یکی از کارهای رایجی که افراد در Word انجام می دهند نوشتن حروف است. بسیاری از شرکت ها از سربرگ از پیش چاپ شده برای اولین ورق نامه و سپس از کاغذ معمولی برای برگه های بعدی استفاده می کنند. اگر این کار را انجام دهید، ممکن است در مورد بهترین راه برای قالب بندی یک سند که می تواند به عنوان الگوی سربرگ استفاده شود، فکر کنید.
بهترین راه برای انجام این کار بستگی به جهت سربرگ شما دارد. اگر سربرگ شما در حاشیه بالای صفحه اول باشد، روش متفاوتی نسبت به زمانی که سربرگ شما در امتداد تمام حاشیه سمت چپ صفحه اول باشد، در پیش خواهید گرفت.
اگر سربرگ شما در حاشیه بالای صفحه اول قرار دارد، کاری که اساساً باید انجام دهید این است که راهی برای متفاوت بودن حاشیه ها در صفحه اول و سپس در صفحات بعدی سند شما ارائه دهید. این کار را می‌توان با استفاده از بخش‌های شکسته و تنظیم حاشیه‌های متفاوت در هر بخش انجام داد، اما چنین رویکردی می‌تواند منجر به مشکلات پیش‌بینی نشده شود. بهترین راه این است که با سرصفحه های سند "بازی" کنید تا فاصله مورد نظر خود را بدست آورید. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. تب Margins در کادر محاوره ای Page Setup.
شکل 2. تب Layout از کادر محاوره ای Page Setup.
شکل 3. کادر محاوره ای پاراگراف.
- حاشیه هایی را که می خواهید روی یک تکه کاغذ معمولی (غیر سربرگ) در نامه خود استفاده کنید، تعیین کنید.
- حاشیه بالایی را که می خواهید در صفحه اول استفاده کنید، تعیین کنید تا سربرگ خود را در نظر بگیرید.
- یک سند جدید و خالی باز کنید که به عنوان الگوی سربرگ شما عمل می کند.
- روی تب Page Layout روبان کلیک کنید.
- بر روی ابزار Margins در گروه Page Setup و سپس Custom Margins کلیک کنید. Word زبانه Margins در کادر محاوره ای Page Setup را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- تنظیمات حاشیه را تغییر دهید تا حاشیه هایی را که در مرحله 1 تعیین کرده اید منعکس کند. (اینها حاشیه های یک ورق کاغذ معمولی هستند.)
- تب Layout را نمایش دهید. (شکل 2 را ببینید.)
- تیک گزینه Different First Page را انتخاب کنید.
- مطمئن شوید که تنظیمات سرصفحه و پاورقی کوچکتر از حاشیه بالا و پایینی است که در مرحله 6 تنظیم کرده اید.
- روی OK کلیک کنید.
- آنقدر Enter را فشار دهید تا دو صفحه در سند خود داشته باشید.
- Ctrl+Home را فشار دهید تا به ابتدای سند برگردید.
- زبانه Insert روبان را نمایش دهید.
- در گروه Header & Footer، روی ابزار Header کلیک کرده و Edit Header را انتخاب کنید. Word ناحیه هدر صفحه را فعال می کند.
- تب صفحه اصلی روبان را نمایش دهید و روی نماد کوچک در سمت راست پایین گروه پاراگراف کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Paragraph را نمایش می دهد. (شکل 3 را ببینید.)
- به حاشیه صفحه اولی که در مرحله 2 تعیین کردید مراجعه کنید. از این حاشیه، محل هدر را که در مرحله 6 تعیین کرده اید کم کنید. با فرض اینکه مقدار بر حسب اینچ است، این مقدار را در 72 ضرب کنید تا به امتیاز تبدیل شود. (به عنوان مثال، اگر تشخیص دادید که در مرحله 2 به 3.5 اینچ نیاز دارید، و محل هدر در مرحله 6 0.75 اینچ بود، نتیجه تفریق 2.75 اینچ است. 2.75 را در 72 ضرب کنید، و به 198 امتیاز می رسید. .)
- مقدار After را برابر با مقدار تعیین شده در مرحله 16 قرار دهید.
- روی OK کلیک کنید.
- تمام پاراگراف هایی را که در مرحله 11 وارد کرده اید حذف کنید.
- سند خود را به عنوان یک الگو ذخیره کنید.
اکنون می توانید از الگو به عنوان پایه نامه های بعدی خود استفاده کنید و سربرگ صفحه اول به طور خودکار جبران می شود.
اگر سربرگ شرکت شما در امتداد حاشیه سمت چپ در صفحه اول قرار دارد (همانطور که در بسیاری از شرکت های حقوقی وجود دارد) پس باید رویکرد متفاوتی برای ایجاد الگو داشته باشید. در عوض این مراحل را دنبال کنید:
شکل 4. تب Colors and Lines در کادر محاوره ای Format Text Box.
شکل 5. تب Size در کادر محاوره ای Format Text Box.
شکل 6. تب Layout از کادر محاوره ای Format Text Box.
شکل 7. کادر محاوره ای طرح بندی پیشرفته.
- حاشیه هایی را که می خواهید روی یک تکه کاغذ معمولی (غیر سربرگ) در نامه خود استفاده کنید، تعیین کنید.
- حاشیه سمت چپی را که می‌خواهید در صفحه اول استفاده شود، تعیین کنید تا سربرگ شما در نظر گرفته شود.
- یک سند جدید و خالی باز کنید که به عنوان الگوی سربرگ شما عمل می کند.
- روی تب Page Layout روبان کلیک کنید.
- بر روی ابزار Margins در گروه Page Setup و سپس Custom Margins کلیک کنید. Word زبانه Margins در کادر محاوره ای Page Setup را نمایش می دهد.
- تنظیمات حاشیه را تغییر دهید تا حاشیه هایی را که در مرحله 1 تعیین کرده اید منعکس کند. (اینها حاشیه های یک ورق کاغذ معمولی هستند.)
- تب Layout را نمایش دهید.
- تیک گزینه Different First Page را انتخاب کنید.
- مطمئن شوید که تنظیمات سرصفحه و پاورقی کوچکتر از حاشیه بالا و پایینی است که در مرحله 6 تنظیم کرده اید.
- روی OK کلیک کنید.
- آنقدر Enter را فشار دهید تا دو صفحه در سند خود داشته باشید.
- Ctrl+Home را فشار دهید تا به ابتدای سند برگردید.
- زبانه Insert روبان را نمایش دهید.
- در گروه Header & Footer، روی ابزار Header کلیک کرده و Edit Header را انتخاب کنید. Word ناحیه هدر صفحه را فعال می کند.
- زبانه Insert روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار Text Box در گروه Text کلیک کنید و سپس Draw Text Box را انتخاب کنید. نشانگر ماوس به موی متقاطع تغییر می کند.
- از نشانگر ماوس برای رسم یک کادر متنی در سمت چپ صفحه اول استفاده کنید که عرض سربرگ را تقریبی می‌کند و از ناحیه سربرگ در بالای صفحه تا قسمت پاورقی در پایین امتداد می‌یابد.
- روی طرح کلی کادر متن کلیک راست کنید، سپس از منوی Context گزینه Format Text Box را انتخاب کنید. Word کادر محاوره ای Format Text Box را نمایش می دهد. (در Word 2010 کادر متن Format Shape نمایش داده می شود.)
- مطمئن شوید که تب Colors and Lines نمایش داده می شود. (شکل 4 را ببینید.)
- با استفاده از لیست کشویی Color، No Line را انتخاب کنید.
- مطمئن شوید که تب Size نمایش داده شده است. (شکل 5 را ببینید.)
- مقدار Width (Absolute) را برابر با حاشیه ای که در مرحله 2 تعیین کردید تنظیم کنید.
- مطمئن شوید که تب Layout نمایش داده می شود. (شکل 6 را ببینید.)
- روی Tight کلیک کنید و تراز افقی چپ را انتخاب کنید.
- روی دکمه Advanced کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Advanced Layout را نمایش می دهد. (شکل 7 را ببینید.)
- در ناحیه Horizontal Alignment، تراز باید به سمت چپ، نسبت به صفحه تنظیم شود.
- روی OK کلیک کنید تا کادر محاوره ای طرح بندی پیشرفته حذف شود.
- روی OK کلیک کنید تا کادر محاوره ای Format Text Box حذف شود.
- تمام پاراگراف هایی را که در مرحله 11 وارد کرده اید حذف کنید.
- سند خود را به عنوان یک الگو ذخیره کنید.
از آنجایی که کادر متنی که وارد کردید روی پاراگراف هدر صفحه اول لنگر انداخته بود، کادر متنی فقط در صفحه اول ظاهر می شود. متن دور آن می پیچد و به نظر می رسد حاشیه های شما در صفحات بعدی به حالت عادی باز می گردد.
