مواقعی وجود دارد که ممکن است لازم باشد هر دو مجموع فرعی و کل را در یک ستون داده داشته باشید. ساده ترین راه حل، قرار دادن جمع های فرعی و مجموع در ستون های مختلف است (مانند حسابداران معمولاً)، اما این همیشه برای داده های موجود عملی نیست. در این موارد، سه رویکرد مختلف وجود دارد که می توانید استفاده کنید.
اولین رویکرد این است که جمع های فرعی مختلف خود را به دلخواه قرار دهید. سپس، وقتی نوبت به قرار دادن مجموعات می رسد، به سادگی از فرمول SUM اصلاح شده استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر می خواهید یک کل برای محدوده F10:F32 بدست آورید، و جمع های فرعی در ستون وجود داشته باشد، از این فرمول برای کل خود استفاده می کنید:
=SUM(F10:F32)/2
این کار به این دلیل کار می کند که جمع های فرعی به سادگی مقدار واقعی ستون را دو برابر می کند. راه دوم استفاده از ویژگی آشنای AutoSum اکسل است که در گروه Editing در تب Home از نوار قابل دسترسی است. جمع های فرعی خود را به طور معمول در ستون درج کنید. هنگامی که آماده اضافه کردن مجموع خود هستید، تمام سلول هایی را که می خواهید جمع کنید، و همچنین سلولی که در آن مجموع شما ظاهر می شود، انتخاب کنید. بنابراین اگر مجموع را برای محدوده B3:B20 می خواهید (که شامل چند مجموع فرعی است) و می خواهید کل در B21 ظاهر شود، سلول های B3 تا B21 را انتخاب کنید. سپس بر روی ابزار AutoSum کلیک کنید. مجموع درج شده توسط اکسل در سلول B21، مجموع تمام جمع های فرعی در ستون است.
اگر از یک جدول داده به خوبی تعریف شده (عنوان، ستون های متعدد و غیره) استفاده می کنید، ممکن است بخواهید از ویژگی مجموع فرعی داخلی اکسل نیز استفاده کنید. اگر به جمع های فرعی بر اساس تغییر در مقدار ستون خاص نیاز دارید، این به خوبی کار می کند. به عنوان مثال، ممکن است جدولی داشته باشید که محصولات را در یک ستون، مقادیر را در ستون دیگر و مقادیر را در ستون دیگر فهرست می کند. با دنبال کردن مراحل زیر می توانید جمع های فرعی و کل را برای این جدول وارد کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای Subtotal.
- جدول را بر اساس مقادیر موجود در ستون محصولات مرتب کنید.
- تب Data روبان را نمایش دهید.
- بر روی ابزار Subtotal در گروه Outline کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Subtotal را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- مطمئن شوید که لیست کشویی At Every Change In روی محصولات تنظیم شده است. (این نشان می دهد که اکسل در کجا جمع های فرعی را وارد می کند.)
- لیست کشویی Use Function باید روی Sum تنظیم شود.
- با استفاده از لیست موجود در کادر Add Subtotal To، ستون هایی را انتخاب کنید که جمع های فرعی باید به آنها اضافه شوند.
- مطمئن شوید که چک باکس Summary Below Data انتخاب شده باشد. (این مقدار کل مورد نیاز شما را درج می کند.)
- روی OK کلیک کنید.
