هنگام استفاده از ویژگی ادغام نامه ورد، شما محدود به استفاده از فیلدهای داده واقعی در هنگام قرار دادن سند ادغام خود نیستید. Word همچنین شامل فیلدهای خاصی است که به شما امکان می دهد به طور مشروط نحوه ادغام Word را کنترل کنید. این نوع فیلدها را می توان به راحتی با کلیک بر روی لیست کشویی Insert Word Field در نوار ابزار Mail Merge وارد کرد. سه فیلد که می توانید برای پردازش شرطی استفاده کنید به شرح زیر است:
- اگر ... سپس ... دیگری. اگر می خواهید مقایسه ای بین یک فیلد داده و یک مقدار انجام دهید از این فیلد استفاده کنید و سپس بر اساس مقایسه اقدامی انجام دهید. این فیلد معادل سازه ای به همین نام است که در بسیاری از زبان های برنامه نویسی استفاده می شود.
- ضبط بعدی اگر. اگر می خواهید محتویات یک فیلد داده را با یک مقدار مقایسه کنید از این فیلد استفاده کنید و اگر مقایسه درست باشد به رکورد بعدی بروید.
- Skip Record If. هنگامی که می خواهید محتوای یک فیلد داده را با یک مقدار مقایسه کنید از این فیلد استفاده کنید و در صورت درست بودن مقایسه، رکورد داده فعلی را نادیده بگیرید.
شما نمی توانید از فیلدهای ادغام ایمیل شرطی Word برای مقایسه مقادیر در هیچ رکوردی غیر از رکورد فعلی استفاده کنید. مقایسه محتویات یک فیلد داده در رکورد فعلی با محتویات همان فیلد داده در رکورد قبلی بسیار خوب است، اما متأسفانه Word این اجازه را نخواهد داد.
یکی از راه‌حل‌های ممکن برای این نقص - اگر از یک کاربرگ اکسل به‌عنوان منبع داده‌تان استفاده می‌کنید، این است که به سادگی فیلد کنترل (ستون) را در ستون دیگری کپی کنید و سپس آن را با یک ردیف جبران کنید. به عنوان مثال:
| مورد |
|
دسته بندی |
|
گربه قدیمی |
| سگ ها |
|
1 |
| گربه ها |
|
1 |
|
1 |
| پرنده ها |
|
2 |
|
1 |
| خوک ها |
|
3 |
|
2 |
همانطور که Word هر رکورد منبع داده را پردازش می کند، مقدار فیلد داده OldCat با محتوای فیلد داده Category در رکورد قبلی یکسان است. بنابراین، می‌توانید از یک فیلد ترکیبی مانند زیر برای بررسی و انجام مقایسه بین فیلدها استفاده کنید:
{IF {MERGEFIELD Category} <> {MERGEFIELD OldCat} "first text" "second text"}
