کارن مشکلی را توضیح داد که در آن یک ورک بوک مشترک، ذخیره شده در شبکه شرکت، به طور دوره ای تمام داده هایی را که قبلاً در آن قرار داشت از دست می دهد. در تلاش برای ردیابی مشکل، کارن آزمایش هایی انجام داد که در آن او و همکارانش سعی کردند فایل را همزمان باز کرده و آن را ذخیره کنند، اما همه آزمایش ها داده ها را دست نخورده باقی گذاشتند. با این حال، او گزارش می دهد که مواقعی وجود دارد که داده های ورک بوک به سادگی پاک می شوند. کاملا پاک کرد.
این مشکل شاید نمونه بارز این باشد که چرا بسیاری از افراد از اعتماد به کتاب های کار مشترک در اکسل خودداری می کنند. بسیاری از افراد تجربیات مرتبطی دارند که در آن داده ها خراب شده اند، اطلاعات بازنویسی می شوند، یا داده ها کاملاً ناپدید می شوند. همه مشکلات به این واقعیت مربوط می شود که یک ورک بوک به اشتراک گذاشته شده است و با خاموش شدن اشتراک گذاری، مشکلات برطرف می شوند.
این منجر به اولین پیشنهاد می شود: ورک بوک را به اشتراک نگذارید. اگر آن را "اشتراک نگذارید"، تنها یک نفر می تواند ورک بوک را در یک زمان باز کند، که پیچیدگی را کاهش می دهد و احتمال فساد را کاهش می دهد. اگر داده های موجود در ورک بوک گسترده است و باید بین چندین کاربر به اشتراک گذاشته شود، به برنامه ای تبدیل کنید که برای یکپارچگی بهتر داده ها در یک محیط چند کاربره مانند Access طراحی شده است.
اگر این امکان پذیر نیست، آهنگ Track Changes را در اکسل روشن کنید (گزینه ای که هنگام اشتراک گذاری ورک بوک موجود است) تا تاریخچه تغییرات حفظ شود. این به شما امکان می دهد ببینید آخرین بار چه کسی یک ورک بوک را تغییر داده است. اگر ورک بوک را باز کنید و داده های موجود را پیدا کنید، بررسی تاریخچه تغییرات ممکن است نشان دهد که داده ها - احتمالاً سهوا - توسط یک کاربر حذف شده است.
البته این امکان وجود دارد که تاریخچه تغییرات اطلاعاتی را که شما امیدوار هستید ارائه ندهد. دلیل اینکه اشتراک گذاری یک ورک بوک می تواند منجر به خراب شدن داده ها شود، روشی است که اکسل به کاربران اجازه می دهد با داده ها کار کنند. در برنامه ای مانند Access، داده ها بر اساس رکورد به رکورد واکشی می شوند و با آنها کار می شود. در حالی که رکورد توسط کاربر استفاده می شود، هیچ کاربر دیگری نمی تواند در رکورد تغییر ایجاد کند، اما می تواند در رکوردهای دیگر تغییراتی ایجاد کند.
در اکسل، کل ورک بوک به رایانه کاربر منتقل می شود، نه تنها یک رکورد از داده های ورک بوک. در یک سناریوی ورک بوک مشترک، این بدان معنی است که چندین نسخه از ورک بوک به طور همزمان باز هستند و Excel وظیفه حل تضادهای احتمالی در داده ها را بر عهده دارد. سناریوی زیر را در نظر بگیرید:
- کاربر 1 ورک بوک را باز می کند، به این معنی که یک نسخه از ورک بوک اکنون در حافظه سیستم او قرار دارد.
- ده دقیقه بعد کاربر 2 ورک بوک مشترک را باز می کند. این نسخه که اکنون در حافظه سیستم User 2s قرار دارد، هیچ یک از تغییرات انجام شده در 10 دقیقه گذشته توسط کاربر 1 را ندارد.
- پنج دقیقه بعد، کاربر 2 ورک بوک مشترک را ذخیره می کند، اما به کار خود ادامه می دهد.
- دو دقیقه بعد کاربر 3 ورک بوک مشترک را باز می کند. این نسخه نسخه ای است که کاربر 2 به تازگی آن را ذخیره کرده است و شامل هیچ چیز انجام شده توسط کاربر 1 یا تغییرات اضافی ایجاد شده توسط کاربر 2 از آخرین ذخیره سازی نیست.
- سیزده دقیقه بعد، هر سه کاربر نسخه های خود را از Workbook مشترک ذخیره کرده و از اکسل خارج می شوند.
در این سناریوی سی دقیقه ای، آیا کسی می تواند بگوید که کدام یک از تغییرات کاربران در نسخه نهایی ورک بوک ذخیره می شود؟ کدام تغییرات باید ذخیره شوند؟ وقتی پیامدهای چنین سناریویی را در نظر می گیرید (و این سناریو غیر معمول نیست)، می توانید ببینید که چرا بسیاری از افراد پیشنهاد می کنند از Excel در یک محیط مشترک استفاده نکنید.
