اعمال مجدد سبک ها بدون درز

Question

دب اغلب اسنادی را فرمت می‌کند که پس از ارائه محتوا توسط چندین نفر دیگر به او می‌رسند. یکی از اولین قدم های او اعمال سبک های صحیح است. گاهی اوقات، برای مثال، پاراگراف با برچسب Body Text مانند سبک متن بدن او قالب بندی نمی شود. مشکل این است که وقتی او سبکی را دوباره به پاراگرافی که نام سبک یکسانی دارد اعمال می‌کند، یک کادر محاوره‌ای Modify Style دریافت می‌کند که از او می‌پرسد که آیا می‌خواهد «سبک را برای منعکس‌کردن تغییرات اخیر به‌روزرسانی کند» به‌عنوان پیش‌فرض، یا « قالب بندی سبک را مجدداً در انتخاب اعمال کنید." نیازی به گفتن نیست که این خیلی زود آزاردهنده می شود. Deb همیشه گزینه "Reapply" را می خواهد. او نمی‌داند که آیا می‌تواند گزینه «اعمال مجدد» را به‌طور پیش‌فرض تبدیل کند یا بهتر از آن، به طور کامل از شر این پاپ‌آپ خلاص شود.

در واقع چندین روش مختلف وجود دارد که می توانید سبک ها را در یک سند مجدداً اعمال کنید. یکی از راه ها پاراگراف به پاراگراف است، همانطور که Deb انجام می دهد. شما یک پاراگراف را پیدا می کنید و سپس روی نام سبک در پنل Styles کلیک می کنید. هنگامی که از این روش استفاده می کنید، Word ممکن است از شما بپرسد که آیا می خواهید سبک را مجدداً اعمال کنید یا سبک را به روز کنید تا قالب بندی را در پاراگراف همانطور که وجود دارد منعکس کنید.

دلیل اینکه Word این سوال را می پرسد این است که به طور پیش فرض برای پرسیدن آن پیکربندی شده است. برای غیرفعال کردن این درخواست، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
2. روی Advanced در سمت چپ کادر گفتگو کلیک کنید.
3. در قسمت Editing Options، مطمئن شوید که چک باکس Prompt to Update Style پاک شده باشد.
4. روی OK کلیک کنید.

که باید آن را انجام دهد. اکنون نباید از شما پرسیده شود که آیا می خواهید دوباره درخواست دهید یا به روز رسانی کنید. در عوض، Word فرض می‌کند که می‌خواهید دوباره درخواست دهید، و می‌توانید با خوشحالی در مسیر خود حرکت کنید.

یک نکته جانبی وجود دارد که باید به آن اشاره کرد؛ یکی از مواردی که در حین انجام آزمایش هایی برای این نکته به آن برخورد کردم: هیچ یک از موارد بالا واقعاً در مورد سبک عادی صدق نمی کند. زمانی که سبک عادی را مجدداً اعمال می‌کنید، مهم نیست که تنظیمات کادر Prompt to Update Style چگونه باشد. در قسمت Style روی آن کلیک کنید و بدون هیچ درخواستی دوباره اعمال می شود. این فقط سبک های غیر عادی دیگر است که ورد در مورد آنها درخواست می کند.

روش جالب دیگری برای اعمال مجدد استایل ها وجود دارد: استفاده از کلیدهای میانبر. اگر یک کلید میانبر را به یک سبک اختصاص دهید، می توانید از آن کلید میانبر برای اعمال مجدد سبک به یک پاراگراف استفاده کنید و Word واقعاً به تنظیمات Prompt to Update Style توجهی نمی کند. به عنوان مثال، فرض کنید می خواهید سبک نقل قول را دوباره اعمال کنید. می توانید کلید میانبر را به این صورت اختصاص دهید:

شکل 1. کادر محاوره ای Customize Keyboard.

1. Alt+Ctrl+Shift+S را فشار دهید . Word صفحه Styles را نمایش می دهد. (همچنین می توانید برگه صفحه اصلی نوار را نمایش دهید و روی نماد کوچک در سمت راست پایین گروه Styles کلیک کنید.)
2. ماوس را روی نام هر سبکی که می‌خواهید دوباره اعمال کنید قرار دهید. یک فلش کوچک به سمت پایین در سمت راست نام ظاهر می شود.
3. برای فاش کردن گزینه های موجود، روی فلش رو به پایین کلیک کنید.
4. از بین گزینه ها گزینه Modify را انتخاب کنید. Word کادر محاوره ای Modify Style را نمایش می دهد.
5. روی دکمه Format (گوشه پایین سمت چپ) کلیک کنید و سپس کلید میانبر را انتخاب کنید. Word کادر محاوره ای Customize Keyboard را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
6. با نقطه درج در کادر Press New Shortcut Key، کلید میانبری را که می خواهید استفاده کنید فشار دهید. (به عنوان مثال، Alt+Q را فشار دهید.)
7. روی دکمه Assign کلیک کنید. کلید میانبر با سبک مرتبط است.
8. بر روی دکمه بستن کلیک کنید تا کادر محاوره ای سفارشی کردن صفحه کلید حذف شود.
9. روی دکمه OK کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای Modify Style حذف شود.

اکنون، زمانی که می‌خواهید یک استایل را مجدداً اعمال کنید، فقط کلید میانبری را که در مرحله 6 مشخص کرده‌اید فشار دهید. Word بدون اینکه از شما سؤالی بپرسد، سبک را مجدداً اعمال می‌کند.

حتی اگر از یکی از تکنیک‌هایی که قبلاً در مورد آنها بحث شد استفاده کنید، باز هم در مرور هر پاراگراف و استفاده مجدد از سبک‌ها دچار خستگی می‌شوید. شما می توانید با استفاده از روشی متفاوت برای به روز رسانی، بسیاری از خستگی را از بین ببرید. همانطور که در بالا توضیح داده شد، با پاک شدن کادر Prompt to Update Style، این مراحل را دنبال کنید:

1. Alt+Ctrl+Shift+S را فشار دهید . Word صفحه Styles را نمایش می دهد. (همچنین می توانید برگه صفحه اصلی نوار را نمایش دهید و روی نماد کوچک در سمت راست پایین گروه Styles کلیک کنید.)
2. ماوس را روی نام هر سبکی که می‌خواهید دوباره اعمال کنید قرار دهید. یک فلش کوچک به سمت پایین در سمت راست نام ظاهر می شود.
3. برای فاش کردن گزینه های موجود، روی فلش رو به پایین کلیک کنید.
4. انتخاب همه نمونه ها را انتخاب کنید. Word تمام سبک های سند را انتخاب می کند که از آن سبک خاص استفاده می کنند.
5. در قسمت Style، روی همان نام سبک کلیک کنید. Word سبک را مجدداً در تمام پاراگراف های انتخاب شده اعمال می کند.

همچنین می توانید در مرحله 5، به جای انتخاب مجدد استایل، Ctrl+Q را فشار دهید. این همه قالب بندی در سطح پاراگراف را مجدداً برای پاراگراف های انتخاب شده اعمال می کند. با این حال، هیچ یک از قالب‌بندی‌های سطح کاراکتر را که ممکن است به صراحت در پاراگراف‌ها اعمال شده باشد، تغییر نخواهد داد. برای خلاص شدن از شر آن، باید Ctrl+Spacebar را نیز فشار دهید . با این حال، با انجام این کار، از هرگونه قالب بندی کاراکتر خاصی که ممکن است بخواهید حفظ کنید، مانند پررنگ یا کج خلاص می شود. در تجربه من، خیلی بهتر است که نام سبک را همانطور که در مرحله 5 نوشته شده است، از پنجره Styles انتخاب کنید.

در نهایت، تکنیک دیگر استفاده از Find and Replace برای انجام به روز رسانی است. این مراحل را دنبال کنید:

شکل 2. تب Replace از کادر محاوره ای Find and Replace.

شکل 3. کادر محاوره ای Find Style.

1. مطمئن شوید که سند خود را ذخیره کرده اید.
2. Ctrl+Home را فشار دهید تا به ابتدای سند خود بروید.
3. Ctrl+H را فشار دهید . Word تب Replace را در کادر گفتگوی Find and Replace نمایش می دهد.
4. در صورت موجود بودن دکمه More را کلیک کنید. (شکل 2 را ببینید.)
5. یک بار در کادر Find What کلیک کنید و مطمئن شوید که خالی است.
6. روی Format کلیک کنید و Style را انتخاب کنید. Word کادر محاوره ای Find Style را نمایش می دهد. (شکل 3 را ببینید.)
7. نام سبکی را که می خواهید دوباره اعمال کنید انتخاب کنید.
8. برای بستن کادر گفتگوی Find Style روی OK کلیک کنید.
9. یک بار در کادر Replace With کلیک کنید و از خالی بودن آن مطمئن شوید.
10. روی Format کلیک کنید و Style را انتخاب کنید. Word کادر محاوره ای Replace Style را نمایش می دهد. (این کادر محاوره ای اساساً مشابه کادر محاوره ای Find Style قبلی است.)
11. همان سبکی را که در مرحله 7 انتخاب کردید انتخاب کنید.
12. برای بستن کادر محاوره ای Replace Style روی OK کلیک کنید.
13. روی Replace All کلیک کنید.

Word سند را جستجو می‌کند و تمام سبک‌هایی را که در مرحله 7 انتخاب کرده‌اید، با همان سبک جایگزین می‌کند و در نتیجه دوباره آنها را اعمال می‌کند.

یکی از مزایای قابل توجه تکنیک Find and Replace این است که می توانید از ضبط کننده ماکرو برای ضبط جایگزینی چندین سبک در یک ردیف استفاده کنید. این به شما امکان می‌دهد بعداً ماکرو را دوباره پخش کنید و در یک مرحله، سبک‌ها را در بسیاری از پاراگراف‌ها دوباره اعمال کنید. خیلی سریع؛ بسیار راحت