فرانسیس اسناد متعددی دارد که برای اهداف فهرست مطالب، باید آنها را به عنوان یک سند واحد در نظر بگیرد. او متعجب است که آیا راهی برای ایجاد فهرست مطالبی که در واقع چندین سند را در بر می گیرد وجود دارد.
در واقع سه راه برای این کار وجود دارد. من به سرعت دو مورد از رویکردها را شرح می دهم و سپس کمی زمان بیشتری را برای سومی صرف می کنم.
اولین رویکرد این است که به سادگی یک سند جدید ایجاد کنید و سپس محتویات هر یک از فایل های خود را به ترتیب مناسب در آن سند جدید کپی کنید. فرض کنید یک سری اسناد به نام‌های Chap01، Chap02، Chap03 و از طریق Chap32 دارید. شما باید هر یک از این فایل ها را باز کنید، به نوبه خود، Ctrl+A را فشار دهید تا همه چیز در فایل انتخاب شود، به سند جدید بروید و Ctrl+V را فشار دهید . با انجام این کار، سند جدید بزرگتر و بزرگتر می شود (البته)، اما پس از تکمیل می توانید به راحتی یک TOC را به ابتدای سند اضافه کنید.
صادقانه بگویم، این رویکرد کار بسیار زیادی است، و چندان انعطاف پذیر نیست. هر بار که یکی از اسناد را ویرایش می کنید، باید این روند را تکرار کنید تا یک TOC جدید دریافت کنید. بنابراین، من این روش خاص را توصیه نمی کنم.
روش دوم استفاده از سند اصلی و اسناد فرعی است. این یک ویژگی است که در Word تعبیه شده است که به شما امکان می دهد یک "سند کانتینر" (سند اصلی) را تعریف کنید و اسناد دیگری را که باید در ظرف گنجانده شوند (سندهای فرعی) شناسایی کنید. برای ایجاد یک سند اصلی، مراحل زیر را دنبال کنید:
- یک سند کاملاً جدید ایجاد کنید. مطمئن شوید که از همان الگوی اسنادی که می‌خواهید در TOC گنجانده شود استفاده می‌کند.
- سند را در نمای Outline نمایش دهید. (برگه View روبان را نمایش دهید و بر روی ابزار Outline در گروه Views کلیک کنید.)
- مطمئن شوید که زبانه Outlining روبان نمایش داده شده است. (وقتی به نمای Outline می روید باید به طور پیش فرض نمایش داده شود.)
- در گروه Master Document، روی ابزار Show Document کلیک کنید. Word ابزارهای گروه Master Document را گسترش می دهد.
- بر روی ابزار Insert کلیک کنید که در گروه Master Document قابل مشاهده است. Word کادر محاوره ای Insert Subdocument را نمایش می دهد. (این کادر محاوره ای بسیار شبیه به یک کادر محاوره ای Open استاندارد به نظر می رسد.)
- با استفاده از کنترل‌های موجود در کادر محاوره‌ای، اولین سندی را که می‌خواهید در TOC گنجانده شود، پیدا کرده و انتخاب کنید.
- روی Open کلیک کنید. Word محتویات سند را که با بخش‌هایی احاطه شده است درج می‌کند.
- مراحل 5 تا 7 را برای هر یک از اسناد دیگری که می خواهید اضافه کنید، تکرار کنید.
- TOC خود را همانطور که به طور معمول انجام می دهید وارد و تولید کنید.
اگر تصمیم به استفاده از این رویکرد (ایجاد یک سند اصلی) دارید، بدانید که داستان های ترسناک متعددی در رابطه با استفاده از آنها وجود دارد. بسیاری از مردم اسناد اصلی را سریع ترین راه موجود برای خراب کردن اسناد Word می دانند. از آنجایی که این امکان وجود دارد، باید مطمئن شوید که با نگه‌داشتن نسخه‌های پشتیبان از تمام اسناد اصلی خود، بدون اینکه آن پشتیبان‌ها بخشی از سند اصلی باشند، از خود محافظت کنید. می توانید اطلاعات بیشتر در مورد خرابی اسناد اصلی را در این صفحه در سایت Word MVP بیابید:
اگر از این سایت MVP بازدید کنید، پیوندی به سندی از استیو هادسون پیدا خواهید کرد که ده "قانون" را برای استفاده از اسناد اصلی و به حداقل رساندن احتمال فساد ارائه می دهد. بیشتر اطلاعات موجود در سند، البته کمی قدیمی به نظر می رسد. اگر تا آنجا پیش بروید، متوجه خواهید شد که یکی از قوانین او این است که تنها چیزی که باید در یک سند اصلی علاوه بر پیوندهای اسناد فرعی وجود داشته باشد، TOC است.
رویکرد سوم استفاده از کدهای فیلد برای ترکیب اسناد در یک سند واحد است. این رویکرد دارای کمترین تعداد اشکالاتی است که می توانم پیدا کنم، بنابراین این همان چیزی است که من پیشنهاد می کنم. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای Field.
- یک سند کاملاً جدید ایجاد کنید. مطمئن شوید که از همان الگوی اسنادی که می‌خواهید در TOC گنجانده شود استفاده می‌کند. باید مطمئن شوید که نقطه درج در ابتدای سند باشد.
- زبانه Insert روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار Quick Parts در گروه Text کلیک کنید. Word برخی از انتخاب ها را در زیر ابزار نمایش می دهد.
- روی فیلد کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Field را نمایش می دهد.
- فهرست ها و جداول را از لیست دسته ها (گوشه سمت چپ بالای کادر محاوره ای) انتخاب کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- RD را از لیست Field Names انتخاب کنید. Word ظاهر کادر محاوره ای را طوری تنظیم می کند که شامل نام فایل یا کادر URL باشد.
- در کادر Filename یا URL نام اولین فایلی را که می خواهید در TOC گنجانده شود وارد کنید.
- روی OK کلیک کنید. Word فیلد را در سند وارد می کند.
- یکبار Enter را فشار دهید .
- مراحل 2 تا 9 را برای هر یک از اسناد دیگری که می خواهید اضافه کنید، تکرار کنید.
- TOC خود را همانطور که به طور معمول انجام می دهید وارد و تولید کنید.
حتی اگر مسیر کد فیلد RD ایمن‌ترین رویکرد است، اما بدانید که اگر از Word 2013 استفاده می‌کنید، ممکن است در اجرای کدهای RD با یک اشکال مواجه شوید. (این مشکل در نسخه‌های بعدی Word برطرف شد؛ فقط در Word 2013 وجود دارد.) اگر شماره صفحه ایجاد شده برای یک فایل همه یکسان باشد، متوجه خواهید شد که آیا با این اشکال مواجه شده‌اید. ظاهراً می‌توانید با باز کردن همه فایل‌های ارجاع‌شده در Word هنگام تولید (یا بازسازی) TOC، باگ را برطرف کنید. همچنین، در صورت تمایل، می‌توانید تمام کدهای فیلد RD را به کدهای فیلد INCLUDETEXT تغییر دهید، اما اگر این کار را انتخاب کردید، باید قبل و بعد از هر کدام از کدهای فیلد، یک بخش استراحت قرار دهید.
