هنگامی که از ابزار ادغام Word استفاده می کنید، اطلاعات ادغام شده در یک سند اصلی قالب بندی اعمال شده در آن سند اصلی را فرض می کند. قالب بندی اطلاعات در منبع داده هیچ تاثیری ندارد. بیشتر اوقات این یک چیز مطلوب است؛ اطلاعات موجود در آن منبع داده می تواند قالب بندی عجیب و غریبی داشته باشد که نمی خواهید در سند اصلی خود اعمال شود.
با این حال، مواقعی وجود دارد که ممکن است این امر مطلوب نباشد. به عنوان مثال، فرض کنید یکی از فیلدهای ادغام نام شرکت است، و می‌خواهید برخی از شرکت‌ها در سند اصلی شما به صورت پررنگ و سایر شرکت‌ها در متن معمولی نشان داده شوند. حتی اگر برخی از شرکت‌ها را در منبع داده پررنگ کنید، Word هنگام ادغام با سند اصلی شما، قالب‌بندی را نادیده می‌گیرد.
متأسفانه، Word یک سوئیچ جادویی ارائه نمی دهد که بتوانید با استفاده از فیلد ادغام شرکت، قالب بندی را در منبع داده مجبور به استفاده کنید. . برای دستیابی به نتایج مطلوب مراحل زیر را دنبال کنید:
- در فایل منبع داده خود، فیلد دیگری به نام «FormatBold» اضافه کنید. شما در واقع می توانید آن را هر چیزی که دوست دارید نام گذاری کنید. هدف این فیلد نشان دادن این است که کدام شرکت‌ها باید هنگام ادغام در سند اصلی به صورت پررنگ درآورند.
- برای رکورد هر شرکتی که می‌خواهید نام شرکت را به صورت پررنگ داشته باشید، در قسمت FormatBold یک "Y" یا "Yes" (سازگار باشد) وارد کنید.
- سند اصلی را باز کنید.
- در نقطه ای که می خواهید نام شرکت در سند ظاهر شود، با فشار دادن Ctrl+F9، یک جفت پرانتز فیلد قرار دهید.
- IF و سپس یک فاصله را تایپ کنید.
- فیلد ادغام جدیدی را که به منبع داده اضافه کرده اید (FormatBold) وارد کنید.
- یک فاصله تایپ کنید، به دنبال آن علامت مساوی (=) و به دنبال آن "yes" یا "Y" (در گیومه) و به دنبال آن یک فاصله دیگر قرار دهید. (مطمئن شوید که از همان قرارداد "بله" یا "Y" استفاده می کنید که در مرحله 2 استفاده کردید.)
- قالب بندی پررنگ را روشن کنید (Ctrl+B را فشار دهید).
- فیلد ادغام شرکت را به دنبال آن یک فاصله درج کنید.
- قالب بندی پررنگ را خاموش کنید (دوباره Ctrl+B را فشار دهید)، و دوباره فیلد ادغام شرکت را وارد کنید.
در این مرحله، کل فیلد ادغام ترکیبی باید مانند زیر باشد. (اگر به دلایلی نمی توانید تمام فیلدهای ادغام را ببینید، متن را انتخاب کنید و Alt+F9 را فشار دهید.)
{ IF { MERGEFIELD FormatBold } = "yes" { MERGEFIELD Company } { MERGEFIELD Company } }
البته اولین اتفاق { شرکت MERGEFIELD } پررنگ خواهد بود و دومی خیر. کاری که این فیلد انجام می دهد بررسی محتویات فیلد ادغام FormatBold است. اگر روی "بله" تنظیم شود، Word اولین شرکت MERGEFIELD (پررنگ) را درج می کند، در غیر این صورت شرکت دوم (غیر بولد) درج می شود. در هر صورت، برخی از اسناد ادغام شما دارای نام شرکت پررنگ خواهند بود و برخی دیگر نه.
