آنتونی تعدادی ورک بوک دارد که محدوده های نامگذاری شده در آنها تعریف شده است. با گذشت زمان، استفاده از این محدوده های نامگذاری شده تغییر می کند. او متعجب است که آیا راهی برای بررسی اینکه آیا یک محدوده نام گذاری شده هنوز در یک ورک بوک استفاده می شود یا به آن ارجاع داده می شود، وجود دارد. او می خواهد محدوده های نامگذاری شده را که دیگر مورد نیاز نیستند حذف کند.
پاسخ به این سوال پیچیده تر از آن چیزی است که فکر می کنید. دلیل آن این است که محدوده های نامگذاری شده را می توان در بسیاری از مکان ها استفاده کرد. رایج ترین مکان برای استفاده از آنها در فرمول های یک ورک بوک است. پیدا کردن آنها در واقع آسان است و در صورت تمایل می توان آنها را حذف کرد. که در اکسل نکته قبلی : یافتن نام های استفاده نشده پوشش داده شده بود.
هر چند این همه چیز نیست. محدوده های نام گذاری شده همچنین می توانند در ماکروها، قوانین قالب بندی شرطی، در نمودار، لیست های کشویی و تعدادی از اشیاء دیگر ارجاع شوند. آنها همچنین می توانند در کتاب های کار دیگری که به ورک بوک فعلی اشاره می کنند استفاده شوند.
برخی از این موارد را می توانید با استفاده از ماکرو بررسی کنید، مانند نمودارها و قوانین قالب بندی شرطی. اگر می خواهید بررسی کنید که آیا یک محدوده نام گذاری شده در یک ماکرو استفاده می شود، می توانید ماکروهای خود را به یک سند متنی صادر کنید و سپس از یک برنامه دیگر برای جستجوی سند متنی استفاده کنید. با این حال، ردیابی محدوده های نام گذاری شده در کتاب های کاری خارجی تقریباً غیرممکن می شود.
همانطور که می توانید بگویید، ردیابی اینکه آیا یک محدوده نام گذاری شده «در حال استفاده» است یا نه تقریباً غیرممکن می شود، بدون اینکه محدودیت هایی در مورد آنچه جستجو می کنید و جایی که آن را جستجو می کنید، تقریباً غیرممکن می شود.
نوع کاملاً متفاوتی از مشکل محدوده نامی وجود دارد که می توانید با استفاده از ابزارهایی که اکسل ارائه می دهد ردیابی و پاکسازی کنید. اگر Name Manger را باز کنید ( برای نمایش Ctrl+F3 آن را فشار دهید)، می توانید از آن برای یافتن محدوده های نامعتبر استفاده کنید. (استفاده از محدوده های نامعتبر غیرممکن است، زیرا حتی اگر در جایی به آنها ارجاع داده شود، نتایج نامعتبر را برمی گرداند.)
در Name Manager باید لیستی از تمام نام های تعریف شده در ورک بوک فعلی را مشاهده کنید. به هر دو ستون Value و Refers To نگاهی بیندازید. اگر هر کدام از آن ها کاراکترهای #REF را دارند! در آنها، می توانید با خیال راحت آنها را حذف کنید - آنها دیگر محدوده های نامگذاری شده معتبری نیستند.
اگر با استفاده از Name Manager بیشتر کاوش کنید، می خواهید به هر محدوده ای که در ستون Value "بدون مقدار" وجود دارد نگاه کنید. اینها مواردی هستند که ممکن است به ناحیه اشتباهی از کاربرگ اشاره کنند.
اگر می خواهید کارهایی را که می توانید با Name Manager انجام دهید گسترش دهید، می توانید این افزونه شخص ثالث از Microsoft MVP Jan-Karel Pieterse را در نظر بگیرید:
http://www.jkp-ads.com/OfficeMarketPlacenm-en.asp
این افزونه رایگان است و می توانید از آن برای نمایش نام های استفاده نشده استفاده کنید. سپس می توانید به صورت انتخابی (یا به طور کامل) نام های استفاده نشده واقع شده را حذف کنید.
مجدداً، به یاد داشته باشید که صرف نظر از رویکردی که استفاده می کنید، ممکن است محدوده های نامگذاری شده را که نباید حذف می شدند، حذف کنید. این را فقط در طول زمان کشف خواهید کرد، بنابراین ممکن است بخواهید قبل از انجام هر گونه پاکسازی، یک کپی از ورک بوک را نگه دارید.
