رندال می‌خواهد یک سند دو صفحه‌ای را در وسط یک سند طولانی‌تر وارد کند و همان قالب‌بندی را حفظ کند تا در هنگام درج، دو صفحه مانند حالت عادی به نظر برسند.
انجام این کار با نتایج ثابت در Word واقعاً دشوار است. چرا؟ به دلیل روشی که Word قالب‌بندی را مدیریت می‌کند. برای لحظه ای مسئله ساده حاشیه صفحه را در نظر بگیرید. هنگامی که یک سند را در سند دیگری وارد می‌کنید، Word فرض می‌کند که می‌خواهید از حاشیه‌های صفحه مشابهی در سند دریافت‌کننده استفاده کنید، حتی اگر این حاشیه‌ها با حاشیه‌های سند اصلی متفاوت باشند. اگر حاشیه‌های هر دو سند یکسان نباشد، سند درج شده در حاشیه‌های جدید دوباره قالب‌بندی می‌شود و در نهایت با چیزی متفاوت از اصل ظاهر می‌شوید.
یکی از راه‌های کمک به کاهش این مشکل، درج شکاف‌های بخش قبل و بعد از جایی است که سند دو صفحه‌ای درج می‌شود. این باعث نمی‌شود که سند دریافت‌کننده به طور خودکار حاشیه‌های یکسانی در سند درج شده داشته باشد، اما می‌توانید به‌طور دستی حاشیه‌ها را بین بخش‌های جداکننده تنظیم کنید تا با آنچه در سند دو صفحه‌ای است مطابقت داشته باشند. این می‌تواند برخی را متوقف کند. از سردردهای اصلاح شده
توجه کنید که گفتم "بعضی". دلیل آن این است که بیشتر سردردهای قالب بندی حول قالب بندی واقعی متن درج شده متمرکز می شوند. وقتی یک سند را در سند دیگر وارد می‌کنید، Word تمام قالب‌بندی‌ها - هم سبک‌ها و هم قالب‌بندی صریح - را از سند اصلی منتقل می‌کند و آن را به سند دریافت‌کننده اضافه می‌کند. اگر سند دریافت کننده دارای سبکی به همان نامی باشد که توسط سند درج شده استفاده می شود، ویژگی های سبک در سند دریافت کننده در اولویت نسبت به موارد موجود در سند درج شده استفاده می شود. در چنین نمونه ای، احتمال متفاوت بودن متن درج شده با متن اصلی بسیار زیاد است.
به عنوان مثال، هر سند دارای یک سبک پاراگراف به نام "Normal" است. اگر سند دریافتی دارای سبک عادی است که برای نمایش متن به صورت 12 نقطه ای آریل تعریف شده است و سند درج شده دارای سبک عادی است که برای نمایش متن به صورت 10 نقطه ای Times New Roman تعریف شده است، هر پاراگراف در سند اصلی با سبک عادی قالب بندی شده است. هنگامی که در سند دریافت کننده درج شود، قالب بندی آریل 12 نقطه ای را اتخاذ می کند.
تنها راه حل این مشکل این است که مطمئن شوید سند درج شده هرگز از سبک های مشابه سند دریافت کننده استفاده نمی کند. این، بدیهی است که کار زیادی است. به همین دلیل بسیاری از افراد از درج مدارک با هم اجتناب می کنند. در عوض، با استفاده از این مراحل کلی، یک "تصویر" از سند را وارد می کنند:
- تمام متن موجود در سندی که قرار است درج شود را انتخاب کنید.
- Ctrl+C را فشار دهید تا متن را در کلیپ بورد کپی کنید.
- در سند دریافت کننده، نقطه درج را در جایی که می خواهید درج انجام شود قرار دهید.
- کادر محاوره ای Paste Special را نمایش دهید.
- روی گزینه Picture (Enhanced Metafile) کلیک کنید.
- روی OK کلیک کنید.
اتفاقی که می افتد این است که متن در Clipboard (سندی که قرار است درج شود) در سند دریافت کننده درج می شود، اما به صورت تصویر درج می شود و به ظاهر اصلی نزدیکتر است. شما می خواهید با این روش درج بازی کنید؛ این روش برای اسناد طولانی تر یا اسناد با پیچیدگی زیاد مناسب نیست.
