Marylea از ادغام نامه برای قرار دادن اطلاعات از یک کاربرگ Excel در اسناد ادغام شده استفاده می کند. در اکسل، او می تواند یک سلول را طوری فرمت کند که به نزدیکترین دو رقم اعشار گرد شود. او تعجب می کند که چگونه می تواند مقدار گرد شده را به جای داده های اساسی که دارای ارقام اعشاری بیشتر است در اسناد Word خود ادغام کند.
این به دلیل نحوه عملکرد اکسل با اعداد است. آنچه در کاربرگ اکسل می بینید، معمولاً یک عدد قالب بندی شده است. بیایید بگوییم که شما عددی مانند 1234.56 را می بینید. شانس این است که عدد بسیار دقیق تری باشد، مانند 1234.5563289 یا 1234.562567. هر یک می تواند به چیزی که می بینید گرد شود.
با این حال، وقتی از ادغام نامه در Word استفاده می‌کنید و اطلاعات را از کاربرگ می‌کشید، عددی را که در سلول می‌بینید (عدد قالب‌بندی‌شده) نمی‌کشد. در عوض، عدد زیربنایی دقیق‌تر (فرمت‌نشده) را می‌کشد. بنابراین، شما نتیجه ای را دریافت می کنید که Marylea تجربه می کند.
برای حل این مشکل دو راه حل ممکن وجود دارد. شما می توانید آنچه را که از اکسل ادغام می شود تغییر دهید یا می توانید نحوه قالب بندی مقدار در Word را تغییر دهید. اگر مسیر قبلی را طی می‌کنید، باید به کاربرگ اکسل خود بروید و عدد قالب‌بندی‌شده زیربنایی را تغییر دهید تا مقادیری دقیق‌تر از دو رقم اعشار نباشد. اما این می‌تواند منجر به مشکلی با ماهیت متفاوت شود. به عنوان مثال، اگر یک مقدار فرمت نشده در اکسل 987.6 باشد، این همان چیزی است که به Word منتقل می شود - یک مقدار بدون رقم دوم در سمت راست نقطه اعشار.
این ما را به دومین راه حل ممکن برمی گرداند، یعنی تغییر نحوه قالب بندی مقدار در Word. این رویکرد معمولاً بهترین نتایج را به همراه خواهد داشت. برای پیاده سازی این رویکرد، باید به خاطر داشته باشید که ادغام نامه ها از طریق استفاده از فیلدها امکان پذیر می شود - به این ترتیب در یک سند ادغام نشان می دهید که چه چیزی باید ادغام شود و کجا باید ظاهر شود.
بنابراین اولین وظیفه شما این است که در سند ادغام خود، فیلدی را که در واقع مسئول ادغام مقدار از اکسل است، بیابید. هنگامی که آن را پیدا کردید، Alt+F9 را فشار دهید . کد فیلد (همه کدهای فیلد در سند) باید گسترش یابد تا بتوانید همه آن را ببینید و شبیه به این خواهد بود:
{ MERGEFIELD MyValue }
این فرض می کند که مقداری که از اکسل ادغام شده است "MyValue" نامیده می شود. از آنجایی که احتمالاً اینطور نیست، به جای «MyValue» نام فیلد متفاوتی خواهید دید. بعلاوه، اگر غیر از "MERGEFIELD" و "MyValue" چیز دیگری در کد فیلد وجود دارد، باید آن اطلاعات دیگر را حذف کنید تا کد فیلد شما فقط شامل این دو عنصر باشد. (توجه داشته باشید که اگر نام فیلد دارای علامت نقل قول باشد. در اطراف آن، باید آن علامت های نقل قول را در جای خود بگذارید.)
اکنون می خواهید سوئیچ قالب بندی را به کد فیلد خود اضافه کنید. این کار با استفاده از یک بک اسلش () به دنبال علامت هش (#) و سپس الگوی مورد نظر برای استفاده انجام می شود. به عنوان مثال، فرض کنید شما یک الگوی بسیار ساده می خواهید که تا دو نقطه اعشار گرد شود. در این صورت، می توانید کد فیلد خود را به شکل زیر تغییر دهید:
{ MERGEFIELD MyValue #0.00}
اگر با مقادیر بزرگ‌تری سر و کار دارید و می‌خواهید هزاران جداکننده را وارد کنید، الگوی شما می‌تواند به شکل زیر باشد:
{ MERGEFIELD MyValue #,0.00}
اگر می‌خواهید ارزش شامل یک علامت دلار باشد، آن را نیز وارد کنید:
{ MERGEFIELD MyValue #$,0.00}
پس از انجام اصلاح کد فیلد، دوباره Alt+F9 را فشار دهید تا کدهای فیلد زیرین پنهان شوند و در عوض، نتایج نمایش داده شوند. در این مرحله شما باید بتوانید ادغام ایمیل خود را همانطور که معمولا انجام می دهید انجام دهید و اعداد استخراج شده از اکسل باید به صورت دلخواه گرد و فرمت شوند.
