روندا برای یک شرکت نگارش فنی کار می کند و آنها همیشه از قالب های Word استفاده می کنند. با این حال، دو مکتب فکری برای نحوه ایجاد یک الگو وجود دارد: (1) یک Word doc را باز کنید و آن را به عنوان یک فایل الگو ذخیره کنید یا (2) اگر از نسخه قدیمی ورد استفاده می کنید، به File | جدید | قالب های من | قالب خالی | ایجاد جدید. اگر از نسخه جدیدتر Word استفاده می کنید، به File و سپس New بروید. Word لیستی از قالب ها را از مجموعه قالب های آفیس نمایش می دهد (همچنین می توانید الگوهای آنلاین را جستجو کنید). همچنین می‌توانید الگوهایی را انتخاب کنید که قبلاً ایجاد شده‌اند و در زیر برگه Personal فهرست شده‌اند. برای ایجاد یک الگوی جدید از لیست شخصی، روی یک الگو کلیک راست کرده و از منوی زمینه ایجاد شده، گزینه Create را انتخاب کنید. روندا فکر می کند مسیر دوم بهترین است، اما او نمی تواند دلیل آن را توضیح دهد. او تعجب می کند که آیا تفاوتی بین این دو مسیر وجود دارد؟
آنچه راندا توصیف می کند برای انجام بسیاری از وظایف در Word معمولی است: توانایی رسیدن به یک مقصد از طریق مسیرهای مختلف. با این حال، بسته به مقصد مورد نظر، امکان ایجاد تفاوت‌های ظریف در محصول نهایی وجود دارد.
وقتی از اولین مسیر توصیف شده توسط Rhonda استفاده می‌کنید (استفاده از Save As برای ارتقای وضعیت یک سند به الگو)، سپس همه چیز در آن سند همراه با تبلیغات همراه می‌شود. این بدان معنی است که هر سبکی در سند اصلی در الگو ذخیره می شود، هر متنی - از جمله متنی که به راحتی از دست می رود، مانند سرصفحه ها و پاورقی ها - و احتمالاً هر گونه خرابی در نشانگرهای داخلی نگهداری شده توسط Word.
این آخرین امکان است که برای مسیر Save As دردسرسازتر است. خطر ممکن است کوچک باشد، اما هنوز وجود دارد و باید در نظر گرفته شود. اگر از رویکرد دوم روندا استفاده کنید، این خطر وجود ندارد. یکی از راه‌هایی که می‌توانید به راحتی تفاوت را ببینید، گرفتن یک سند معمولی، حذف تمام متن و گرافیک، حذف همه ماکروها و سپس استفاده از Save As برای ذخیره آن به عنوان یک الگو است. سپس، از رویکرد دوم روندا برای ایجاد یک الگوی جدید و خالی استفاده کنید. از Word خارج شوید و اندازه فایل های دو قالب را مقایسه کنید. این احتمال وجود دارد که الگوی ایجاد شده را به روش اول برای داشتن اندازه فایل بزرگتر از قالب دوم بیابید. چرا باید بزرگتر باشد؟ محتمل ترین دلیل این است که قالب Save As بار پشت صحنه را با خود حمل می کند که الگوی دوم این کار را نمی کند.
رویکرد سومی وجود دارد که روندا به آن اشاره نمی کند. این رویکرد احتمال بارهای اضافی پشت صحنه و خطر فساد را به حداقل می‌رساند، اما به شما امکان می‌دهد با "مقدار شناخته شده" الگوهای خود شروع کنید. ابتدا یک سند جدید از یک کپی تمیز از الگوی عادی خود باز کنید. از Organizer استفاده کنید تا همه چیز را از کپی که نیاز ندارید حذف کنید. (این ایده خوبی است که تمام سبک ها را از نسخه جدید حذف کنید، از جمله تلاش برای حذف سبک های داخلی مایکروسافت.) آن کپی «تمیز» را به عنوان الگوی خود ذخیره کنید. سپس می توانید از Organizer برای انتقال سبک ها و ماکروها به قالب استفاده کنید تا به نتیجه نهایی خود برسید.
