Word شامل یک ویژگی است که به موجب آن می توانید یک سند اصلی ایجاد کنید و سپس اسناد فرعی را در Master وارد کنید. متأسفانه Word به شما این امکان را نمی دهد که به راحتی استاد و اسناد فرعی را از یک مکان به مکان دیگر منتقل کنید. اگر این کار را انجام دهید، دفعه بعد که سند اصلی را باز می کنید با خطا مواجه می شوید و Word تلاش می کند تا اسناد فرعی ارجاع شده را باز کند.
این به این دلیل اتفاق می‌افتد که Word (به هر دلیلی) ارجاعات داخلی به اسناد فرعی را تقریباً در قالبی مطلق و در رابطه با اصلی نگه می‌دارد. به عنوان مثال، اجازه دهید بگوییم که شما یک استاد و پنج سند فرعی دارید. اگر همه اینها در یک دایرکتوری هستند، می توانید به راحتی آنها را به دایرکتوری واحد دیگری در هر جایی که می خواهید منتقل کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که آنها را منتقل کنید.
به طور مشابه، فرض کنید سند اصلی را دارید و سپس اسناد فرعی در فهرستی به نام Chapters قرار می‌گیرند، و دایرکتوری Chapters زیر شاخه‌ای است که در همان فهرستی که سند اصلی در آن قرار دارد، قرار دارد. اگر سند اصلی را منتقل کنید و کل زیر شاخه Chapters به یک درایو دیگر یا دایرکتوری دیگر، مشکلی نخواهید داشت، این به این دلیل است که موقعیت نسبی اسناد فرعی را در رابطه با Master مختل نکرده اید.
مشکل زمانی ایجاد می شود که می خواهید موقعیت های نسبی را تغییر دهید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید سند اصلی را در جایی که بود رها کنید، اما زیر شاخه Chapters را به درایو دیگری تغییر دهید. در این مثال، Word نمی تواند اسناد فرعی را هنگامی که Master را باز می کنید، پیدا کند.
برای رفع این مشکل، فایل ها را مستقیماً جابه جا نکنید، در عوض، باید این فرآیند را طی کنید:
- سند اصلی را باز کنید و مطمئن شوید که تمام اسناد فرعی شما نمایش داده می شوند.
- به نمای Outline بروید. (برگه View نوار را نمایش دهید و روی ابزار Outline کلیک کنید.) Word زبانه Outlining روبان را نمایش می دهد. Word همچنین اسناد فرعی (یا پیوندهایی به اسناد فرعی) را با یک کادر در اطراف آنها و یک نماد در سمت چپ بالای کادر نمایش می دهد.
- روی لینک کلیک کنید یا روی نماد سند فرعی که می خواهید منتقل شود دوبار کلیک کنید. سند فرعی در پنجره Word خودش باز می شود.
- F12 را فشار دهید . Word کادر محاوره ای Save As را نمایش می دهد.
- نام و/یا پوشه جدید را برای سند فرعی مشخص کنید.
- بر روی دکمه ذخیره کلیک کنید. سند فرعی با نامی که شما مشخص کرده اید ذخیره می شود.
- سند فرعی را ببندید. (ساده ترین راه این است که فقط روی X بسته قرمز بزرگ در گوشه سمت راست بالای پنجره سند کلیک کنید.) سند اصلی شما باید دوباره نمایش داده شود.
- مراحل 3 تا 7 را برای هر سند فرعی که می خواهید منتقل کنید تکرار کنید.
- سند اصلی را ذخیره و ببندید.
- اسناد فرعی قدیمی را از محل قدیمی حذف کنید.
همچنین راه حل های شخص ثالثی برای جابجایی یا مدیریت اسناد فرعی وجود دارد. اگر اسناد فرعی زیادی را جابجا می کنید، ممکن است بخواهید آن راه حل ها را بررسی کنید. به سادگی به هر منبع نرم افزاری خوب در اینترنت بروید و عبارات "Word" و "subdocument" را جستجو کنید.
