وقتی کیتلین از Word استفاده می کند، می تواند نحوه علامت گذاری خطاهای دستور زبان را پیکربندی کند. هنگامی که شخصی همان سند را در سیستم خود باز می کند، دستور زبان بر اساس نحوه تنظیم پیکربندی بررسی می شود. کیتلین متعجب است که آیا راهی برای جاسازی ترجیحات دستور زبان او در یک سند وجود دارد تا سایر گیرندگان همان اشتباهات دستوری و توصیه هایی را که او می بیند مشاهده کنند.
متأسفانه، کیتلین، هیچ راهی برای انجام این کار وجود ندارد. دلیل آن این است که تنظیمات بررسی گر دستور زبان، بنا به طراحی، با یک سند ذخیره نمی شوند. دلیل آن این است که اگر شما دو ویرایشگر داشته باشید (از آنها به عنوان مری و تام یاد می کنم)، مری ترجیحات ویرایشی متفاوتی نسبت به تام خواهد داشت. او ممکن است از راهنمای سبکی در کار خود پیروی کند که تام در کار خود از آن پیروی نمی کند. با گذشت زمان، تنظیمات دستور زبان در سیستم او برای نحوه ویرایش خود "تناسب" می شود و وقتی او یک سند جدید را باز می کند، می خواهد که این تنظیمات در سند اعمال شود.
با این حال، اگر تنظیمات دستور زبان با خود سند ذخیره می‌شد، مری نمی‌توانست روی نمایش اولویت‌های ویرایشی او توسط گرامر یا غلط‌گیر املا حساب کند. ترجیحات مربوط به شخص دیگری است - احتمالاً کسی که سند را ایجاد کرده است.
تنها راه حل ممکن، گرفتن اسکرین شات از سند است که در Word در سیستم شما باز می شود. سپس این عکس‌های صفحه را می‌توان با دیگران به اشتراک گذاشت تا آنچه را که در سیستم خود می‌بینید نشان دهد.
