کریستین یک ورک بوک اکسل را به چندین کاربر با رایانه های مختلف، برخی از Mac و برخی ویندوز و سیستم های ایمیل مختلف (Gmail، Hotmail، Yahoo، AOL و غیره) ایمیل می کند. هر زمان که او ورک بوک را ارسال می کند، همیشه شخصی وجود دارد که نمی تواند آن را مانند او چاپ کند، بنابراین او در این فکر است که بهترین فرمت برای استفاده از ورک بوک به منظور اطمینان از دسترسی بیشتر افراد به آن، از کدام قالب است.
برای اینکه بفهمید بهترین فرمت چیست، باید دریابید که دریافت کنندگان شما از کدام نسخه های اکسل استفاده می کنند. هنگامی که این اطلاعات را در اختیار دارید، باید از رویکرد "کمترین مخرج مشترک" استفاده کنید - نسخه اکسل را انتخاب کنید که قدیمی ترین است. اگر قدیمی ترین نسخه اکسل 2007 باشد، می توانید از فایل های XLSX استفاده نکنید، اما اگر شخصی از اکسل 2003 یا بالاتر استفاده می کند، باید از فرمت XLS استفاده کنید.
البته، شما می خواهید این رویکرد را با ماهیت داده ها و فرمول های موجود در ورک بوک خود متعادل کنید. اگر از فرمول هایی استفاده کنید که به توابع کاربرگ معرفی شده در نسخه های بعدی اکسل متکی هستند، استفاده از فرمت XLS برای شما مفید نخواهد بود. اگر این مورد برای کتاب های کاری شما صادق است، تنها راه حل این است که کاربران خود را به نسخه های جدیدتر اکسل ارتقا دهند یا فرمول های کتاب های کاری خود را دوباره انجام دهند تا از توابع جدیدتر استفاده نکنند.
اگر کاربران واقعاً نیازی به استفاده از ورک بوک ندارند (نیازی به وارد کردن یا تغییر داده ها ندارند) و تنها کاری که باید انجام دهند این است که ورک بوک را چاپ کنند، پس این یک کتری ماهی متفاوت است. در چنین حالتی فقط باید نگران نسخه اکسل نباشید، بلکه نگران چه نسخه ای از ویندوز، چه درایورهای چاپگری و چه پرینتری هستید. اکسل می تواند نحوه چاپ خود را بر اساس هر یک از این عوامل تغییر دهد، به این معنی که یک کاربرگ ممکن است بر اساس این مؤلفه ها در یک سیستم متفاوت از سیستم دیگر چاپ شود.
همانطور که گفته شد، اگر کاربران فقط نیاز به چاپ دارند، باید به هیچ وجه ورک بوک اکسل را ارسال نکنید. در عوض، یک فایل PDF از ورک بوک روی سیستم خود ایجاد کنید و سپس فایل PDF را به بیرون ارسال کنید. هنگام چاپ PDF در مقایسه با چاپ ورک بوک اصلی، شانس بیشتری برای مطابقت پرینت های سیستم های مختلف دارید.
