Word به شما امکان می دهد به راحتی برچسب آدرس را از داده های ذخیره شده در یک منبع خارجی مانند پایگاه داده Access یا کتاب کار Excel ایجاد کنید. Word اساساً اطلاعات را از آن منابع دریافت می کند و آنها را در قالبی که شما در Word تعیین کرده اید "می ریزد". از آنجایی که اطلاعات در قالب Word قرار می گیرند، ممکن است یک یا چند خط بیش از حد طولانی باشد که در فضای اختصاص داده شده در برچسب قرار نگیرد.
هنگامی که یک خط آدرس به بیش از یک خط چاپی می رسد، Word با آن مانند هر پاراگراف دیگری رفتار می کند و هر خط را در پاراگراف تراز چپ می کند. اگر بخواهید خطوط پیچیده تراز چپ نباشند، اما تراز دیگری داشته باشند، چه؟ انجام این کار در Word به آسانی نیست، اما می توان آن را به روش های مختلف انجام داد.
اولین راهی که می توانید خطوط پیچیده شده را کنترل کنید، دستی است. بدیهی است، اگر هنگام ادغام برچسب‌های خود، سند جدیدی ایجاد کنید، می‌توانید آدرس‌ها را جستجو کنید، خطوطی را که خیلی طولانی هستند پیدا کنید، جایی که می‌خواهید خط شکسته شود Enter را فشار دهید و تراز را در خط دوم تنظیم کنید. ) خط آدرس. البته این نسبتاً خسته کننده است. با این حال، این رویکرد مزایای خود را دارد. مزیت اصلی این است که خطوط آدرس سرگردان را می توان به هر شکلی که می خواهید قالب بندی کرد، به عنوان مثال، تورفتگی، مرکز، تراز به راست و غیره.
اگر به دنبال یک رویکرد خودکار تر هستید، تنها کاری که می توانید انجام دهید این است که قالب بندی پاراگراف های مورد استفاده برای خطوط یک برچسب را تنظیم کنید. اگر چند خط آدرس طولانی را پیش‌بینی می‌کنید، قطعاً این راه حلی است. روش عادی این است که سند ادغام نامه خود را ایجاد کنید (البته برای برچسب ها)، و سپس تمام پاراگراف های برچسب ها را طوری تنظیم کنید که از تورفتگی های آویزان استفاده کنند. (این بدان معناست که خط اول به سمت چپ توجیه می شود، و خطوط اضافی به هر درجه ای که شما بخواهید فرورفته می شوند.) این رویکرد مزیت این را ندارد که بتوان خطوط را به سمت راست توجیه کرد یا خطوط را در مرکز قرار داد، اما مبادله این است که شما نیازی به تنظیم دستی هیچ خطی ندارید. این مراحل را دنبال کنید:
- تب Mailings روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار Start Mail Merge کلیک کنید و سپس Step by Step Mail Merge Wizard را انتخاب کنید. Word پنجره وظیفه Mail Merge را در سمت راست پنجره برنامه نمایش می دهد.
- با استفاده از مراحل در پنجره وظیفه، نشان دهید که می خواهید برچسب ها را ایجاد کنید و آنها را در یک سند جدید می خواهید.
- وقتی از شما خواسته شد، یک منبع داده برای ادغام خود مشخص کنید.
- با استفاده از فیلدهای موجود، طراحی کنید که می خواهید برچسب های پستی شما چگونه به نظر برسد.
- پنجره وظیفه Mail Merge را ببندید.
در این مرحله شما یک برگه از برچسب ها را روی صفحه نمایش خود دارید و آماده هستید که آنها را قالب بندی کنید تا خطوط طولانی را به درستی مدیریت کنید. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای پاراگراف.
- کل سند را با فشار دادن Ctrl+A انتخاب کنید .
- با فشار دادن فلش چپ ، کلید Shift را نگه دارید . این نشانگر پاراگراف نهایی سند را "لغو انتخاب" می کند. (شما باید همه چیز را در سند انتخاب کنید به جز نشانگر پاراگراف نهایی.)
- تب Home نوار را نمایش دهید.
- روی نماد کوچک در پایین سمت راست گروه Paragraph کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Paragraph را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- با استفاده از لیست کشویی ویژه، آویزان را انتخاب کنید.
- با استفاده از فیلد By، مشخص کنید که می خواهید خطوط پرتاب شده تا چه اندازه تورفتگی داشته باشند. (پیش فرض یک و نیم اینچ است.)
- روی OK کلیک کنید.
برچسب‌های شما اکنون تنظیم شده‌اند و می‌توانید ادغام نامه‌های خود را همانطور که معمولا انجام می‌دهید انجام دهید. نتیجه این است که خطوط پرتابی هستند که از حاشیه سمت چپ فرورفته شده اند، که آنها را کمی برجسته می کند.
