تورلتا نامه ای دو ساله باز کرد و امیدوار بود که آن را به عنوان مدرکی مبنی بر اینکه دو سال پیش نوشته است چاپ کند. با این حال، هنگام باز کردن، تاریخ نامه به روز شد و در نتیجه آن را برای هدف شواهدی که او می خواست بی فایده کرد. او فکر می کند که آیا راهی در Word برای جلوگیری از به روز رسانی خودکار فیلدها هنگام باز شدن یک سند وجود دارد.
هنگامی که از ابزار Insert Date برای اضافه کردن تاریخ به یک سند استفاده می کنید، به طور پیش فرض Word فیلد DATE را درج می کند. این فیلد همیشه تاریخ جاری را نشان می دهد، به این معنی که هر بار که فیلدها در سند به روز می شوند، قسمت DATE به روز می شود تا تاریخ امروز را منعکس کند.
این می تواند در موقعیت هایی مانند تورلتا مشکل ساز باشد. متأسفانه، هیچ راهی برای جلوگیری از به روز رسانی آن فیلدها هنگام باز کردن سند وجود ندارد. با این حال ممکن است راه هایی برای حل مشکل وجود داشته باشد. یک راه حل بالقوه این است که این مراحل را امتحان کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای Field.
- سندی را که دو سال پیش ایجاد کردید باز کنید.
- تاریخ را انتخاب کنید (روزی که به تاریخ امروز به روز شده است).
- زبانه Insert روبان را نمایش دهید.
- در گروه Text روی Quick Parts | کلیک کنید زمینه های. Word کادر محاوره ای Field را نمایش می دهد.
- تاریخ و زمان را به عنوان دسته فیلد در سمت چپ کادر محاوره ای انتخاب کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- CreateDate را از لیست Field Names انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید تا کادر محاوره ای فیلد بسته شود و فیلد وارد شود.
کاری که این مراحل انجام می دهند این است که فیلد DATE اصلی را با فیلد CREATEDATE جایگزین می کنیم، که همیشه تاریخ اولین ایجاد سند را نشان می دهد. این ممکن است کافی باشد، با فرض اینکه این سند در واقع دو سال پیش ایجاد شده است و نه بیشتر. (به عنوان مثال، اگر سند دو ساله شما به عنوان یک سند سه ساله شروع شده است که به سادگی آن را تغییر داده و با نام دیگری ذخیره کرده اید.)
همچنین می توانید با نگاهی به کادر محاوره ای Properties تاریخ های مهم مربوط به سند خود را مشاهده کنید. نحوه نمایش کادر محاوره ای به نسخه Word که استفاده می کنید بستگی دارد:
- اگر از Word 2007 استفاده می کنید، روی دکمه Office کلیک کنید، سپس Prepare | را انتخاب کنید خواص. Word پانل اطلاعات سند را در بالای سند نمایش می دهد. از لیست کشویی Document Properties (گوشه سمت چپ بالای پانل اطلاعات سند) برای انتخاب ویژگی های پیشرفته استفاده کنید. Word کادر محاوره ای Properties را نمایش می دهد.
- اگر از نسخه بعدی Word استفاده می کنید، روی تب File در نوار و سپس روی Info | کلیک کنید خواص | ویژگی های پیشرفته Word کادر محاوره ای Properties را نمایش می دهد.
صرف نظر از اینکه از کدام نسخه Word استفاده می کنید، مطمئن شوید که تب Statistics نمایش داده می شود. (شکل 2 را ببینید.)
شکل 2. تب Statistics از کادر محاوره ای Properties.
توجه داشته باشید که در بالای کادر محاوره ای می توانید ببینید که سند چه زمانی ایجاد شده است، چه زمانی آخرین اصلاح شده است و چه زمانی آخرین دسترسی به آن بوده است. اگر از این اطلاعات اسکرین شات بگیرید، ممکن است برای اثبات اینکه سند واقعاً چه زمانی نوشته شده است کافی باشد.
در پایان، درسی وجود دارد که در اینجا باید آموخت: اگر نمی خواهید تاریخ نشان داده شده در اسناد شما تغییر کند، از ابزار Insert Date استفاده نکنید. در عوض، تاریخ را به روش قدیمی تایپ کنید. یا اگر کاملاً می خواهید از ابزار Insert Date استفاده کنید، تاریخ را انتخاب کنید (بعد از درج آن) و Ctrl+Shift+F9 را فشار دهید . این فیلد را "لغو" می کند و اساسا آن را به متن ثابت تبدیل می کند - به این معنی که تاریخ در آینده تغییر نخواهد کرد.
