تونی در مورد تفاوت های ذخیره سازی ماکرو در Word و Excel سوالی دارد. در Word، ماکروها را می توان در قالب اسناد ذخیره کرد و می توانید یک الگو را به یک سند خاص پیوست کنید. بنابراین، تونی می تواند تنها یک الگو را حفظ کند و آن را ویرایش کند تا ویژگی های اتوماسیون جدیدی را به اسنادی که ممکن است سال ها پیش ایجاد کرده است اضافه کند. تونی به این فکر می کند که آیا راهی برای انجام همین کار در اکسل وجود دارد تا همه همکارانش بتوانند از ماکروهای ذخیره شده در قالب اکسل در درایو شبکه استفاده کنند.
پاسخ کوتاه این است که هیچ راهی برای انجام آنچه که شما توصیف می کنید وجود ندارد. دلیل آن این است که یک تفاوت ذاتی بین نحوه استفاده از قالب ها در این دو برنامه وجود دارد. در ورد، یک قالب به طور فعال به یک سند متصل می شود و هر زمان که سندی باز می شود، الگوی پیوست شده به آن سند نیز باز می شود. اگر الگو از آخرین باری که سند باز شده تغییر کرده باشد (به عنوان مثال، اگر الگو به روزرسانی شده باشد تا ماکروهای جدید داشته باشد)، آن گاه این تغییرات بلافاصله در آن سند در دسترس هستند.
در اکسل، قالب ها اینطور نیستند. درست است، می توانید قالب هایی با قابلیت ماکرو (فایل های XLTM) ایجاد کنید و سپس کتاب های کاری را بر اساس آن الگوها ایجاد کنید. ماکروهای موجود در قالب باید به عنوان بخشی از ورک بوکی که بر اساس آن الگو ایجاد می کنید به پایان برسد. اما این تا آنجاست که پیش می رود. هیچ "پیوند فعال" بین یک سند و یک الگو وجود ندارد. اگر بعداً الگو را با ماکروهای جدید به روزرسانی کنید، کتاب های کاری که قبلاً براساس آن الگو ایجاد شده اند تحت تأثیر قرار نمی گیرند.
اگر می خواهید ماکروهایی که دائماً به روزرسانی می شوند را در دسترس همکاران قرار دهید، سه راه برای انجام این کار در محیط اکسل وجود دارد. ابتدا می توانید به فایل Personal.xlsb تکیه کنید. هر ماکرو در این ورک بوک ویژه در دسترس کاربر است زیرا هر زمان که از Excel استفاده می شود باز می شود. می توانید سیستمی را راه اندازی کنید تا دائماً ورک بوک Personal.xlsb را در همه سیستم های همکاران به روزرسانی کند. نقطه ضعف این است که به روز رسانی مداوم دردسرساز است.
روش دوم ایجاد یک ورک بوک ویژه با قابلیت ماکرو در درایو شبکه است که برای همه همکاران شما قابل دسترسی باشد. ممکن است نام خاصی مانند OurCompanyMacros.xlsm به آن بدهید و از آن برای انجام هیچ کاری به جز ذخیره ماکروهای شرکت خود استفاده نکنید. به همه همکاران خود بیاموزید هر زمان که از اکسل استفاده می کنند، این ورک بوک را باز کنند و سپس به ماکروهای موجود در ورک بوک دسترسی خواهند داشت. این قابل مدیریت تر از رویکردی است که به Personal.xlsb متکی است زیرا شما فقط باید ماکروها را در یک ورک بوک به روز کنید و سپس همه کاربران می توانند به آنها دسترسی داشته باشند.
رویکرد سوم ایجاد یک افزونه شرکتی است که حاوی ماکروهای شما باشد. نحوه ایجاد یک افزونه برای این نکته بسیار مفصل است، اما می توانید اطلاعات بیشتری را در این ExcelTips بیابید :
https://excelribbon.tips.net/T008528
https://excelribbon.tips.net/T008529
این افزونه را می توان در یک درایو شبکه ذخیره کرد و سپس کاربران می توانستند آن افزونه را روی سیستم خود نصب کنند و از همه ماکروهای موجود در آن استفاده کنند. هنگام نصب افزونه شبکه، به کاربران به طور خودکار این گزینه داده می شود که افزونه را در درایو محلی خود کپی کنند. اگر کاربر انتخاب کند که افزونه را کپی کند، توانایی به روز رسانی افزونه را از بین می برد و همکاران به ماکروهای به روز شده دسترسی خواهند داشت. راه حل این است که مقداری "بررسی" در ماکروهای خود ایجاد کنید تا همیشه مطمئن شوید که افزونه محلی فعلی آخرین نسخه است. اگر اینطور نیست، ماکرو شما می تواند از کاربر بخواهد هر فرآیند به روزرسانی را که ممکن است ایجاد کنید انجام دهد تا مطمئن شود افزونه به روز است.
شما می توانید در توسعه و استقرار افزونه ها به همان اندازه که می خواهید جذاب باشید. اگر اطلاعات بیشتری درباره افزونه ها از آنچه احتمالاً می خواهید می خواهید، می توانید به این وب سایت مایکروسافت مراجعه کنید:
https://docs.microsoft.com/en-us/office/dev/add-ins/excel/
نکته اصلی این است که به دلیل تفاوت هایی که در نحوه طراحی و پیاده سازی قالب ها در اکسل در مقایسه با Word وجود دارد، اطمینان از اینکه کاربران کتاب های کاری خاص به ماکروهای به روز شده برای آن کتاب های کار دسترسی دارند، می تواند کمی سخت تر باشد.
