ایجاد کتابهای کاری فردی

Question

اگر کمی از اکسل استفاده می کنید، می دانید که ممکن است تعدادی ورک بوک نسبتاً بزرگ از همکاران دریافت کنید. اغلب مطلوب است که ورک بوک را تجزیه کنید، به طوری که هر کاربرگ در ورک بوک خودش باشد. در حالی که این کار را می توان به صورت دستی انجام داد، اگر کارهای زیادی انجام دهید، این روند به سرعت خسته کننده می شود.

این نوع کارهای تکراری برای یک کلان طبیعی است. ماکرو زیر که BreakItUp نام دارد، فایل های ورک بوک را بر اساس کاربرگ های موجود در ورک بوک فعلی ایجاد می کند. بنابراین، اگر ورک بوک فعلی شامل 25 کاربرگ باشد، اجرای این ماکرو منجر به ایجاد 25 فایل ورک بوک اکسل می شود. هر ورک بوک دارای یک کاربرگ واحد است و نام ورک بوک با کاربرگ یکی است.

Sub BreakItUp()
    Dim sht As Worksheet
    Dim NFName As String
    Const WBPath = "C:"

    For Each sht In ActiveWorkbook.Worksheets
        sht.Copy
        NFName = WBPath & sht.Name & ".xlsx"
        ActiveWorkbook.SaveAs FileName:=NFName, _
            FileFormat:=xlNormal, CreateBackup:=False
        ActiveWindow.Close
    Next
End Sub

ماکرو BreakItUp کتاب های کار جدید را در دایرکتوری ریشه در درایو C ذخیره می کند. اگر می خواهید کتاب های کاری شما در مکان دیگری ذخیره شوند، می توانید به سادگی خطی که ثابت WBPath در آن ایجاد می شود را تغییر دهید.

همچنین باید بدانید که خراب کردن این ماکرو نسبتاً آسان است. به عنوان مثال، اگر از یک کاراکتر در نام کاربرگ استفاده می کنید که برای نام فایل «قانونی» نیست، وقتی ماکرو می خواهد فایل را ایجاد کند، بی رحمانه متوقف می شود. البته، شما به راحتی می توانید تغییراتی را در ماکرو انجام دهید تا این کاراکترهای غیرقانونی را بررسی و جایگزین کنید.

یکی دیگر از مشکلات احتمالی ماکرو این است که اگر فایلی وجود داشته باشد که همان نام یک کاربرگ را داشته باشد، اجرای آن متوقف می شود. به عنوان مثال، فرض کنید شما یک کاربرگ به نام MySheet1 دارید. اگر از قبل فایلی به نام MySheet1.xls روی دیسک وجود داشته باشد، ماکرو زمانی که می خواهد فایل را بازنویسی کند متوقف می شود. می توانید با اطمینان از وجود تداخل نام فایل در فهرستی که کتاب های کاری در آن ذخیره می شوند، این مشکل را برطرف کنید.

در نهایت، اگر ورک بوک اصلی شما دارای فرمول هایی است که به کاربرگ های دیگر (غیر از برگه ای که فرمول در آن وجود دارد) ارجاع می دهد، آن فرمول ها در کتاب های کار بریکه کار نمی کنند. به همین دلیل، باید به دقت بررسی کنید که چه چیزی ایجاد شده است تا مطمئن شوید که کتاب های کاری متناسب با نیازهای شما هستند.