کارل از AutoText برای کمک به ایجاد و حفظ ثبات در گزارش‌های ارزیابی روایت استفاده می‌کند. او اختصارات استانداردی برای آیتم ها دارد و هنگامی که کاری را شروع می کند، ورودی های AutoText را ویرایش می کند تا تمام اطلاعات مربوط به آن کار را تنظیم کند. کارل می‌خواهد آن ورودی‌ها را همراه با کار (سند) ذخیره کند تا بتواند بعداً با استفاده از اطلاعات موجود در ورودی‌های متن خودکار، تغییراتی را انجام دهد.
چند راه وجود دارد که می توان این نیاز را در Word برطرف کرد. همه روش‌ها شامل درک نحوه ذخیره ورودی‌های متن خودکار توسط Word است، بنابراین این مکان خوبی برای شروع است.
ورودی های متن خودکار در قالب ها ذخیره می شوند. آنها در اسناد ذخیره نمی شوند. هنگامی که یک ورودی AutoText ایجاد می کنید، به طور پیش فرض در قالب Normal ذخیره می شود. در کادر محاوره‌ای که ورودی‌های AutoText جدید در آن ایجاد می‌شوند، می‌توانید تعیین کنید که ورودی باید در کجا ذخیره شود، یعنی در کدام الگو قرار گیرد.
اگر ورودی های AutoText شما بر اساس شغل به کار تغییر کند و هر کار با یک سند منفرد نشان داده شود، این مشکل ایجاد می کند. شما نمی‌توانید ورودی‌ها را با سند ذخیره کنید (که مسلماً خوب است)، اما می‌توانید یک الگوی جداگانه برای هر کار ایجاد کنید و سپس الگو را با سند شغلی مرتبط کنید. بنابراین، هر کار به دو چیز نیاز دارد - یک الگو و یک سند.
نکته دیگری که باید در نظر داشت این است که Word چگونه تضادهای بین الگوها را در مورد ورودی های متن خودکار داوری می کند. فرض کنید یک ورودی AutoText به نام "JobAddr" دارید و در قالب کار ذخیره می شود. در قالب Normal یک ورودی AutoText به نام "JobAddr" نیز دارید. وقتی می‌خواهید ورودی را گسترش دهید، این تعریف در قالب Normal است که همیشه استفاده می‌شود. این به این دلیل است که الگوی Normal همیشه بر سایر قالب ها اولویت دارد. بنابراین، باید مطمئن شوید که هیچ تداخلی بین ورودی های AutoText در دو الگو وجود ندارد. (شما می توانید این کار را با استفاده از Organizer که در شماره های دیگر توضیح داده شده است انجام دهید
برای بررسی ورودی های AutoText در قالب ها.)
روش دیگری که می‌توانید از آن استفاده کنید این است که همچنان برای هر شغلی که کار می‌کنید از یک سند واحد استفاده کنید، اما الگوهایی را ایجاد کنید که نوع یا دسته‌بندی شغلی را که روی آن کار می‌کنید منعکس می‌کند. به عنوان مثال، اگر مجموعه‌ای از ورودی‌های متن خودکار دارید که برای ارزیابی‌های خرده‌فروشی قابل اجرا هستند، می‌توانید یک الگو برای آنها ایجاد کنید. اگر مجموعه دیگری از ورودی‌های AutoText برای ارزیابی‌های تجاری و سومی برای مسکونی دارید، می‌توانید برای هر کلاس ارزیابی الگوهایی ایجاد کنید. به این ترتیب می توانید الگوی مناسب را با هر نوع کاری که انجام می دهید مرتبط کنید.
