ولکر وضعیتی را که هنگام ادغام داده ها از پایگاه داده اکسس داشت، توصیف کرد. او در پایگاه داده از یک ماسک برای فیلد شماره تلفن استفاده می کند، مانند !(999) 000-0000;;_. وقتی شماره تلفن را در سند Word ادغام می کند، نمادهای قالب بندی (خطوط و پرانتز) در داده های ادغام شده نیستند، بنابراین شماره تلفن عجیب به نظر می رسد.
اگر بر پایگاه داده اکسس کنترل دارید، شاید ساده ترین راه حل تغییر نحوه ذخیره داده ها در جدول داده های اکسس شما باشد. وقتی فیلد شماره تلفن خود را در Access تعریف می کنید، مشخص کنید که کاراکترهای ماسک همراه با داده ها در قسمت شماره تلفن ذخیره شوند. (دسترسی به شما امکان می دهد کاراکترهای ماسک را ذخیره کنید یا نه.) اگر بدون آنها ذخیره کنید، در جدول داده های خود فضای ذخیره خواهید کرد. اگر انتخاب کنید که با آنها ذخیره کنید، برای صادرات به برنامه هایی مانند کلمه.
اگر کنترلی بر پایگاه داده اکسس ندارید، احتمالاً ایجاد تغییرات در نحوه ذخیره داده ها گزینه ای برای شما نیست. در این صورت ممکن است لازم باشد با فیلدهای ادغام استفاده شده توسط Word بازی کنید. اگر داده‌ها در جدول Access به‌عنوان یک عدد ذخیره می‌شوند، می‌توانید یک ماسک به فیلد MERGEFIELD در سند ادغام Word خود اضافه کنید. چند نکته خوب برای نحوه انجام این کار را می توان در یکی از مکان های زیر یافت:
http://www.gmayor.com/formatting_word_fields.htm
به یاد داشته باشید که استفاده از ماسک ها به این روش تنها زمانی کار می کند که شماره تلفن شما در Access به عنوان یک مقدار عددی ذخیره شده باشد. بر اساس این واقعیت که شما از یک ماسک برای فیلد Access استفاده می کنید، این به من می گوید که شماره تلفن شما به صورت متن ذخیره می شود. (ماسک ها فقط برای فیلدهای تاریخ و متن در اکسس در دسترس هستند، نه برای فیلدهای عددی.) تنها راه حل در این مورد این است که عملاً نحوه ذخیره اطلاعات در جدول Access را تغییر دهید.
