت شما از نتایج بستگی به این دارد که آیا اکسل هم انتخاب محدوده و هم تعیین ردیف سرصفحه را درست انجام داده است یا خیر. به عنوان مثال، اگر اکسل فکر نمی کند که یک ردیف سرصفحه دارید، و دارید، سرصفحه شما در بدنه داده ها مرتب می شود. این به طور کلی چیز بدی است.
برای اطمینان از اینکه محدوده داده شما به درستی شناسایی شده است، از میانبر Ctrl+Shift+8 استفاده کنید تا ببینید اکسل چه چیزی را انتخاب می کند. این چیزی است که مرتب خواهد شد. اگر با انتظارات شما مطابقت ندارد، باید یا کاراکتر داده ها را در جدول خود تغییر دهید یا قبل از استفاده از کادر محاوره ای مرتب سازی، محدوده داده را انتخاب کنید.
برای اطمینان از اینکه عنوان شما به درستی تشخیص داده شده است، از میانبر Ctrl+Shift+8 برای انتخاب محدوده داده استفاده کنید، سپس به ردیف اول نگاه کنید. اگر سرصفحه شما دارای سلول‌های خالی در بین موارد انتخاب شده در ردیف اول است، یا ردیف اول درست مانند ردیف دوم فرمت شده است، یا شما بیش از یک ردیف سرصفحه انتخاب کرده‌اید، اکسل فرض می‌کند که اصلاً ردیف سرصفحه ندارید. برای تصحیح این، تغییراتی را در ردیف سرصفحه خود ایجاد کنید تا مطمئن شوید که توسط اکسل به درستی شناسایی شده است.
در نهایت، اگر جدول داده‌های شما از سرصفحه‌های چند ردیفی استفاده می‌کند، ممکن است همه شرط‌ها غیرفعال شوند. اکسل در تشخیص آنها مشکل دارد. وقتی انتظار دارید که سطرهای خالی در آن هدر داشته باشد، مشکل را ترکیب می کنید. فقط نمی تواند آن را به طور خودکار انجام دهد. با این حال، می‌توانید به سادگی تمام ردیف‌هایی را که می‌خواهید مرتب کنید، قبل از انجام مرتب‌سازی انتخاب کنید. به عبارت دیگر، در مورد آنچه می خواهید اکسل مرتب کند، مشخص باشید. اجازه ندهید اکسل برای شما مفروضاتی ایجاد کند.
