ابزار Mail Merge در Word می تواند در ترکیب اطلاعات از یک منبع داده (مانند نام یا آدرس) با اطلاعات موجود در یک سند استاندارد (مانند حروف یا برچسب ها) بسیار مفید باشد. اگر رکوردهای زیادی در منبع داده خود دارید، ممکن است ادغام نامه به سرعتی که دوست دارید اجرا نشود.
به عنوان مثال، فرض کنید حجم زیادی از داده ها (10000 یا 20000 رکورد) را با یک سند تک صفحه ای ادغام می کنید تا یک نامه فرم ایجاد کنید. رایج ترین روش انجام ادغام ایجاد یک سند جدید است که حاوی اطلاعات ادغام شده. همانطور که هر رکورد واکشی و پردازش می شود، یک صفحه جدید به سند ادغام شده اضافه می شود. اگر 20000 رکورد در منبع داده خود دارید، این بدان معنی است که شما در تلاش برای ایجاد یک سند 20000 صفحه هستید! Word از نظر تئوری خفه نمی شود. چنین سند بزرگی است، اما ممکن است بسته به قابلیت های رایانه شما، خزیدن آن کند شود.
چند کار وجود دارد که می توانید برای کمک به سرعت بخشیدن به کار انجام دهید. اول از همه، مطمئن شوید که قبل از ادغام و غیرفعال کردن صفحه‌بندی مجدد پس‌زمینه، از نمای پیش‌نویس استفاده می‌کنید. این باید مانع از تلاش Word برای صفحه‌بندی مجدد سند در طول فرآیند ادغام شود. همچنین می‌خواهید هر نرم‌افزار ضد ویروسی را که استفاده می‌کنید خاموش کنید، یا حداقل آن را به گونه‌ای پیکربندی کنید که اسناد Word را برای ویروس‌ها اسکن نکند.
چیز واضح دیگری که باید امتحان کنید این است که با یک سند جدید ادغام نکنید، بلکه مستقیماً با چاپگر ادغام شوید. از آنجایی که ادغام نامه هنوز یک عملیات حافظه فشرده است، ممکن است در حین ادغام کاهش سرعت را مشاهده کنید. در این مورد، باید یکی یا همه موارد زیر را اعمال کنید، که به طور کلی می‌تواند استفاده از حافظه را در رایانه شخصی حفظ کند:
- درست قبل از انجام ادغام نامه، کامپیوتر خود را مجددا راه اندازی کنید تا تمام منابع حافظه در دسترس باشد.
- هر محافظ صفحه روی سیستم خود را خاموش کنید. تایمر محافظ صفحه نمایش و روال های نمایش از حافظه استفاده می کنند. همچنین شما نمی خواهید که در طول ادغام برش داده شود.
- هر والپیپر روی سیستم خود را خاموش کنید. همچنین می توانید رنگ صفحه و وضوح صفحه را کاهش دهید.
- از آنجایی که هر گونه استفاده زیاد از حافظه توسط ویندوز منجر به نوشتن اطلاعات روی هارد دیسک می شود، به طور منظم Scan Disk و Defrag را اجرا کنید.
- هنگامی که رایانه در حال ادغام ایمیل است، هیچ کار دیگری روی رایانه انجام ندهید؛ هیچ برنامه دیگری را باز نکنید.
- نرم افزارها را از پوشه Startup حذف کرده یا ببندید. آنچه را که می توانید از سینی سیستم ببندید.
- تعداد آیکون های میانبر روی دسکتاپ را کاهش دهید. اگر برای ماندن روی دسکتاپ نیاز دارید آنها را در پوشه ها قرار دهید.
پس از انجام همه این موارد، اگر هنوز نتوانستید یک نامه را ادغام کنید تا سریع تمام شود، باید حافظه بیشتری اضافه کنید یا رکوردهای کمتری را ادغام کنید. به عبارت دیگر، به جای انجام یک ادغام نامه از 20000 رکورد، ده مورد را انجام دهید. نامه از 2000 رکورد ادغام می شود. اگر من این کار را انجام می دادم و اطلاعات منبع من در یک کتاب کار اکسل بود، ده کپی از کتاب کار تهیه می کردم و مطمئن می شدم که هر کپی فقط شامل 2000 رکورد باشد. سپس در Word، من را تغییر می دادم. منبع داده برای هر اجرای فرآیند ادغام
