باربارا مشکلی را که با یک سند Word به آن برخورد کرد، گفت: او یک چک املایی انجام داد و Word چندین کلمه غلط املایی را شناسایی نکرد. باربارا در تعجب است که چرا این اتفاق می افتد.
دلایل مختلفی وجود دارد که چرا این وضعیت ممکن است رخ دهد، به این معنی که شما باید مقداری تجزیه و تحلیل سند مشکل (و خود Word) را انجام دهید تا بفهمید چه اتفاقی در حال رخ دادن است.
اگر مشکل فقط در یک سند یا با برخی از کلمات غلط املایی در یک سند خاص رخ دهد، به این معنی است که مشکل از خود سند است. رایج ترین دلیل این است که متن به نحوی قالب بندی شده است که Word هنگام بررسی املا یا دستور زبان آن را نادیده می گیرد. می توانید با انتخاب کلمه ای که در حین بررسی املا از قلم افتاده است، متوجه شوید که آیا این مورد است. سپس تب Review روبان را نمایش داده و در گروه Proofing بر روی Set Language کلیک کنید. Word کادر محاوره ای زبان را نمایش می دهد.
برای بررسی اینکه آیا دارای علامت تیک است یا خیر، به کادر بررسی املا یا گرامر نگاه کنید. اگر تنظیم روشن باشد، Word هنگام بررسی املا یا دستور زبان، متن انتخاب شده را نادیده می گیرد. هنوز تنظیمات را تغییر ندهید. شما هنوز کمی کارآگاهی برای کشف مشکل واقعی دارید.
ادامه دهید و فعلا کادر گفتگوی زبان را رد کنید. اکنون باید بفهمید که تنظیمات "بدون اثبات" یا "بررسی نکنید" تا چه اندازه در سند وجود دارد. ابتدا بررسی کنید که آیا این تنظیم به سبک مورد استفاده برای قالب بندی متن انتخاب شده مربوط است یا خیر. (نحوه بررسی تنظیمات سبک در شماره‌های دیگر PCcloob توضیح داده شده است.) اگر تنظیم به سبک انجام شده باشد، هر متن دیگری که با آن سبک در سند قالب‌بندی شده باشد نیز در طول بررسی املا حذف می‌شود. راه حل، در این مورد، این است که یا از سبک دیگری استفاده کنید که اجازه تصحیح را می دهد یا سبک را تغییر دهید تا سبک اجازه تصحیح را بدهد.
اگر تنظیم به سبک ساخته نشده باشد، به این معنی است که شخصی به طور خاص تصحیح متن خاص را خاموش کرده است. در حالی که می توانید به صراحت آن را برای این نمونه خاص از کلمه تغییر دهید، ممکن است لازم باشد آن را در بسیاری از مکان های دیگر در سند نیز تغییر دهید. اگر مطمئن هستید که می‌خواهید کل سند اثبات شود، باید به سادگی کل سند را انتخاب کنید (Ctrl+A را فشار دهید)، کادر محاوره‌ای زبان را دوباره نمایش دهید، و کادر بررسی املا یا گرامر را بررسی نکنید.
اگر تنظیمات تصحیح را در کادر محاوره‌ای زبان بررسی کرده‌اید و مشکلی در آنجا پیدا نکرده‌اید، یا اگر مشکل غلط املایی کلمات در بیش از یک سند رخ می‌دهد، احتمالاً مشکل از خود جستجوگر املا است. در این حالت، محتمل‌ترین سناریو این است که شخصی قبلاً در حال بررسی املای سند بوده و هنگامی که کلمه غلط املایی برای بررسی ارائه شده است، روی دکمه «افزودن» کلیک کرده است. این عمل به این معنی است که کلمه غلط املایی دیگر هرگز به عنوان اشتباه علامت گذاری نمی شود زیرا اکنون به فرهنگ لغت سفارشی در سیستم اضافه شده است.
یک راه سریع برای بررسی اینکه آیا این مشکل است یا خیر، گرفتن سند و بررسی املای آن در سیستم دیگری است. مگر اینکه هر دو سیستم یک فرهنگ لغت سفارشی مشترک داشته باشند یا در فرهنگ لغت‌های سفارشی خود دارای یک کلمه غلط املایی باشند، باید توجه داشته باشید که در سیستم دوم کلمه غلط املایی به درستی به عنوان غلط املایی علامت گذاری شده است.
اگر به دستگاه دوم دسترسی ندارید یا فکر می‌کنید هر دو دستگاه ممکن است از یک فرهنگ لغت سفارشی استفاده کنند، این مراحل را امتحان کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای Word Options.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 تب File روبان را نمایش دهید و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- مطمئن شوید که گزینه Proofing در سمت چپ کادر محاوره ای انتخاب شده است. (شکل 1 را ببینید.)
- مطمئن شوید که چک باکس مربوط به پیشنهاد فقط از دیکشنری اصلی علامت زده شده باشد.
- کادر گفتگوی Word Options را ببندید.
اگر این بار چک املایی کلمات غلط املایی را علامت گذاری کرد، پس مشکل در یکی از دیکشنری های سفارشی شماست. با دنبال کردن این مراحل می توانید مشکل را اصلاح کنید:
شکل 2. ویرایش یک فرهنگ لغت سفارشی.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 تب File روبان را نمایش دهید و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- مطمئن شوید که گزینه Proofing در سمت چپ کادر محاوره ای انتخاب شده است.
- روی Custom Dictionaries کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Custom Dictionaries را نمایش می دهد.
- در لیست دیکشنری ها، دیکشنری را که می خواهید بررسی کنید انتخاب کنید.
- روی Edit Word List کلیک کنید. Word کادر محاوره ای را نمایش می دهد که کلمات را در فرهنگ لغت سفارشی نشان می دهد. (شکل 2 را ببینید.)
- لغات موجود در فهرست دیکشنری را بررسی کنید و آنهایی را که املایی اشتباه دارند انتخاب و حذف کنید.
- روی OK کلیک کنید تا کادر محاوره ای بسته شود.
- اگر فرهنگ لغت سفارشی دیگری دارید که باید بررسی کنید، مراحل 4 تا 7 را تکرار کنید.
- روی OK کلیک کنید تا کادر گفتگوی Custom Dictionaries بسته شود.
- برای بستن کادر محاوره ای Word Options روی OK کلیک کنید.
اگر مشکل هنوز حل نشده است، ممکن است به دلیل برخی از تنظیمات دیگر تصحیح در سیستم شما باشد. برای مثال، اگر کلمات غلط املایی که از قلم افتاده اند، همگی با حروف بزرگ باشند، در این صورت آن ها گرفته نمی شوند زیرا Word، به طور پیش فرض، کلماتی را که همه با حروف بزرگ هستند اثبات نمی کند. گزینه های Proofing را در کادر محاوره ای Word Options نمایش دهید و مطمئن شوید که چک باکس Ignore Words in Uppercase پاک شده است. اگر کلمات غلط املایی دارای اعداد هستند، باید کادر نادیده گرفتن کلمات با اعداد را نیز پاک کنید.
