Word شامل یک ویژگی بسیار قدرتمند ادغام ایمیل است. برای استفاده از این ویژگی، باید یک سند اصلی ایجاد کنید. این سند "الگو" یا "بویلرپلیت" برای سند تمام شده شما است. این شامل همه چیزهایی است که Word برای ایجاد سند نهایی نیاز دارد، از جمله مکان‌بان‌هایی برای داده‌هایی که Word از یک فایل داده استخراج می‌کند.
با این حال، یک سند ادغام ایمیل کامل نیست، تا زمانی که یک فایل داده ای را که می خواهید با سند اصلی مرتبط کنید مشخص کنید. برای ایجاد سند ادغام ایمیل اصلی خود و پیوست کردن یک منبع داده به آن، این مراحل را دنبال کنید:
- اگر می خواهید از یک سند موجود به عنوان مبنایی برای ادغام نامه خود استفاده کنید، آن سند را از دیسک بارگیری کنید.
- روی تب Mailings روبان کلیک کنید.
- در گروه Start Mail Merge، روی ابزار Start Mail Merge کلیک کنید. Word لیستی از گزینه هایی را که می توانید انتخاب کنید نمایش می دهد.
- روی گزینه Step by Step Mail Merge Wizard در انتهای لیست کلیک کنید. Word صفحه کار Mail Merge را در سمت راست صفحه نمایش می دهد.
- از لیست انواع سند موجود ارائه شده در پنجره وظیفه، یکی را انتخاب کنید که بیشتر با نوع سندی که می خواهید ایجاد کنید مطابقت دارد. در بیشتر موارد شما Letters را انتخاب می کنید، اما می توانید هر یک از گزینه های دیگر را نیز انتخاب کنید.
- در پایین صفحه کار، روی Next: Starting Document کلیک کنید. مرحله بعدی جادوگر در پنجره وظیفه نمایش داده می شود.
- آنچه را که می خواهید به عنوان سند شروع برای ادغام نامه استفاده کنید، مشخص کنید. اگر سندی باز دارید (مانند موردی که در مرحله 1 ذکر شد)، باید Use the Current Document را انتخاب کنید. اگر برای کاری که انجام می‌دهید مناسب‌تر هستند، می‌توانید یکی از گزینه‌های دیگر (شروع از یک الگو و شروع از سند موجود) را انتخاب کنید.
- در پایین صفحه کار، روی Next کلیک کنید: گیرندگان را انتخاب کنید. مرحله بعدی جادوگر در پنجره وظیفه نمایش داده می شود.
- مشخص کنید که می خواهید داده های ادغام از کجا آمده باشند. اگر از قبل لیست را در یک فایل دیسکی از هر نوع دارید، پیش فرض Use An Existing List را انتخاب کنید. همچنین می توانید Select From Outlook Contacts یا Type a New List را انتخاب کنید.
- در پایین صفحه کار، روی Next: Write Your Letter کلیک کنید. اگر در مرحله قبل Use An Existing List را انتخاب کرده باشید، Word کادر محاوره ای Select Source Data را نمایش می دهد. این کادر محاوره ای بسیار شبیه به یک کادر محاوره ای Open استاندارد است.
- با استفاده از کنترل‌های موجود در کادر محاوره‌ای انتخاب منبع داده، فایلی را که می‌خواهید برای منبع داده‌تان استفاده کنید پیدا کنید، سپس روی Open کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Mail Merge Recipients را نمایش می دهد.
- از کادر محاوره ای Mail Merge Recipients برای ایجاد تغییراتی در مورد سوابق مورد استفاده در ادغام و تغییر ترتیب ادغام رکوردها استفاده کنید. پس از تکمیل، روی OK کلیک کنید. اطلاعات در پنجره وظیفه به روز می شود تا انتخاب های شما را در مورد منبع داده منعکس کند.
- در پایین صفحه کار، روی Next: Write Your Letter کلیک کنید. (بله، این همان چیزی است که در مرحله 10 کلیک کردید. برو شکل.)
در این مرحله، شما آماده تغییر یا تایپ سند اصلی خود هستید. شما فیلدهای ادغام را در سند اضافه خواهید کرد که نشان می دهد می خواهید داده ها از فایل داده شما در کجا ظاهر شوند.
