همانطور که در حال توسعه یک صفحه گسترده هستید، ممکن است بخواهید آنچه را که کاربران می توانند در یک سلول خاص قرار دهند محدود کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید مطمئن شوید که ورودی های یک سلول دقیقاً چهار کاراکتر هستند، با عدد 6 شروع می شوند، هر رقمی، سپس یک حرف و سپس هر رقمی دنبال می شوند.
سه راه برای انجام چنین اعتبار سنجی وجود دارد. البته اولین مورد، نوشتن یک ماکرو است که ورودی را بررسی می کند و مطمئن می شود که ورودی ها از الگوی مورد نظر پیروی می کنند. راه ساختن چنین ماکرو در شماره های دیگر ExcelTips توضیح داده شده است.
روش دیگر، بدون استفاده از ماکروها، تکیه بر ویژگی اعتبارسنجی داده اکسل است. اگر تعداد ورودی های معتبر خیلی زیاد نیست، می توانید این مراحل کلی را امتحان کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای Data Validation.
- در یک کاربرگ خالی، فهرستی از ورودی های معتبر بسازید.
- در کاربرگ مورد استفاده برای ورودی، سلولی را که ورودی در آن انجام می شود برجسته کنید.
- تب Data روبان را نمایش دهید.
- بر روی ابزار Data Validation در گروه Data Tools کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Data Validation را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- با استفاده از لیست کشویی Allow، لیست را انتخاب کنید.
- با نقطه درج در کادر منبع، فهرستی را که در مرحله 1 قرار داده اید انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید.
اکنون، هر زمان که شخصی سعی می کند داده هایی را وارد کند که در لیست مقادیر قابل قبول شما وجود ندارد، قوانین اعتبارسنجی اعمال می شود و کاربر مجبور می شود ورودی را تغییر دهد.
همچنین می توانید از ویژگی اعتبارسنجی داده ها به روشی متفاوت استفاده کنید. اگر قوانین کاملاً تعریف شده ای برای ورود داده های خود دارید، می توانید فرمولی تهیه کنید که یک ورودی معتبر را توصیف کند. فرمول زیر یکی از این فرمول ها است:
=AND((LEN(A1)=4),(LEFT(A1,1)="6"),(ISNUMBER(VALUE(
(MID(A1,2,1))))),(CODE(MID(UPPER(A1),3,1))>64),(CODE(
MID(UPPER(A1),3,1))
به یاد داشته باشید که این یک فرمول واحد است که همه را در یک خط وارد کرده و از مراحل کلی زیر استفاده می کند:
- سلولی که ورودی در آن انجام می شود را برجسته کنید. (فرمول بالا فرض می کند که شما از سلول A1 استفاده می کنید. اگر سلول دیگری انتخاب شده است، باید تغییرات مرجع مناسب را در فرمول بالا اعمال کنید.)
- تب Data روبان را نمایش دهید.
- بر روی ابزار Data Validation در گروه Data Tools کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Data Validation را نمایش می دهد.
- با استفاده از لیست کشویی Allow، Custom را انتخاب کنید.
- فرمول بالا را در کادر Formula وارد کنید. (همه یک خط، بدون فاصله.)
- روی OK کلیک کنید.
ممکن است بر اساس محتویات A1 با کلیک بر روی OK با خطا مواجه شوید. (اکسل ممکن است سعی کند به شما بگوید که محتویات A1 مطابق با قانون اعتبار سنجی نمی شود.) این مشکلی ندارد. زمانی که شخصی بخواهد چیزی را در سلول وارد کند، قانون اعتبارسنجی که تنظیم می کنید، وارد عمل می شود.
این فرمول اساساً ورودی ایجاد شده را جدا می کند و تعیین می کند که آیا هر کاراکتر در محدوده است یا خیر. اگر نه، نتیجه فرمول FALSE است و قوانین اعتبارسنجی وارد عمل می شوند.
