فرض کنید دو ستون داده مجاور دارید. در ستون اول لیستی از نام ها و در ستون دوم لیستی از وضعیت ها دارید. اگر می‌خواهید بدانید در هر ایالت چند نفر زندگی می‌کنند، می‌توانید از ویژگی‌های جمع‌بندی فرعی اکسل استفاده کنید. برای استفاده از این ویژگی برای پاسخ به سوال خود، مراحل زیر را دنبال کنید:
شکل 1. فیلدهای نام/حالت کادر محاوره ای Subtotal.
- اطمینان حاصل کنید که سر ستون در هر ستون، مانند "Name" و "State" وجود دارد. (ویژگی جمع‌بندی فرعی مستلزم وجود سر ستون است.)
- ستون ها را بر اساس مقادیر ستون دوم (وضعیت ها) مرتب کنید.
- مطمئن شوید که یکی از سلول ها همچنان در هر یک از ستون ها انتخاب شده است.
- تب Data روبان را نمایش دهید.
- در گروه Outline بر روی ابزار Subtotal کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Subtotal را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- مطمئن شوید که لیست کشویی At Every Change In روی State تنظیم شده است. (از نام ستون دوم استفاده کنید.) این نشان می دهد که اکسل در کجا جمع های فرعی را وارد می کند.
- لیست کشویی Use Function باید روی Count تنظیم شود.
- با استفاده از لیست موجود در کادر Add Subtotal To، ستون هایی را انتخاب کنید که جمع های فرعی باید به آنها اضافه شوند.
- مطمئن شوید که چک باکس Summary Below Data انتخاب شده باشد.
- روی OK کلیک کنید.
