قبل از پرداختن به نحوه ذخیره فایل Word، بهتر است با فرمتهایرایج در این باره آشنا شوید.
DOCX : این فرمت رایجترین و بهترین فرمت ذخیرهسازی فایلهای Word است، اما ذکر این مطلب ضروری است که این فرمت قابل پشتیبانی از نسخه های 2007 به بعد است.
فرمت DOCX کوتاه شده عبارت Microsoft Office Open XML و یک فرمت استاندارد است. این فرمت توسط مایکروسافت ساخته شده است و در سیستم عامل
ویندوز مثلاً نسخه ویندوز 7 قابل اجرا هستند.
DOCXها فایلهایی هستند که توسط برنامه Microsoft Word نسخه 2007 یا بالاتر به صورت فرمت پیش فرض ساخته میشوند؛ یعنی در این برنامه میتوان با فرمتهای دیگر نیز فایل نوشتاری مورد نظر را ذخیره کرد اما فرمت پیشفرض همان DOCX است.
فایلهای دارای فرمت DOCX داده های نوشتاری هستند که برپایه طراحی XML ساخته شدهاند. طراحی این فرمت بر پایه XML به سازندگان برنامه های کاربردی این امکان را میدهد تا بتوانند به راحتی به داده های مرتب شده فایل DOCX مربوطه دسترسی داشته باشند. همچنین طراحی بر پایه فرمت XML باعث کاهش حجم فایل نهایی میشود.
بنابراین برنامه Microsoft Word میتواند سریعتر این داده ها را پردازش کند. چون این فرمت بر اساس XML ساخته و فشرده شده، میتواند با غیر فشرده کردن آن، محتوای فایل را دید. یکی از سادهترین روشها تغییر نام فایل برای مثال از
MyDoc.docx بهMyDoc.zip است.
DOCM: این فرمت برای ذخیره سازی سندهایی که دارای Macro هستند استفاده میشود .ماکرو مجموعه ای از فرمانها، کلیدها و یا کلیک های ماوس است که میتوانید آن را ذخیره و هر وقت که خواستید اجرا کنید. اگر مجبورید به طور مداوم کارهای تکراری و معینی را در Excel ،Word انجام دهید، میتوانید با ترکیب و ذخیره مراحل کار در یک ماکرو و سپس اجرای آن با کلیک روی یک آیکن و یا فشردن ترکیبی از کلیدها، حجم کارتان را سبک کنید. دو راه برای ایجاد ماکروهای Office وجود دارد:
1-ضبط ضربه کلیدها در حین انجام مراحل یک کار یا نوشتن آنها از ابتدا.
2-نوشتن ماکرو از ابتدا: این روش مستلزم فراگیری زبان برنامهنویسی Visual Basic برای برنامه های کاربردی یا
VBA است.
DOC: این فرمت برای 2003-Word است.
PDF: این فرمت فایل را به صورت غیر قابل تغییر در میآورد؛ و قابل اجرا با Word نیست. فایده این فرمت این است که سند شما به صورتی که آن را ایجاد کرده اید ذخیره میشود.یعنی وقتی فایل را به جای دیگر منتقل کردید و باز کردید فرمت آن بهم نمی خورد.
HTM , HTML: این دو فرمت صفحات را به صورت صفحات مورد استفاده در Web ذخیره میکند.
TXT: به صورت متن کاملا ساده بدون هیچ فرمت و استایل ! این فرمت اگر چه نمیتواند تمامی قالبهای سند شما را ذخیره کند اما میتواند در تمامی سیستمها به اجرا در بیاید.
جهت ذخیره یک سند Word، دو حالت وجود دارد که به معرفی هر یک از آنها پرداخته میشود:
1-زمانی که شما فقط بخواهید سند خود را ذخیره کنید و از محیط برنامه خارج شوید. برای این کار میتوانید از کلیدهای ترکیبی Ctrl + S استفاده کنید یا از آیکون Save در نوار عنوان برنامه در سمت چپ استفاده کنید .
همچنین میتوانید به سربرگ File رفته و روی گزینه Save کلیک کنید.
2-زمانی که شما نیاز داشته باشید تا به سند خود آدرس ذخیره سازی داده و برای آن نامی را تعیین کنید. بدین منظور به سربرگ File رفته و در بخش Save As گزینه Browse را در قسمت Computer کلیک کنید سپس در کادر باز شده در بخش File Name نام دلخواه را به برنامه داده و در بخش Save As Type فرمت سند خود را تعیین کنید. در پایان به مسیر دلخواه خود رفته تا با کلیک روی گزینه Save، سند شما ذخیره شود.
