ویژگی ادغام نامه در Word بسیار قدرتمند است و می توانید از آن برای ایجاد آسان نسخه های سفارشی اسناد از اطلاعات موجود در منبع داده (مانند جدول Word، کاربرگ Excel یا پایگاه داده Access) استفاده کنید. معمولاً از ویژگی ادغام نامه برای ادغام متن در یک سند استفاده می شود - مواردی مانند نام مشتری یا شماره قطعه. با این حال، ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که بخواهید یک گرافیک را در سند خود ادغام کنید.
کلید ادغام گرافیک این است که مطمئن شوید سعی نکنید خود گرافیک را ادغام کنید، بلکه فیلدی را ادغام کنید که به فایل گرافیکی "اشاره می کند". به عنوان مثال، ممکن است یک کاربرگ اکسل داشته باشید که شامل گروهی از لیست املاک و مستغلات است. فقط مطمئن شوید که کاربرگ خود را طوری تنظیم کرده اید که حاوی آدرس فایل گرافیکی باشد که می خواهید ادغام شود. هر رکورد در کاربرگ باید نام کامل درایو، مسیر و نام فایل (در یک ستون) برای گرافیک مرتبط با آن رکورد داشته باشد. نمونه ای از آدرس فایل زیر است:
d:listingsmyhousessmithhouse.jpg
برای اهداف این بحث، فرض می کنیم که نام ستون را PictureLocation گذاشته اید. هنگامی که سند ادغام خود را در Word ایجاد می کنید، می توانید یک فیلد ادغام مانند این را اضافه کنید:
{INCLUDEPICTURE "{MERGEFIELD PictureLocation}" d}
توجه داشته باشید که این در واقع دو فیلد در یک است. مهم است که اطمینان حاصل کنید که علامت نقل قول را همانطور که نشان داده شده است درج کرده اید. هنگامی که Word سند را ادغام می کند، فیلد MERGEFIELD را با داده های نشان داده شده جایگزین می کند. بنابراین، مثال به این صورت خواهد بود:
{INCLUDEPICTURE "d:listingsmyhousessmithhouse.jpg" d}
سپس فیلد INCLUDEPICTURE باقیمانده توسط Word به عنوان دستورالعملی برای گنجاندن تصویر یادداشت شده ترجمه می شود.
مهم است به خاطر داشته باشید که پس از انجام عملیات ادغام خود در Word، ممکن است به نظر برسد که ادغام گرافیکی شما به درستی کار نکرده است. برای سرعت بخشیدن به کارها، Word تصویر یکسانی را برای هر یک از فیلدهای INCLUDEPICTURE نمایش می دهد. بنابراین، سند ادغام شده شما به گونه ای ظاهر می شود که گویی حاوی چندین نمونه از یک تصویر است. این به سادگی اتفاق می‌افتد زیرا Word فیلد INCLUDEPICTURE را برای هر رکوردی که ادغام می‌کند به‌روزرسانی نمی‌کند. برای این کار کافی است کل سند را انتخاب کنید (Ctrl+A) و F9 را فشار دهید یا اسناد ادغام شده را چاپ کنید. (Word همه فیلدها را قبل از چاپ به روز می کند.)
