اگر می‌خواهید ستونی از کلمات را مرتب کنید، همیشه باید با روش بسیار تحت اللفظی ورد برای مرتب‌سازی اطلاعات سروکار داشته باشید، به‌طوری‌که علائم نگارشی ابتدا مرتب‌سازی می‌شوند، سپس اعداد، سپس A، B، C و غیره. بنابراین، اگر کلمه "گورخر" را در گیومه قرار دهید، Word آن را قبل از کلماتی که با حرف A شروع می شوند مرتب می کند. در بیشتر موارد خوب است اگر Word بتواند گیومه ها را نادیده بگیرد و گورخر را در جای معمولی خود مرتب کند. کلمات دیگری که با حرف Z شروع می شوند.
هیچ راهی برای پیکربندی Word برای انجام مرتب‌سازی به روشی که می‌خواهید وجود ندارد، اما می‌توانید - با کمی هوشمندی - راه حلی ایجاد کنید که موارد را همانطور که می‌خواهید مرتب کند. ایده اصلی این است که از متن پنهان استفاده کنید تا متنی را در ابتدای کلمه خود قرار دهید که نشان می دهد می خواهید کلمه واقعاً چگونه مرتب شود. بنابراین، در مورد گورخر، این مراحل را دنبال کنید:
- همانطور که معمولاً این کار را انجام می دهید، "zebra" را با علامت نقل قول تایپ کنید.
- نقطه درج را درست قبل از علامت نقل قول باز قرار دهید.
- کلمه گورخر را بدون علامت نقل قول تایپ کنید. اکنون متن باید به این صورت باشد: گورخر "گورخر".
- متن نقل قول نشده ای را که در مرحله 3 تایپ کردید انتخاب کنید.
- Ctrl+Shift+H را فشار دهید .
آنچه در این مرحله اتفاق می‌افتد بستگی به این دارد که آیا متن پنهانی در سند خود قابل مشاهده است یا خیر. اگر قابل مشاهده باشد، یک زیر خط نقطه چین زیر متن انتخاب شده ظاهر می شود. اگر متن پنهان قابل مشاهده نیست، به نظر می رسد کلمه ای که انتخاب کرده اید ناپدید می شود. (هنوز آنجاست؛ فقط پنهان است.)
ایده از این نقطه این است که وقتی آماده چاپ یا خواندن سند خود هستید، نمایش متن پنهان را خاموش کنید. در اینجا نحوه مخفی کردن متن مخفی به طوری که نمایش داده نشود آورده شده است:
شکل 1. گزینه های نمایش کادر محاوره ای Word Options.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- در سمت چپ کادر محاوره ای روی Display کلیک کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- مطمئن شوید که چک باکس Hidden Text پاک شده باشد.
- روی OK کلیک کنید.
وقتی آماده مرتب‌سازی هستید، متن پنهان را نمایش دهید (همان روش پنهان کردن آن، اما مطمئن شوید که در مرحله 3 چک باکس انتخاب شده است) و سپس مرتب‌سازی را انجام دهید. سپس مرتب‌سازی متن پنهان را در نظر می‌گیرد و فهرست شما مطابق میل شما مرتب می‌شود.
این رویکرد جاسازی "کلمات کلیدی" پنهان در لیست شما همچنین در مواردی که تعداد محدودی ورودی دارید که با اعداد شروع می شود مفید است. به عنوان مثال، اگر یک ورودی فهرست مانند "3 اسب" (بدون نقل قول) دارید، ممکن است بخواهید آن را طوری مرتب کنید که گویی "سه اسب" است. فقط از روش متن پنهان برای جاسازی کلمه کلیدی مرتب سازی مورد نظر (سه اسب) در ابتدای ورودی استفاده کنید.
همچنین می توانید از این روش برای وادار کردن Word به نادیده گرفتن حروف اضافه یا حروف ربط هنگام مرتب سازی استفاده کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید "رویای یک شب نیمه تابستان" را طوری دسته بندی کنید که گویی "رویای شب نیمه تابستان" است. فقط متن مخفی مورد نظر را در ابتدای ورودی جاسازی کنید و سپس از آن برای مرتب سازی خود استفاده کنید.
اگر در آینده واقعاً می‌خواهید از شر کلمات کلیدی متن پنهان خلاص شوید، می‌توانید این کار را با استفاده از قابلیت Find and Replace Word انجام دهید. Word به شما امکان می دهد قالب بندی را جستجو کنید، از جمله ویژگی Hidden، که نمی توانید آن را با هیچ چیز جایگزین کنید. (نحوه انجام چنین عملیات Find and Replace در شماره های دیگر توضیح داده شده است
PCcloob.
)
